大數據時代黑龍江省高職檔案管理存在的問題與對策研究

李 楠

(黑龍江旅游職業技術學院，哈爾濱 150086)

0 引言

新時代背景下，由于生源數量的不斷增加，教師研究成果不斷增多，圖書館軟硬件設備不斷更新，檔案資料也逐漸變多，且表現出種類多樣，分散龐雜的特點，這給高職院校的檔案管理工作帶來了一定的難度。

為此，本課題組開展了關于“大數據時代黑龍江省高職檔案管理應用研究——以黑龍江旅游職業技術學院為例”的課題研究。本文采用文獻研究法、分析法等多種研究方式，逐步分析了大數據時代黑龍江高職檔案管理存在的問題，并積極探索了有效的解決對策，以此為高職院校檔案管理提供一定的理論基礎與實踐指導。

為了全面分析大數據時代黑龍江省高職院校檔案管理存在的問題與不足，課題組開展了全面深入的研究。本課題組立足黑龍江高職院校檔案管理實際，全面分析了其中存在的問題，并積極探索了有效的解決對策，為高職院校檔案管理提供一定的參考，進一步推動了黑龍江省高職檔案管理質量與效率的全面提升。

1 高職院校檔案管理存在的問題

1.1 高職院校對檔案管理的重視不足

經調研發現，黑龍江省內80%的高職院校對檔案管理工作的重視程度都明顯不足，部分高職院校對檔案管理工作的重視嚴重不足，具體表現在：

第一，部分高職院校沒有安排專門的人員開展檔案管理工作，對檔案管理工作的制度建設、規范性建設與人員安排都存在嚴重空白，對檔案管理的價值與意義也認識不足。

第二，部分高職院校對檔案管理的交接、收取、發送等環節都沒有具體的步驟與管理程序，對檔案資料的歸檔、整理、分類工作也開展不足，致使檔案資料混亂無序，缺失嚴重。

第三，部分高職院校對檔案管理的資金投入不足，沒有積極引入信息化系統，沒有實現高職院校檔案管理的信息化建設，對檔案管理的重視程度嚴重不足，相關設備設施、資金投入相對較少，難以保障檔案管理的高效開展，難以實現檔案管理工作質量的全面提升。

1.2 檔案管理的信息化建設不足

大數據時代，互聯網與計算機的普及，使得高職檔案管理信息化逐漸顯現出巨大的優勢，檔案管理信息化可以實現數據的共享，可以在分散龐雜的文獻數據中及時調出所需的數據信息，這是傳統的檔案管理方式所不具備的優勢。對于黑龍江高職院校而言，檔案管理信息化建設有利于全面提升檔案管理的效率與質量，有利于打造優質的檔案管理工作格局。

然而，目前黑龍江省高職院校檔案管理中信息化建設的力度明顯不足，大量的高職院校沒有開展信息化建設，沒有配備相應的檔案管理信息化系統，對于檔案工作的開展與實施沒有積極配備信息化設備，促使高職院校檔案管理工作難以有效開展，檔案管理效率難以有效提升。

1.3 檔案管理工作的人才隊伍建設不足

在高職院校檔案管理工作中，人才隊伍建設明顯不足，主要表現在：

第一，部分高職院校沒有配備專門負責檔案管理的工作人員，而是由行政管理人員代為管理，致使高職院校檔案管理工作難以有效開展，難以落實到位。

第二，部分高職院校的檔案管理人員素質不高，大多是臨時人員，不具備檔案管理專業知識，也不會操作檔案管理信息化系統，難以實現高效、高質量的檔案管理，難以確保檔案管理工作的全面開展與不斷發展。

第三，部分高職院校的檔案管理人員流動性很大，促使檔案管理工作銜接不佳，難以有效落實到位，檔案管理人員的頻繁流動，也致使檔案管理工作難以規范化開展，具體的管理措施與管理步驟難以有效落實，降低了高職院校檔案管理工作的有效性與規范性。

