對提升電子檔案使用價值的探析

摘 要：隨著信息化時代的迅速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已深入到檔案管理領(lǐng)域，電子檔案已成了檔案的重要組成部分。電子檔案有如下優(yōu)點：查找快捷、利用方便、節(jié)省了儲存空間，但存在網(wǎng)絡(luò)及信息安全問題。為提高電子檔案的使用價值，建議：1.紙質(zhì)檔案與電子檔案目錄標(biāo)識相同，同時使用規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)；2.提高計算機(jī)的網(wǎng)格管理及信息安全；3.提高檔案工作人員綜合素質(zhì)和計算機(jī)操作水平。通過這些舉措，進(jìn)一步提升電子檔案使用價值，使電子檔案更好地為人們學(xué)習(xí)生活服務(wù)，為社會發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：電子檔案；信息化；檔案管理

隨著信息化時代迅速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用已深入到現(xiàn)代生產(chǎn)、管理工作各領(lǐng)域，同時也進(jìn)入檔案管理領(lǐng)域。大量的電子文件產(chǎn)生，使人們對電子檔案的探索、利用，更為重視，如何把電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案已成為當(dāng)今檔案界的新課題。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的定義，電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生存，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤、U盤、硬盤等載體，依賴計算機(jī)、錄像機(jī)等數(shù)碼設(shè)備閱讀、處理，并可以在通信、網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子檔案是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。

電子檔案也是檔案的重要組成部分，其利用方便、快捷，其價值不亞于紙質(zhì)檔案。筆者結(jié)合多年檔案管理工作經(jīng)驗，對電子文件生成方式和特性的優(yōu)點、缺點進(jìn)行論析，對其缺點尋求解決方法，并就如何充分利用電子檔案進(jìn)行探析。

1 電子檔案在檔案利用中的優(yōu)點

1.1 電子檔案查找快捷

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案完全依賴手工操作，手工編目，統(tǒng)一儲存在檔案庫房專用的檔案柜里，查閱檔案時，也只能通過手工翻閱紙質(zhì)檔案目錄，再進(jìn)入檔案庫房打開相對應(yīng)的檔案柜、檔案盒，才能拿到相關(guān)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行查閱，這樣的操作既費時，又費力，工作效率不高。而電子檔案經(jīng)過整理、分類、編目等一系列處理，上傳到檔案管理系統(tǒng)，查閱時，只需要運用計算機(jī)檢索主題詞、文件編號等關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，即能迅速查找到相關(guān)的電子文件。這樣查找電子檔案既快捷，又方便，大大提高了檔案工作人員的工作效率和服務(wù)水平。

1.2 電子檔案利用方便

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案借閱時，必須由查閱人親自到檔案室或檔案館申請借閱，經(jīng)過檔案工作人員查閱目錄，確定有其資料再進(jìn)入庫房查找所需要資料。而經(jīng)過鑒定、審批的電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺共享。查閱人只需要通過網(wǎng)絡(luò)檢索其相關(guān)信息，就能確定其資料是否歸檔，并通過網(wǎng)絡(luò)查閱電子文件，不受時間和距離的限制或影響，利用方便、快捷，從而提高了檔案利用率，極大地發(fā)揮了檔案的功能作用，使檔案更好地服務(wù)于人們學(xué)習(xí)生活，服務(wù)于社會發(fā)展。

1.3 電子檔案節(jié)省了儲存空間

紙質(zhì)檔案是統(tǒng)一按要求儲存在檔案庫房的文件柜子里，占地面積廣，儲存空間大，層層疊疊的檔案文件柜把整個檔案庫房都填滿了。而電子檔案是借助計算機(jī)系統(tǒng)識別、處理、傳輸，提供具有保存價值的電子文件轉(zhuǎn)換而來，按一定的格式儲存在光盤、磁盤、U盤、硬盤等介質(zhì)上，其特點是信息存儲量大，而且密度高，只占用幾個電子文件柜即可，大大地節(jié)省了儲存空間。

1.4 充分利用電子檔案，能保護(hù)紙質(zhì)檔案原件

檔案是歷史面貌和人類活動的真實記錄，是一種不可再生資源，具有原始性、真實性、唯一性。由于歷史變遷、儲存環(huán)境變化，或者是利用過程中磨損等因素，已造成部分紙質(zhì)檔案出現(xiàn)不同程度的破損。因此，筆者認(rèn)為查閱檔案時，盡量利用電子檔案，在計算機(jī)上查閱電子檔案，不需直接接觸紙質(zhì)檔案原件，減少了對紙質(zhì)檔案查閱時對紙質(zhì)原件的磨損，保護(hù)了紙質(zhì)檔案原件，延長了紙質(zhì)檔案壽命，使其有參考和保存價值的紙質(zhì)檔案得以永久、長期保存，供后人參考與利用，保護(hù)了有限的檔案資源。

2 電子檔案利用中存在的問題與缺點

2.1 電子檔案對設(shè)備依賴性強(qiáng)

