淺析人事檔案管理的信息化建設

秦銘 陳郁寰

摘 要：伴隨現代化信息技術的良好發展，數字化技術被廣泛應用、推廣于各個領域中。為此，需要做好人事檔案管理信息化建設工作，從而加強人事檔案管理工作的質量，提高人事工作效率，滿足社會經濟發展的需求和要求。本次研究，對人事檔案管理信息化建設的意義進行概述，明確了人事檔案信息化建設中的不足，然后結合具體問題進行分析，構建了相關完善的措施，現進行具體闡述如下。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；信息；建設

1 做好人事檔案管理信息化建設工作的意義

人事檔案，能夠直接反映出個人經歷、思想、業務能力等情況。人事檔案的形式包括：自傳、履歷表和登記表，可明確一個人的經歷、思想變化、家庭情況、經濟狀況等信息。隨著時間的推移，人們在不同時期的表現可直接顯示出來，進行政治、工作考核、考察。然后，予以獎懲、科研成果方式記錄下來，展示出個人政治表現、工作能力，以及技術專長等情況。合理運用信息化技術，能夠提高檔案管理工作的整體質量、檔案管理質量，促進人事檔案管理的建設。

信息化人事檔案管理工作，即為管理中通過計算機網絡、電子掃描儀、微縮復印設備、管理系統軟件等，對檔案信息數據等管理的方法。這種管理方法，不但能確保操作的簡便、有效，同時能在較短的時間進行查閱，對原檔案內容加以有效保護。人事檔案信息化管理，可將靜態存放——動態管理轉變，被動服務——主動服務轉化，而這也是提高工作效率的主要原因。這時，管理理念的變化，使得紙質資料轉變為電子資料，能夠將工作的模式調整為數字化操作。人事檔案信息化管理過程中，檔案生成、檔案采集、檔案分檔，以及檔案儲存等，不同環節的工作均發生了較大的改變，節省時間的同時，能夠以專業化平臺方式，進行數據入庫分類處理工作，所以可切實提高了人事檔案部門的整體工作效率。人事檔案管理，可達到檔案管理系統、網絡、全面等效果，盡可能降低直接查閱檔案造成的弊端，如減少查閱次數，查閱時間等，并且能避免檔案在查閱期間受到外界因素影響，出現磨損問題。降低工作人員對紙質檔案資源接觸的同時，能避免發生人為因素所致的涂改、檔案內容缺失現象，保證檔案內容的安全、完整，使檔案信息能被有效開發、合理運用。

2 信息化人事檔案管理現狀分析

2.1 管理意識問題

近年來，我國各單位對人事檔案信息化建設工作缺乏重視，沒有從根本上轉變理念，大多數人認為，人事檔案管理只是保管的事務性工作，人事檔案部門只需要保存好資料，“守好攤”，不丟失，不泄密，能夠應付外調、查檔就可以了，人員擴充和資金投入都是極少的，這就阻礙了人事檔案管理信息化建設的進程。

2.2 管理方式問題

以往，干部人事檔案工作多通過收集檔案、整理檔案、鑒定檔案、保管檔案，以及統計檔案、檢索檔案和利用檔案等處理，都是靠手工勞動來完成，繁瑣而低效，其服務方式已經無法解決需求信息面大、提供數據快捷、準確、系統等諸多方面的矛盾。現階段，人事檔案保存、使用，多通過以往的方式管理，反復查閱紙質資料，無疑會對原始資料構成不良影響。

2.3 信息數據庫系統問題

我國人事檔案信息化管理尚不成熟，這和缺乏具體的管理標準，存在直接的關系，數據庫建設沒有系統管理，導致數據采集無法達到全面、準確的目的。與此同時，信息更新速度較慢，不能及時更新相關信息。在人員信息、檔案目錄編輯和檔案傳遞等方面，可合理運用計算機進行管理，但是信息化的程度角度，所以不能實現資源共享的效果，達到具體的要求。

2.4 計算機信息技術水平問題

目前，很多單位的人事檔案管理工作者，平均年齡較大，學歷偏低，對信息化建設中的技能要求普遍感到困難；工作內容比較單一、乏味，不能吸引更多的年輕、專業型人才從事這一行業。需要注意的是，絕大多數工作人員能夠簡單掌握計算機使用方面的知識，但是對于計算機知識方面了解較少，這對于設計工作的開展，會構成嚴重的影響。以往，人事檔案管理工作，能夠通過手工操作完成收集、分類和整理、裝訂、查閱等管理工作。當前，人事檔案信息化建設進程加快，企業方面需要吸引更多的專業型人才，從而更好的落實人事檔案管理工作。

