圖書館數字資源采購管理與管理模式探析

祁飛

摘 要：本文首先探討當前數字圖書館電子圖書資源采購管理與管理中存在的問題，進一步明確圖書館電子圖書資源采購管理原則，進而從不同角度提出電子圖書資源采購管理與管理措施，為進一步優化數字圖書館的采購管理模式建言獻策。

關鍵詞：圖書館；數字資源；采購管理

目前數字圖書館資源采購管理中普遍存在一些問題，嚴重阻礙了數字圖書館的發展進度。本文首先探討當前數字圖書館電子圖書資源采購管理與管理中存在的問題，進一步明確圖書館電子圖書資源采購管理原則，進而從不同角度提出電子圖書資源采購管理與管理措施，為進一步優化數字圖書館的采購管理模式建言獻策。

1 數字圖書館電子圖書資源采購管理與管理現狀

中國的圖書館在數字資源采購管理方面缺乏系統的法律規范，因此存在嚴重的不足。隨著科學技術和經濟的發展，我國在數字資源采購管理方面已基本形成了三種采購管理模式，即獨立采購管理，集團采購管理和政府招標采購管理。但是，就圖書館數字化的發展而言，這三種采購管理模式都有不足之處。

1.1 獨立采購管理與集團采購管理無差別

獨立采購管理指的是單個高校圖書館自行組織采購管理數字資源的形式；集團采購管理指的是多個高校圖書館本著“慎重、科學、嚴格”的原則，聯合起來進行集合采購管理數字資源的方法，可分為多種采購管理形式。獨立采購管理不能整合當代高校的顯著優勢，缺乏系統性，規范性和科學性。它在實際應用中存在一定的局限性，集團采購管理可以通過協商以最低的價格和最優的服務獲得高質量的數字資源。避免單個庫的人力和財力消耗。但是從采購管理流程和采購管理內容來看，許多單位將兩種模式混用，都未發現兩種模式其實各有特點，以至于影響了采購管理管理效率。

1.2 政府招標采購管理方式未得到廣泛認可

政府招標采購管理的流程要比獨立采購管理與集團采購管理更加嚴謹、規范。政府招標采購管理與集團采購管理和獨立采購管理相比，嚴格規范各環節采購管理過程，加大了監督力度。就現階段來說，許多單位雖然清楚政府招標采購管理的優勢所在，但是也有的單位認為這是行政對單位內部管理工作的過度干預，總之行業內對政府招標采購管理的操作凡是有褒有貶，說明其尚未得到全行業的廣泛認可。

2 圖書館電子圖書資源采購管理原則

電子資源建設是圖書館資源建設的重要組成部分。所有電子資源的采購管理由電子資源采購管理小組根據電子資源采購管理程序處理；必須首先測試所有新的電子資源，并且必須提交書面的電子資源試驗評估報告。電子資源優先考慮集團采購管理方式。對于網絡電子資源，可以采用紙張備份、CD、永久使用權購買和組備份等方式來解決電子信息備份問題。

3 電子圖書資源采購管理與管理方案

3.1 成立跨部門電子資源采購管理管理管理小組

為建立標準化的科學電子資源采購管理模式，應建立跨部門的電子資源采購管理團隊。團隊成員應由信息部門負責人、技術部門和采購部負責人組成，各部門分工如下：

主管館長的主要職責：制定整個建筑物內電子資源建設的計劃；與CALIS國家中心和電子資源公司建立廣泛聯系，以獲得最新的電子數據庫開發資源；全面組織協調圖書館電子資源的采購管理流程；關于電子資源采購管理和談判以及簽訂合同的最終決定。

信息部主要職責：收集并總結有關最新電子資源的相關信息；

組織新資源的試用宣傳；試驗測試，調查和評估電子資源并形成訂購建議；參與合同談判；處理訂購交易和更新購買的資源。

技術部的主要職責：為訂購和使用電子資源提供技術支持，包括參與當地電子資源訂購決策；相關軟硬件的配置；光學資源和本地鏡像電子資源的安裝和維護。

采編部的主要職責：收集有關最新電子資源的相關信息，并將其匯總給新聞部；參與電子資源的試用評估；根據合同履行財務手續；CD-ROM電子資源的交付和電子資源備份磁盤的注冊。

3.2 重新梳理采購管理管理流程

按下圖1所示工作流程重新梳理電子圖書采購管理與管理流程，為采購管理管理措施的實施提供必要的參考依據。

圖1 電子資源采購管理流程

3.3 試用

大多數電子資源提供商可以提供幾個月的電子資源測試服務。在電子資源試用前，信息部負責宣傳工作。聯系電子資源提供商進行電子資源培訓。技術部門負責試驗條件準備，設計圖書館的統計軟件和網絡讀者使用調查表。

在電子資源試用期間，應充分了解電子資源檢索系統，并跟蹤電子資源的使用。電子資源提供的檢索系統是衡量其質量的重要指標。檢索系統主要包括檢索功能，檢索技術，檢索結果的處理方法，用戶服務等。使用的檢索技術的用戶越多，系統設計越合理，但是度量不能追求太多，并且忽略了檢索系統界面的友好性和簡單性。

3.4 基于用戶的反饋信息對電子資源的實用性進行評估

在數據庫試用期間如果發現問題，您應該及時聯系網絡數據庫提供商以爭取最佳服務級別。具體的操作模式為：在信息部的領導下，其他部門和學科圖書館員合作收集各方面的反饋意見，包括現場或網絡問卷調查、E-mailALERT、學科館員下院系調查、單獨訪問等形式。最后，由信息部門將這些意見進行匯總，針對數據庫的基本信息（包括館藏內容，館藏年齡等）、館藏集合（檢查電子收藏，檢查紙張收集等、試用情況、價格和其他參考因素（訪問方法、支持設施、檢索系統、備份政策等）編制評估報告。

3.5 協商電子資源的價格和售后服務問題

鑒于數字資源具有特殊的發布、分發、使用和定價政策，不同的數據庫之間會有一部分資源是重復的。在采購電子圖書的過程中，應該提前對所需資源進行分類匯總，根據需求逐一采購，特別注意其中重復覆蓋的資源，盡量要求供方降低價格。集團采購管理是電子文獻的采購管理方法。參與的館藏單位越多，折扣越高，價格越便宜。因此，使用群組方法購買電子文檔可以節省資金并且是理想的采購管理路線。為了獲得最優惠的價格模型，獲取最大使用權，防止潛在的知識損失和用戶違反使用協議所引起的糾紛，使圖書館的購書獲得更多的利益。

在簽訂合同之前，應仔細閱讀合同條款，檢查圖書館的價格和相關信息，如資源供應是否完整，數據是否及時更新，是否跟進服務，以及在突發故障的情況下數據提供商是否可以在最短的時間內提供技術支持。因此，在合同中，數據庫供應商在后續服務中的責任和義務應被視為盡可能全面。

4 結束語

數字信息內容多樣，能滿足讀者的各種檢索需求，存儲和及檢索的方式與傳統圖書館操作模式完全不同，在應用過程中既節省時間，又能提高效率。隨著各級文檔安全系統和計算機網絡的建設，發展和完善，以及信息技術的進一步發展和普及，人們將越來越傾向于使用數字文檔。

參考文獻

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