電子檔案需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備（如計算機(jī)、錄像機(jī)、攝影機(jī)）等數(shù)字設(shè)備才能讀取、利用。它不再是直觀的紙質(zhì)材料，需要借助設(shè)備才能讀取利用，所以它受設(shè)備條件影響。如果沒有合適的設(shè)備，將無法查閱電子檔案。因此，檔案工作人員必須對電子檔案的儲存載體及設(shè)備，進(jìn)行日常維護(hù)，使電子檔案在常態(tài)下得以充分利用。

2.2 電子檔案儲存載體需要及時更新

隨著信息化迅速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)發(fā)展更是突飛猛進(jìn)，辦公設(shè)備和辦公自動化系統(tǒng)不斷更新，使其產(chǎn)生的電子文件格式和載體也在不斷地變化與更新。因此，電子檔案儲存載體需要及時更新，否則就無法讀取原儲存的電子文件，這樣將造成電子檔案嚴(yán)重受損，失去其利用價值。

2.3 電子檔案管理存在網(wǎng)絡(luò)信息安全問題

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，電子檔案在網(wǎng)絡(luò)共享時，其安全性、可靠性等問題也日益突出。一般來說，目前構(gòu)成對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全威脅主要有網(wǎng)上黑客攻擊、計算機(jī)病毒感染、信息泄露等因素。因此，電子檔案管理存在網(wǎng)絡(luò)信息安全問題，所以提高計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理及信息安全是電子檔案管理中刻不容緩的任務(wù)。

3 綜合電子檔案的優(yōu)點與缺點，探索其解決辦法及電子檔案歸檔方法，提高電子檔案利用價值

3.1 建議紙質(zhì)檔案與電子檔案目錄標(biāo)識相同，同時使用規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)

完善電子檔案管理，筆者建議紙質(zhì)檔案與電子檔案目錄標(biāo)識相同。主要做到紙質(zhì)檔案目錄與電子檔案目錄能互相兼用，同時使用規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)管理。運用規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)管理質(zhì)紙檔案和電子檔案，如在整理歸檔紙質(zhì)檔案時，把紙質(zhì)檔案的案卷目錄和卷內(nèi)目錄輸入規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)，生成其案卷目錄和卷內(nèi)目錄表格，并打印出來，附裝在每一卷紙質(zhì)檔案上，這樣規(guī)范紙質(zhì)檔案目錄，也節(jié)省手工抄寫時間，提高了紙質(zhì)歸檔的工作效率。同時，將歸檔的電子文件按紙質(zhì)檔案分類要求，上傳到檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)的目錄上，這樣做到紙質(zhì)檔案目錄與電子檔案目錄能互用，電子檔案與紙質(zhì)檔案共存。需要查閱檔案時，只要在檔案管理系統(tǒng)上檢索關(guān)鍵詞，就能準(zhǔn)確、快捷地檢索到電子文件，同時也檢索到紙質(zhì)檔案標(biāo)識所在案卷。因此，無論是查找紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都能準(zhǔn)確地查閱到所需文件。所以，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案目錄標(biāo)識相同，能迅速查找到紙質(zhì)檔案和電子檔案，大大提高檔案利用效率。

3.2 提高計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)管理及信息安全

隨著信息化時代迅速發(fā)展，我們已形成了辦公自動化局域網(wǎng)。因此，要保護(hù)電子檔案的安全，必須提高計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理及信息安全。一般來說，構(gòu)成對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全威脅主要有網(wǎng)上黑客攻擊、計算機(jī)病毒感染、信息泄露等。因此，在內(nèi)部辦公局域網(wǎng)和外網(wǎng)之間，必須設(shè)置路由器、防火墻等物理隔離，保護(hù)辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)安全。同時，電子檔案在內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)共享時，必須通過嚴(yán)格處理其文件格式，并加密以防文件被改動等措施。同時，做好檔案數(shù)據(jù)備份工作，一套本地備份保存，一套異地備份儲存。這樣，兩手工作準(zhǔn)備齊全，做好防備外界入侵，破壞其數(shù)據(jù)，保護(hù)電子檔案的信息安全。

3.3 提高檔案工作人員綜合素質(zhì)和計算機(jī)操作水平

現(xiàn)代的檔案工作人員，在做好紙質(zhì)檔案歸檔工作的同時，也能做好電子檔案歸檔工作。要做好電子檔案管理必須提高自身的綜合素質(zhì)，能與時俱進(jìn)，要勇于接受新觀念和先進(jìn)的管理設(shè)備和科學(xué)技術(shù)，跟上信息化時代迅速發(fā)展步伐，掌握先進(jìn)計算機(jī)操作技術(shù)，做好電子檔案鑒定、標(biāo)識、歸檔、上傳、監(jiān)控等工作。同時，能及時更新電子檔案儲存載體與設(shè)備。使電子檔案得以永久、長期供查閱、利用，發(fā)揮電子檔案功能作用和保存價值，使電子檔案更好地為人們學(xué)習(xí)生活服務(wù)，為社會發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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作者簡介

梁儀娣（1977-），女，漢，廣東惠州，檔案管理員，本科，惠州經(jīng)濟(jì)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，研究方向：檔案學(xué)。