基層事業單位檔案管理現代化實現路徑

黃菁

摘 要：目前，基層事業單位擁有大量的檔案需要管理，因此，使檔案管理人員的工作難度增加。借助現代化管理技術，提升基層事業單位的檔案管理工作效率，可以實現現代化的管理目標。本文結合現階段我國基層事業單位檔案管理工作的實際情況，并針對其中存在的問題進行詳細分析，以此實現現代化的檔案管理路徑。

關鍵詞：基層事業單位；檔案管理；現代化技術手段

在大數據的時代背景下，基層單位的檔案管理工作的形式也發生了一定的改變，通過現代化的技術手段，不僅能夠緩解原本檔案管理存在的問題，還能夠有效地提升檔案管理的工作質量，降低人工操作所產生的失誤。因此，事業單位在進行檔案管理工作時，要充分借助現代化管理方式，實現現代化的辦公模式。

1 實現現代化檔案管理的意義

1.1 解決傳統管理方式的不足

通過現代化的技術手段，能夠有效地緩解基層單位傳統的檔案管理過程中存在的不足。對于基層單位而言，檔案資料會涉及到大量的信息，內容相對繁雜。傳統的管理方式，不僅會消耗大量的人力、物力，還會頻繁出現數據錯誤，嚴重影響檔案管理的整體效果。借助現代化檔案管理形式，在拓寬檔案管理途徑的同時，還能夠在最大程度上確保檔案的合理性和完整性。充分實現現代化的檔案管理目標，為使用者在第一時間找到相應的資料，以此提升基層事業單位的工作效率。

1.2 有效地推動事業單位的發展

現代化檔案管理模式是實現基層事業單位檔案管理的有效途徑。在市場經濟的不斷推動下，現代化的管理手段也呈現多樣化的發展趨勢。將現代化技術手段高質量的應用至事業單位檔案管理工作中，使其智能化的管理機制得到充分體現。基層單位不論是技術還是管理，都正處于轉型的重要階段，在這一背景下，現代化管理模式的應用，有效地實現了檔案管理工作的創新，符合現代化發展的要求，為基層事業單位的可持續發展提供保障。

2 檔案管理過程中存在的問題

2.1 檢索效率低下

在傳統形式上的檔案管理工作，需要通過人工操作的形式進行管理。結合檔案的類型、編碼，查找檔案資料，這種檢索形式不僅會消耗大量的時間，還需要較多的人力，在批量查找文件時，需要在多名工作人員的共同協助下才能開展檢索工作，在很大程度上消耗了檔案管理中人力資源。目前，借助計算機技術進行檔案檢索，操作便捷，但是很多基層事業單位由于信息化尚未得到普及或者是信息化水平不足，導致計算機檢索的使用率不足，難以開展具體的計算機檢索工作，嚴重影響現代化檔案管理的工作效率。與此同時，檔案信息管理平臺要與計算機硬件相匹配，但是部分基層事業單位的計算機硬件設施較為薄弱，在檢索過程中會有一定的時間要求，響應速度過慢，使得事業單位的檔案工作難以取得較好的成效。

2.2 檔案資源的使用率較低

在基層事業單位中最為重要的部分即檔案，不僅與事業單位的發展具有直接的聯系，在實際工作中，也具有一定的作用和價值。但是部分基層事業單位并沒有完全意識到檔案在具體工作中的應用價值，進行檔案管理工作時，只是按部就班地完成檔案存貯工作，不能最大限度上發揮檔案的應用價值。另外，借助現代化的技術手段，能夠有效地區分檔案的類型以及所應用的領域，幫助管理員進行整合與計算。但是，由于基層單位的管理人員缺乏專業的管理水平和計算技術，導致現代化管理技術無法得到充分的發揮，不能及時地利用檔案數據開展各項工作，無法保證檔案中關鍵信息得以應用，這樣嚴重違背了現代化檔案管理工作的要求和發展規律。

3 現代化檔案管理的實現路徑

3.1 更新檔案管理理念

結合上述檔案管理工作中存在的問題來分析，我國的基層事業單位缺乏對檔案管理的重視程度，導致現代化的檔案管理工作無法有序的展開，使得現代化的技術手段在檔案管理過程中的優勢難以發揮。若想將這一問題解決，相關部門的管理人員要更新檔案管理的觀念，對檔案管理工作加以重視，以此來有效地推動現代化檔案工作的可持續發展。檔案管理人員要具備開放性的管理觀念，基于管理形式和創新方式開展檔案管理工作，緊跟時代發展步伐以及時代的潮流趨勢，使得檔案管理工作與社會事業發展相匹配，這樣才能充分發揮檔案在基層事業單位中的優勢和作用。通過現代化的計算機技術，及時對檔案管理工作進行優化和調整，實現現代化的管理操作。與此同時，管理者在開展工作時，要實現各部門的有效溝通，結合各類型檔案的特點，做好整理的分配工作。若想保證現代化檔案管理工作的有序推進，還要完善檔案管理制度，通過制度的形式來提升檔案以及管理人員的質量。

3.2 構建專業的檔案管理團隊

基層檔案的工作量以及工作難度較大，但是由于工作人員數量有限，在一定程度上增加了檔案管理的難度。因此，要構建一支專業、高素質的檔案管理團隊，在此基礎上，管理人員要具備一定的計算機操作能力以及現代化的管理意識。作為單位的管理者，要充分認識檔案管理工作的發展現狀和未來發展趨勢，充分認識分現代化檔案管理的重要價值，結合現階段本單位檔案管理過程中存在的不足和優勢進行深入的分析，借助其管理優勢，彌補管理過程中的不足，全身心投入到工作中。其次，管理者還要轉變管理觀念，對檔案管理人員開展定期培訓與考量，提升自身的責任感，通過獎懲機制，來調動員工的工作熱情，以此提升管理質量。在提升本單位管理人員的工作效率的同時，還要聘請高質量的技能型人才，對現代化的檔案管理工作具有一定的優勢。

4 結束語

綜上所述，現代化檔案管理是時代發展的需要，也是對事業單位的改革的重大舉措。只有有效地利用現代化技術手段進行檔案管理，才能夠實現全面改革的目標。因此，在實施現代化檔案管理體系時，要引進專業的技術人才，明確檔案管理的操作辦法，發揮現代化手段在事業單位檔案管理工作中的重要優勢。

參考文獻

[1]盧燁.談基層事業單位實現檔案管理現代化的有效途徑[J].才智，2018（07）：215.

[2]安偉紅.基層事業單位實現檔案管理現代化的有效途徑[J].辦公室業務，2017（07）：104.

[3]劉長城.淺析我國基層事業單位檔案管理現代化實施策略[J].民營科技，2016（01）：116.

[4]廖媛.基層事業單位文件檔案管理現代化的實現路徑探析[J].現代經濟信息，2015（13）：98.