2 高職檔案管理工作的解決對策

大數據時代，黑龍江高職檔案管理工作的有效開展與信息化建設緊密相關，如何立足高職院校檔案管理工作實際，全面保障檔案管理工作的高效化、質量化、信息化，是本課題組在課題研究中深入探索的問題。經過探索分析，提出以下幾個解決對策，以此逐步推動黑龍江高職院校檔案管理工作的穩步開展：

2.1 高職院校要全面提高對檔案管理的重視程度

大數據時代，想要進一步提升高職院校檔案管理工作的質量與效率，首先，高職院校必須全面提高對檔案管理的重視程度，在思想意識上提升檔案管理工作的地位與重要性，在人員安排與分工上體現檔案管理工作的重要地位，具體可以從以下幾點加強：

第一，高職院校要全面提高對檔案管理工作的重視程度，設立專門的檔案管理部門，安排專門、專業的檔案管理工作人員，建立健全檔案管理制度，全面提高檔案管理工作的規范化建設，在全校氛圍內突顯檔案管理工作的重要性與價值，引導管理人員做好檔案管理工作部署，確保檔案管理工作效率。

第二，建設檔案管理銜接機制，對檔案文件的交接、收取、發送等環節設置相關的制度建設，明確相關流程，確保檔案管理工作的有序開展，平穩運行，與此同時，對檔案資料的歸檔、整理、分類工作開展周密部署，確保檔案管理的高質量。

第三，加大對檔案管理的資金投入，配備相應的檔案管理設備，提高檔案管理的信息化水平，全面實現檔案管理信息化建設。

2.2 提高檔案管理的信息化建設

想要進一步提升高職院校檔案管理工作的質量與效率，必須全面提高檔案管理的信息化建設水平。大數據時代，隨著信息技術的不斷發展與全面普及，各行各業都離不開信息化，高職院校的檔案管理工作需要處理大量的文獻資料與數據信息，種類龐雜，內容多樣，加強信息化建設有利于高職院校檔案管理的改革與發展。信息化建設符合檔案管理的基本要求，有利于檔案管理工作逐步實現規范化、便捷化、系統化，確保高職院校其他工作的有效開展，有利于更加合理、系統的配置檔案資源，保障高職院校的基礎性工作。與此同時，采用檔案管理信息化建設，所有的檔案資源都以網絡、信息的形式展現出來，可以進一步提升高職院校檔案管理的快速檢索，以便查閱檔案資料，促使檔案管理為其他工作的有效開展提供切實保障。相較于傳統的檔案管理工作，檔案管理信息化具有高效率、可共享的優勢，可以更加有效地處理龐雜的檔案資源，從而為高職院校的管理工作更好地服務。

2.3 加強檔案管理的人才隊伍建設

對于高職院校而言，檔案管理工作的高效開展與人才隊伍建設緊密相關，為此，高職院校要積極采取有效的措施，全面提升檔案管理的人才隊伍建設。

第一，高職院校要招聘專門的檔案管理人員，實行檔案管理的專業管理與專門管理，促使檔案管理工作獨立化、質量化，以此實現檔案管理的規范化建設。

第二，加大培訓力度，積極開展檔案管理專業化培訓活動，以此提高檔案管理人員的專業素質與管理水平，全面提升檔案管理人員的信息化技術能力，構建以檔案管理信息系統為基礎，專業檔案管理信息員為保障的檔案管理工作新格局，從而實現檔案管理工作的信息化、高效化開展。

第三，穩定檔案管理人員隊伍，降低檔案管理人員的流動性，全面構建高質量、專業化的檔案管理人才隊伍，確保檔案管理工作的有效銜接與規范實施。

3 結語

對于黑龍江高職院校而言，檔案管理仍然存在較多問題，高職院校對檔案管理的重視程度不足，檔案管理工作的信息化建設不足，檔案管理工作的人才隊伍建設不足，這些都在一定程度上制約了檔案管理工作的有效開展，降低了檔案管理工作效率。為此，在大數據時代，想要進一步提升高職檔案管理工作效率與質量，首先，高職院校要全面提高對檔案管理的重視程度，從而確保高職院校的規范化建設。其次，要全面提高檔案管理的信息化建設，促進檔案管理的效率化發展，與此同時，還要加強檔案管理的人才隊伍建設，提升檔案管理的基礎保障水平。