3 人事檔案管理信息化建設的完善措施

3.1 構建完善的管理機制，并做好管理團隊的建設工作

合理使用現代化信息技術，能夠達到信息化戰略規劃、檔案館信息管理的要求，于人事檔案工作整個過程進行規劃、設計、建設，從而實現檔案館、其他部門信息系統集成、共享的效果。利于促使人事檔案整個過程，達到業務自動化的目的，對于人事檔案信息網絡化查詢、利用也非常有利，可借助這一系統的作用，提高人事檔案工作管理效率，確保檔案館可在人事檔案工作中，進行持續完善。

筆者認為，為做好人事檔案管理信息化建設工作，需要轉變以往的管理觀念，明確人事檔案管理工作實施是非常關鍵的，正確看待數字化管理工作。加大基礎設施的投入，從硬件、軟件、技術等方面予以支持，確保充足的信息化建設經費、系統運行經費，并且做好軟件、硬件設施的建設工作，以及人事檔案信息網絡化研究工作、開發工作。同時，應制定系統、科學、合理的自檢機制，以科學規范、嚴密的制度來保障系統安全的可靠運行、為人事檔案管理信息化建設奠定基礎。另外，重視隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事這項工作。構建培訓機制，以此培養出更多人事檔案管理型人才，掌握并合理運用計算機技術方面的知識，構建一支信息化團隊。

3.2 構建信息錄入機制

實行人事檔案管理信息建設前，根據單位具體狀況，核實檔案信息內容，確保錄入系統資料的真實性、完整性。經電子檔案管理、數字化管理，構建干部職歷庫、工資情況庫，以及專業技術人員科研成果庫及人事任免庫。完善檔案信息內容，在第一時間做好干部基本情況、人事變動、獎懲、年度考核，以及退休等數據更新工作，最大可能滿足人事檔案管理的要求。人事檔案，在收集工作、歸檔工作、整理工作、保管工作，以及運用和轉出工作等，均利于促進網絡化運行。這就要求檔案數據集中進行存儲，為確保系統運行的穩定性，需要在檔案工作之上，加以業務、信息自動化處理。建議其他部門信息系統，實行系統集成，從而達到信息資源共享的效果。系統中人事檔案信息資源，涉及的內容為：人事檔案案卷、卷內文件目錄、電子全文等。系統設備資源主要由數據庫管理系統、服務器、存儲器等構成，系統用戶需要進行分權限設置。采用系統的用戶，均存在特定功能權限、數據訪問權限，而功能權限設置需要細化功能組件級，數據權限設置應該細化于目錄，做好系統備份、數據備份工作，能夠實行不間斷運行。檔案數據，應按照物理歸檔的方式處理，和其他業務系統數據保持聯系，力求物理訪問、存儲隔離。

3.3 做好人事檔案信息數據庫的網絡化建設，實現資源共享

以本單位內部局域網（OA系統）屬于數據平臺的一種，能夠關注網絡建設、人事檔案管理信息化輔助軟件建設方面的內容，可設置安全權限，確保網絡服務的穩定性、安全性。給各職能部門一定的管理權限，聯系其他部門數據，達到多方面計算機網絡化管理的目的，然后構建保密人事檔案管理信息網絡系統。

建立協調機構，對實際工作進行規范、約束，制定符合當前網絡化發展的規劃，旨在對檔案網絡化工作予以針對性指導，確保思想、行動保持統一，開發出更多質量較佳的軟件，轉變以往管理的觀念，達到檔案信息資源共享的目的，信息互通。

3.4 定期組織工作人員進行人員培訓、學習

因為檔案管理信息化文檔處理工作的要求較高，所以需要做好檔案保存工作，加強對工作人員的要求，要求檔案管理人員具備檔案技術操作能力、人事管理能力，并且掌握計算機技能、計算機相關理論知識，定期組織相關人員進行培訓、學習，進而提高工作人員的綜合素質。當前，我們有必要對人事檔案工作者進行計算機網絡技術的培訓，加大力度引進和專項培訓，構建工作人員培訓、學習機制，結合工作人員的實際狀況，實行針對性培訓、學習，不斷更新工作人員的知識結構，提高其整體工作水平，發揮其在工作崗位的最大價值。要做好人事檔案管理信息化安全防護方面的工作，需要合理運用相關技術進行管理，進行檔案內部局域網管理工作，禁止和外網鏈接，從而提高網絡運行的安全。然后，應予以網絡安全檢測更多的重視，將入侵檢測系統配備于共享網絡設備。第二，要建立檔案數據備份和恢復機制，設置安全訪問密碼，以此規避發生現信息平臺惡意破壞、攻擊狀況。及時更新、備份信息庫數據信息，如果受到攻擊可經備份還原數據信息。最后，應配備訪問控制軟件系統，保障訪問控制工作效率。經上述措施進行檔案信息庫管理、維護，提高檔案信息資源的安全性，促進網絡系統能夠穩定運行。

參考文獻

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