人事檔案電子化管理研究

李艷麗

摘 要：人事檔案有非常重要的作用，它是人力資源管理中重要的人事資料。加強人事檔案管理可以提高人事管理的工作效率。在信息化背景下，人事檔案實行電子化管理是時代發展的必然選擇。采用電子化的管理方式對人事檔案進行管理可以提高管理工作的有效性，提高檔案管理的標準化程度。本文主要針對人事檔案電子化管理進行相關研究，希望通過本文對提高我國人事檔案電子化管理的有效性具有一定的指導性作用。

關鍵詞：人事檔案；電子化管理；服務；措施

檔案承載多種信息資料，人事檔案是人力資源管理中重要的組成資料。人事檔案主要記錄人力資源在學校就業等方面最初的資料。人力資源開發則需要通過這些資料進行人力資源管理。人事檔案管理中需要秉持相應的管理理念，那就是對人才的重視和尊重。組織、企業在考察人力資源時，很大程度上需要參考人事檔案。傳統人事檔案管理模式已經不能滿足檔案管理發展的要求，因此，在信息化背景下，采用電子化手段加強人事檔案管理是行之有效的管理模式，可以促進人事檔案管理向著高效、科學、規范的方向發展。

1 電子化人事檔案管理的必然性

1）電子化人事檔案管理有較高的安全性。電子化人事檔案管理主要是依靠軟件管理，可以杜絕借閱人將檔案信息帶走，對增強檔案信息資料的安全性有重要的作用。當發現人事檔案信息存在被泄露的情況，可以通過法律措施加以解決，電子化人事檔案管理具有更高的安全性。

2）電子化人事檔案管理移交過程更加規范保密。人事檔案是一個不斷修正、補充的過程。因此電子化人事檔案管理需要制定完善相應的檔案修正制度。人事檔案在移交過程中，利用電子化模式管理可以提高移交過程的規范性和保密性。各組織單位需要加強檔案移交原則的宣傳，以此促進人事檔案電子化管理的程度。

3）電子化人事檔案管理更加高效減少不必要環節。傳統的人事檔案管理需要將檔案的借閱情況進行實時的了解。檔案在調借過程中需要經過多個手續。比如借閱人事申請、登記以及事后處理等。而采用電子化的模式對人事檔案進行管理可以省去中間環節。管理員才有資格操作人事檔案軟件，提高了檔案管理工作的有效性。

2 人事檔案管理的現狀

1）檔案資料收集不全面。我國目前人事檔案管理普遍存在資料收集不全的問題。表現為中高級的干部檔案資料較為全面，而普通職員檔案資料存在缺失。出現此類問題的原因在于企業在人力資源招聘時，沒有嚴格把關，或者檔案管理時沒有及時收集人力資源檔案資料。

2）檔案資料更新落后。人事檔案資料是隨著社會發展不斷更新的。當人力資源出現人事上的變動時，需要及時將變動信息補充進檔案里。但是實際檔案管理中人事檔案信息更新嚴重落后，當事人近期工作狀況不能及時更新。檔案信息更新的滯后性給當事人和檔案管理工作者帶來較大困難。

3）檔案資料標準化建設不高。人事檔案標準化和規范化程度較低是常見問題。主要表現為人事檔案電子化管理系統軟件要想移植到其他用戶具有較大困難，因為軟件的兼容性不高。在此情況下不能將人事檔案電子化管理全方位的推進。此外，各組織結構的差異性導致檔案資料沒有統一標準。這些問題的存在加重了電子化檔案管理的困難性。

4）檔案資料真實性較低。人事檔案資料更新的滯后性影響了檔案資料的真實性，在沒有及時補充檔案資料下，檔案信息的真偽存在很大問題。再者，人事檔案管理工作人員在檔案資料的審查問題上不嚴格，當事人編造假的檔案資料，蒙混過關的情況也時有發生。以上問題的存在直接降低了人事檔案資料的真實可靠性。這對當事人和各組織單位都是不公平的[1]。

