新時期社團檔案管理中存在的問題及對策研究

黃超意

摘 要：本文對檔案管理工作的重要性進行了分析，對當前社團檔案管理工作中存在的一些問題進行了探討，并針對這些問題提出了幾點對策和建議，希望能夠為社團檔案管理工作的開展提供一些參考。

關鍵詞：社團；檔案管理；問題；對策

檔案管理工作能夠為檔案的真實性和完整性提供保障，同時也能夠使檔案發揮出其應用和參考的價值。對于社團單位的工作來說，良好的檔案管理能夠為社團工作的開展提供準確、有效的依據，進而推動社團工作的進步與發展。然而目前在社團檔案管理工作中仍然存在著一些不足，對于社團整體的發展造成了一定的影響，如何改善社團檔案管理工作、提高社團檔案管理水平成為了一項非常重要的問題。

1 檔案管理工作的重要性

檔案是指對某一社團、企業等單位過去發展過程中的業績、成果等的有效記錄，通過對檔案的調閱和分析利用能夠使相關人員對單位的各項事務的發展進行全面的認識，進而對單位過去發展過程中的戰略部署進行分析，找出發展過程出現的問題和可取之處，從而“取其精華，舍其糟粕”，對于單位未來的發展有著非常重要的意義。檔案管理工作是機關、社團、企業等單位日常工作的重要組成部分，檔案管理工作的好壞很大程度上決定了檔案是否能夠得到有效的利用，同時一定程度上影響著社團單位未來的發展，優秀的檔案管理工作能夠為社團單位未來的發展提供良好的參考依據，借鑒以前成功的經驗使社團單位獲得更好的發展。

2 新時期社團檔案管理中存在的問題

2.1 管理方法和制度落后

當前在部分社團檔案管理工作中仍然采用的傳統的檔案管理辦法，在對檔案進行收集整理后就堆放在一起，而沒有對其進行嚴格分類和數字化管理，從而導致了之后的檔案的檢索和運用效率十分低下，檔案管理工作量大大增加。此外，由于部分社團檔案在收集、保護、借閱等方面沒有嚴格的制度，且缺乏相關的監督機制，導致經常出現檔案工作操作混亂，檔案收集整理不及時，檔案不完整等問題，檔案管理工作的專業性和機密性受到了較大的影響。

2.2 相關硬件設備落后

由于一些社團單位不重視檔案管理工作，對于檔案管理工作的意義和重要性沒有一個正確的認識，從而對于檔案管理工作的相關投入比較少，導致了檔案管理硬件設施長期使用，設備落后且老化問題嚴重，管理工作中頻繁出現漏洞或者錯誤，相關的數字化設備得不到更新，從而導致了社團檔案管理工作的效率提高和數字化管理的實現受到了較大的影響和阻礙。

2.3 缺乏檔案管理意識

很多社團單位沒有配置專職檔案管理人員，部分兼職檔案管理人員缺乏檔案管理意識，沒有積極主動地對檔案管理相關知識進行學習，專業能力欠缺。大多數社團單位管理層對檔案管理工作不夠重視，對于檔案管理人員的培訓工作落實不到位，導致了檔案管理人員的專業素質相對不高，大多數檔案人員僅憑經驗進行管理工作，管理效率十分底下。檔案管理人員缺乏管理意識、自身專業素質不高的現狀對于社團檔案管理數字化的發展也造成了極大的影響。

2.4 檔案管理水平不高，利用效率低

隨著現代信息技術的發展，電子檔案在社團檔案管理工作中獲得了較為廣泛的應用，然而部分地區或社團單位由于相關技術、設備的水平不高，導致檔案的信息化程度較低。部分社團仍然使用人工操作的方式進行檔案管理工作，存在著管理工作任務量大、工作時間長、檔案管理工作效率低下等問題。這些問題導致了管理任務無法快速完成，對于咨詢和查閱工作造成了一定的阻礙，檔案的利用效率低下，無法充分發揮檔案的價值。

3 新時期社團檔案管理問題的有效解決對策

3.1 完善檔案管理制度

完善的管理制度是一切工作順利進行的重要保障。在社團檔案的管理工作中，要找到目前的檔案管理制度中存在的缺陷和漏洞并進行完善，對檔案管理的流程和程序進行改進，保證其合理性、高效性。對于不同部門的檔案管理，要制定出統一的標準，并根據各部門的實際情況提出具體的工作要求，明確檔案的收集、保存和利用等各環節的相關制度。1）檔案的收集要明確歸檔范圍，科學組織，做好接收手續，保證歸檔和進館檔案信息的完整性，通過標準化管理的手段保證進館檔案的質量。2）檔案存放應堅持簡便、使用、便于管理的原則，根據本社團檔案的特點編制合理的分類方案，對檔案資料進行分類管理。實行多種載體存檔，檔案內容可按照文字-圖標-聲像等順序進行排列，從而方便后期進行檔案的查詢和使用。3）檔案的開發利用是檔案工作的最終目的，檔案室需要制定檔案的使用辦法，根據要求辦理相應的借閱、復制手續，保證檔案資料的安全。

3.2 提高檔案管理人員的專業素質

檔案管理工作歸根到底還是人來進行管理，因此檔案管理人員的素質水平高低就成為了決定檔案管理工作水平高低的關鍵之一。針對檔案管理人員專業素質水平不夠的問題，社團必須要重視并加強對檔案管理人員的培訓工作，使檔案管理工作的水平得到切實提高。一方面，要提高管理人員的專業知識水平，通過專門的課程培訓使其檔案管理能力得到有效提高，還可以通過網絡學習的形式吸取其他單位在檔案管理工作上的經驗和成果，并轉化為自己的知識運用到檔案管理工作當中。另一方面要對檔案管理人員的責任意識進行提高，增強他們對于檔案管理工作的重視程度，使其能夠盡職盡責的完成檔案管理工作，自覺遵守相關的規定和紀律，從而使社團檔案管理工作得到進一步的推動和發展。

3.3 提高檔案信息化水平

隨著信息技術的發展，社團檔案信息化已經成為了社團檔案管理工作發展的必然趨勢。通過利用信息技術可以將檔案資料進行電子化，以電子文檔的形式進行儲存，并使用管理軟件對檔案進行自動整理、歸檔。檔案管理信息化水平的提高不僅能夠使檔案的管理流程簡化、管理效率大大提高，還可以使檔案管理的安全性得到增強，并且相關人員進行檔案查閱的時候也更加的方便快捷。此外，通過大數據等現代信息技術對檔案進行統計分析，能夠快速從中獲取有價值的信息，使檔案的利用效率得到提高，能夠為社團的發展提供重要的推動力。

4 結語

綜上所述，社團檔案管理工作對于社團的日常運行和發展有著非常重要的意義。針對當前社團檔案管理工作中存在的一些問題，相關部門和檔案管理人員要積極采取措施，通過完善檔案管理制度、提高檔案管理人員的專業素質、提高檔案信息化水平等措施，從而使社團檔案能夠得到充分的利用，為社團相關工作的進行和發展提供有效的依據。

參考文獻

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