檔案信息化建設與檔案管理的思考

徐揚

摘 要：計算機技術的廣泛應用是新時代的重要標志，檔案管理工作也應該從傳統的文書立卷方法朝著現代化、信息化的方向發展。完成檔案管理從傳統模式向保存數字化、傳輸網絡化、管理智能化為基本特征的新型檔案管理模式轉變是時代發展的必然要求。本文從信息化管理的優勢說起，分析了當前檔案信息化建設所存在的問題及對策建議，供大家參考評閱。

關鍵詞：信息化建設；檔案管理；計算機網絡

當今社會已步入網絡信息化時代，計算機技術和大數據分析的廣泛應用讓我們的生活和工作變得更加豐富和便捷。不管什么事物都是向前發展的，推陳出新是必然趨勢。我們從事檔案管理工作的人員也應該順應大形勢作出改變與創新。加快檔案信息化建設的步伐，實現檔案電子信息化管理的要求，推動檔案管理工作不斷向前發展是擺在我們面前的緊迫任務。

1 檔案電子信息化管理的優勢

1.1 檔案信息化有利于檔案的歸檔和查詢

檔案文件轉換成電子檔案后，由于計算機可以按需求將電子檔案從任何角度分類，組合成各種案卷。應用信息化系統對檔案信息進行分類、組織，對檔案信息目錄進行數字化管理顯示，計算機的自動檢索功能代替傳統的手工翻找，可以快速獲得所需的檔案信息。它極大程度地減少了檔案管理工作人員的工作量，提高了工作效率。，不管是管理檔案的人還是查閱檔案的人，都因為有了計算機技術和電子檔案的存在而少費很多時間和精力。這樣也就便于檔案的查詢和開發應用，計算機技術的的應用可以說是新時期檔案管理工作最顯著的一個特點。

1.2 檔案信息化有利于文檔資料的存儲和查缺補漏

傳統的文書立卷方法出錯的幾率很大，在歸檔時遇到文件收集不齊或漏交時，如果補漏增缺，就不得不拆卷重新做。這不僅增大了檔案管理人員的工作量，而且容易讓原始的檔案文件受到損害，造成不可追回的損失。使用電子技術管理，文檔按件整理歸檔就不會形成積存，可隨時增缺補漏，只需要修改一下檔案目錄就可以了。

1.3 檔案信息化有利于檔案信息的共享

檔案信息化不受時間、空間的限制，通過網絡傳輸就可以實現檔案信息的資源共享，實現從前傳統檔案管理模式不可能實現的即時遠程服務，方便進行數據交換和及時應用檔案信息。檔案電子信息化的優勢決定了檔案在今后的使用中更加的方便、快捷、實用。從而提高了檔案的利用率，更好的發揮其為現實服務的作用，單位的其他業務發展更離不開我們檔案工作方面的輔助。

2 檔案信息化建設存在的問題

2.1 檔案信息化建設缺乏統一的標準

2002年11月，國家檔案局、中央檔案館印發了《全國檔案信息化建設發展綱要》。16年過去了，我國檔案信息化建設仍處于一個較低的水平，各級部門間的基礎條件和資金投入參差不齊，造成檔案信息化建設的嚴重滯后。檔案信息化建設缺乏統一的軟件系統和通用的硬件設施，帶來了檔案信息化標準的不同，缺乏統一的建設標準和評價標準。這樣的結果是檔案信息共享性差，檔案數據庫的建設跟不上發展的需要。雖然很多檔案工作者已經意識到了檔案信息化建設標準相同的重要性，但由于受眾多因素的制約，目前遲遲不能解決。其中最大的因素就是國家大環境發展的不平衡，諸如傳統體制因素的制約，檔案管理工作隸屬單位部門的不同，且國家沒有一個檔案信息化建設的統一標準，不同省市、部門各自發展。作為基層檔案管理工作者，我們迫切要求上級部門盡快制定檔案信息化建設工作統一所需的文檔、數據規范標準和建設評價的統一標準，這是檔案信息化建設的基礎問題。

2.2 經費的投入問題

單位的辦公經費對檔案管理工作投入嚴重不足，有限的辦公經費往往都被用到了其他項目上去，需要使用檔案時卻抱怨檔案信息的用處不夠足、價值不大，以后更加忽視檔案工作中。沒有了經費的投入，自然無法統一購置設備，無法統一培訓檔案管理工作人員的業務素質。也就可以看出各級單位領導對檔案管理工作的不夠重視。我認為經費的嚴重缺乏問題是檔案信息化建設最大的制約因素。

2.3 檔案工作人員缺乏高水平的專業培訓

檔案管理是一個專業性很強的工作，檔案信息化建設更要求工作人員不僅僅掌握檔案管理方面的知識，還要求掌握計算機等電子技術方面的能力。目前，我單位乃至更大范圍內的檔案管理工作人員基本沒有接受過正規的計算機培訓，缺乏相應的計算機技術和網絡安全意識。而且，很多檔案管理工作者是兼職，其大量的精力還要做好其他工作，還有單位返聘退休職工管理檔案，這些人專業水平不高又習慣于傳統的手工操作，勢必嚴重制約檔案信息化建設需要進程。

3 檔案信息化建設和檔案管理工作的對策

1）我們從事檔案管理的工作人員應該建議檔案局組織本市的各單位、部門之間的工作交流，增強與其他系統的協調，盡力改變當前信息化管理分散的現狀。并根據交流經驗出臺檔案信息化管理的標準規范。起碼在本市采購統一的檔案管理軟件系統，確立一個檔案信息化管理的統一標準。再結合本單位的實際情況，明確工作思路，注重成本效益，讓檔案信息化工作有章可循，有序發展，并在實踐中不斷完善。

2）檔案工作者不僅需要自己任勞苦干，還要利用一切可以利用的條件加大宣傳檔案信息化建設的內容、重要性和優越性，讓領導和社會公眾都能通過宣傳來了解我們所從事的檔案工作和檔案信息化建設的進程及重要意義，只有人們認識到了檔案在工作生活中的重要意義，才能讓領導和群眾從心理上重視檔案管理工作并支持檔案信息化建設，從而增加檔案辦公的經費，解決檔案信息化建設的最大障礙。

3）從自身加強檔案工作的專業學習、努力提高信息化建設所需的專業素養。無論是上級部門、檔案局或本單位領導對檔案工作有多大的支持力度，要想把自身的檔案管理工作做好，最離不開的是自己對本行業的熱愛與進拼搏取。從事檔案管理的人員素質高低，直接影響著檔案信息化建設和檔案管理工作的發展。工作、生活中多學習檔案管理的專業知識和計算機網絡技術，調整心態、更新觀念，埋頭苦干、甘做無名英雄，積極參加開展的業務培訓，不斷掌握新技術、新方法。任何技術、軟件的核心因素是人，根據實際情況把現代化信息技術和網絡技術用到檔案管理中來，以適應新的時代環境。充分管理和利用好檔案信息，提高工作效率，服務于社會。

4 總結

當今社會，科技技術以驚人的發展速度改變著我們的生活，向著各個領域滲透，其高效、便捷的優勢已經無需多言。檔案信息化建設在今后將是我們檔案管理工作中長期研究的一個重要課題。檔案管理走向信息化是新時期這個行業的必然趨勢。在檔案管理走入一個新起點的同時，我們檔案管理工作人員也要處理好由它所引起的各項問題，促進檔案信息建設的規范化、制度化和科學化。堅持實事求是，做好基礎性、程序性和經常性的工作，為了檔案管理工作越來越好而努力奮斗。為國家隊現代化建設出上自己的一份力！