5）檔案資料管理安全性有待提高.人事檔案電子化管理在運行中也會存在檔案安全性的問題。因為在計算機網絡模式下，如果人事檔案電子管理系統軟件出現問題時有可能造成人事檔案信息的泄露。因此需要加強網絡安全的管理力度，防止黑客和病毒對軟件的攻擊。加強局域網的安全管理，升級安全配置，增強人事檔案電子化管理的安全性。

6）檔案管理人員素質不高。傳統的人事檔案管理人員只是具備檔案查詢的能力，但是在電子化管理模式引入之下，需要提高認識檔案管理人員的自身素質。目前人事檔案管理人員對軟件的了解和掌握能力低下，電子化人才嚴重不足。再加上檔案管理工作的復雜性繁瑣性，又造成了管理人員的流失。雖然我國也加強對檔案管理人員的培訓，但是培訓內容的繁雜性，也沒有起到較好的效果。因此，人事檔案管理人員的素質問題也成為制約電子化管理的因素之一。

3 加強人事檔案電子化管理的有效措施

1）建立完善人事檔案管理體系。建立完善人事檔案管理體系是目前尤為重要的問題。體系的建立可以促使檔案管理有法可依，對完善檔案管理的規章流程有重要的意義。因此各級組織單位需要針對自身情況建立完善人事檔案的管理體系，優化檔案管理流程。比如檔案保存、查詢、轉移等環節。

2）完善人事檔案電子數據庫建設。檔案自動化管理需要數據庫的支持，數據庫是集中起來的檔案資料。人事檔案電子數據庫的建設需要保障數據庫內容的完整性。積極引導各組織單位人員真實填寫個人檔案資料，切實提高資料信息的真實完整性。再者，人事工作人員需要積極收集當事人的各種證明資料，確保數據的完整性和真實性[2]。

3）人事檔案審查嚴格對待。電子信息技術的應用提高了人事檔案管理工作的準確性，但是如果電子人事檔案一旦出現疑慮，將會在檔案復核中產生巨大困難。因此，檔案管理人員需要在利用電子信息技術管理檔案時，嚴格審查檔案資料。若存在疑慮需要在確認無誤后錄入，確保檔案資料的真實性。

4）完善人事檔案資源平臺。人事檔案資源平臺的建立是實現人事檔案電子化管理的基礎，社會各組織人員可以通過認識資源平臺操作使用，提高人事檔案管理的有效性。其中人事檔案資源平臺建立的前提是在人事管理機構建立信息中心，信息中心主要起指揮作用，借助于電子信息技術對檔案借閱人員進行管理，并授權給借閱人。

5）努力提高認識檔案管理人員自身素質。人事檔案電子化管理模式下，對檔案管理人員的素質要求越來越高，因此需要切實提高檔案管理人員的職業道德和職業能力[3]。需要檔案管理人員在熟悉傳統檔案管理方式的基礎下，對電子化檔案管理有所了解，需要掌握相關的電子信息技術。并強化自身的職業道德建設，做好檔案管理的保密工作。對于新入職的人員需要進行崗前培訓，考察合格后方可上崗。并引入高素質的檔案管理人才，壯大檔案管理隊伍建設。

4 結語

綜上所述，信息化背景下人事檔案管理工作也發生了較大變化。電子化管理模式可以提高人事檔案管理的工作效率。并能在一定程度上減少由于紙質檔案造成的檔案丟失等問題的出現，提高了檔案管理的安全性。因此，我國人事檔案管理工作需要緊隨時代的發展，不斷創新管理模式，切實提高檔案管理工作的有效性。

參考文獻

[1]羅艷麗.人事檔案電子化管理研究[J].嶺南師范學院學報，2017，38（6）：168-172.

[2]李曉蕓.人事檔案的電子化管理問題研究[J].城建檔案，2017，（2）：63-64.

[3]張文鑫.國企人事檔案電子化管理優勢、風險及其防范[J].卷宗，2018，（30）：56-57.