大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新

陳莉

摘 要：隨著社會的進步與發展，事業單位的檔案管理工作越來越復雜多樣，結合大數據總結檔案管理的新思路是當前事業單位的主要任務之一，本文對大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新進行了分析，希望對關注此話題的人有所幫助。

關鍵詞：大數據；事業單位；檔案管理

互聯網技術的發展為人們的生活與工作帶來了較大的變化，隨之而來的大數據時代對數據信息的高度整合與開發利用模式為事業單位的檔案管理帶來創新的機遇，應利用大數據積極改變檔案管理模式，全面提升檔案管理水平。

1 大數據背景下檔案管理模式的變化

大數據背景下，數據的收集該如何取舍、數據如何得到有效的整合以及如何有效提取數據中的有效信息等問題，都是大數據時代為檔案管理帶來的挑戰，但面對挑戰的同時也帶來了一定的改變。首先，大數據時代的明顯變化就是信息量的暴增，各項數據越積越多，造成檔案管理人員的工作量與日俱增，這要求檔案管理人員接受新的檔案管理理念，且使用新的檔案收集與處理的軟件應用。其次，事業單位中的科學文化機構，這一方面的檔案管理工作不僅要面臨大量的館藏資源，還要面臨與日俱增的時代資料，紙質版本的資料需要細心的保存才能保證其完好，大數據時代下，應適應電子化的文件資源儲存形式。最后，大數據時代各項工作的開展當涉及相關的數據內容時，需要將數據內容整合提取出需要的資料，這決定了當前事業單位檔案管理工作不僅要做好檔案的保存與維護，還要為多元化的對象服務，及時提供有價值的數據資料[1]。

2 大數據背景下檔案管理工作的創新策略

2.1 制定新型的檔案管理制度

制度是檔案管理的基礎，但隨著大數據帶來的檔案管理沖擊，使得傳統的檔案管理制度已經不符合當前的發展趨勢，應當結合當前的數據變化，合理的設計檔案管理制度，許多企業對檔案管理制度不重視，經常添加臨時性的檔案管理條例，制度的不完善造成檔案管理中的數據紕漏，重新設定檔案管理制度是適應當前數據快速發展的最佳手段，設定電子化檔案管理制度規則，提高管理工作的嚴謹性與系統性，保障事業單位檔案管理的高效性。

2.2 完善信息化管理機制

信息化管理是現今最為有效的管理方式，信息化技術能夠快速收集整理電子信息，具有電子信息分類、電力文檔數據提取等功能，能夠幫助管理者快速整合檔案信息。完善信息化的管理機制，首先，在檔案信息的收集與整理中，可以通過信息化手段快速獲取需要的資料并加以利用，豐富檔案資源。其次，在檔案的儲存方面，數據化的存儲當時能夠建立檔案數據庫，且能夠在網絡上開辟自己的云儲存空間，最大化的存儲檔案。最后，在檔案信息的安全管理上，一些需要保密的信息可以通過加密工作，進行加密存儲，且能夠快速做好數據安全檢查工作，幫助事業單位提高檔案管理水平。

2.3 設備技術支持

事業單位一般具有較長的工齡，單位中的設備出現了老齡化現象，不利于現階段檔案管理數據化的開展，因此，事業單位要積極引進先進的、優良的數字化設備，要知道，數字化是計算機技術、多媒體技術、軟件技術以及智能技術的基礎，先進的設備支持能夠不僅能夠使檔案管理工作更加先進化與系統化。還能讓事業單位的其他工作事項具有更多的展現形式，在數據的總結與整理上更加標準、明確、系統，能夠為信息收集提供方便。加快事業單位的信息化與數字化的軟件與硬件建設，是推動檔案管理工作系統化、科學化、精準化發展的有效保障。

2.4 檔案共享工作

共享是當今時代的主題，現今社會上的工作要想做到求新求異，需要整合各項與自身相關的數據，加以分析并利用到工作創新當中，以此實現工作的有效性，因此，數據共享成為當今時代的主體。事業單位的檔案管理工作應當加強與社會聯系，通過信息化網絡建設數據共享平臺，在保證機密的基礎上，將事業單位的各項數據的整合發布到共享平臺，一方面，可以讓社會上的人群對事業單位的工作內容與工作單位充分的了解，滿足社會大眾查閱、利用事業單位相關數據的需要。另一方面，可以通過網絡收集大眾的聲音，與大眾進行交流溝通，整理成數據文檔并根據相關的問題進行自我改正，做好自身的建設工作。檔案共享工作能夠促進事業單位的公信力與業務水平的提升。

2.5 拓展檔案的利用途徑

事業單位檔案管理的制度與機制不斷更新完善，適應著大數據時代的發展，與此同時，事業單位應當明確檔案數據庫的功能，一方面，檔案管理工作為事業單位的內部人力資源管理、各項工作管理提供數據依據，且收集相關信息作為數據基礎。另一方面，為了創新檔案管理工作的實施，應當挖掘檔案之間的聯動性，深入挖掘開發事業單位檔案的潛在價值，如通過網絡平臺推送檔案信息中的整合內容，形成向社會大眾的匯報工作，積極建設自身形象，在網絡中宣傳正能量，發揮事業單位檔案管理工作的潛在價值[2]。

2.6 提高檔案信息安全性

事業單位的檔案管理工作在做到創新管理的同時，也要注意檔案的安全管理工作的實施，重視網絡安全對檔案管理帶來的影響，在機密檔案傳輸時做好加密工作，亦或是不經過網絡傳輸，通過硬盤、優盤等設備進行機密檔案的存儲。實現機密檔案的有力保護。有效提高檔案信息安全性。

3 結束語

總而言之，大數據時代背景為事業單位的檔案管理工作帶來許多變化，應當積極創新管理策略，如更新檔案管理制度，完善信息化管理機制、做好檔案共享工作以及拓展檔案利用途徑等，有效開展檔案管理創新工作，提升管理水平。

參考文獻

[1]申波，閔彥娟.大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新[J].中國市場，2018（32）：179+181.

[2]王振野.淺談互聯網+背景下事業單位檔案管理[J].科技風，2018（27）：97.