關于檔案信息化建設與檔案管理的探索

摘 要：新時期下，隨著我國信息技術的蓬勃發展，其已經在諸多領域和行業實現了深入應用，并且改變了人們的工作、學習以及生活習慣。在檔案管理中引入信息化技術，可以提升管理水平和管理效率，對實現行業發展具有積極意義。本文主要針對檔案信息化建設與檔案管理進行分析和探索，希望給予我國相關領域以參考和借鑒。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；探索

檔案是重要的信息資源，其具有較強的參考和借鑒價值，可以為使用者提供具體而直觀的資料信息，檔案管理對我國社會發展和經濟建設具有積極作用。但是當前，傳統的檔案管理模式已經難以滿足時代的需求，加強檔案信息化建設成為了行業需要研究的關鍵課題。

1 檔案信息化建設

檔案信息化建設以信息技術作為支撐，在檔案收集、歸檔、保存以及使用等環節利用網絡技術和信息技術，為使用者提供調閱便利。信息化建設是對傳統管理手段和模式的更新，但是其操作基礎依然以實體檔案為依據，信息化管理則集中體現在檔案管理信息化、共享化、網絡化以及數字化等方面。

2 檔案信息化建設的相關策略分析

2.1 提升信息化意識

加強檔案信息化建設，需要相關機構和人員具備較強的信息化意識，給予其工作以高度重視。首先，領導干部需要加強自身的信息化意識，將信息化建設納入到日常工作中，給予其以資金、人力以及物力方面的支持；其次，要定期組織工作人員加強信息化建設的宣傳和學習，促使其樹立正確的管理意識和信息化意識，認識到信息化建設對推動檔案管理的積極意義；其次，要積極組建信息化建設小組，配備相關方面的人才，建立管理網絡和信息化平臺，保證信息化建設的各項工作有序開展。

2.2 制定相關管理制度

制定以及完善管理制度，是保證信息化建設順利進行的前提和基礎，同時也是實現檔案規范化管理的重要保障，因此，相關機構需要做到權責明晰，對檔案信息加強規范化管理。首先，要針對檔案保密、節約、立卷以及歸檔等工作制定完善的管理制度，并且將制度落實到具體環節中，保證各項工作有據可依；其次，針對工作人員行為要制定相應的制度，保證所有人員在制度的約束下規范操作，促使管理行為合理化以及規范化；最后，要制定科學的獎懲制度，調動相關人員的工作熱情和積極性，并且對積極的態度對待檔案管理工作。

2.3 加大基礎設施投入

為了推動信息化建設進程的快速推進，促使檔案管理趨于合理化、科學化以及信息化方向發展，需要持續加大基礎設施投入，為信息化建設提供物質保障。首先，要加強信息化設施建設，購置數碼相機、專業掃描儀、計算機等技術設備，為了切實提升檔案管理的數字化水平，還要購置具有較強數據處理能力和儲存能力的管理設備；其次，要完善以及優化檔案管理信息系統，將子系統與總系統充分結合，進而滿足檔案處理、借閱、以及收集等相關工作的需求。

2.4 加強人才隊伍建設

檔案信息化建設需要以人才作為支撐，因此，相關機構需要對現有管理人員開展系統性的培訓和教育，提升其服務意識、檔案意識和信息化意識，并且積極從社會中吸納具有較強專業能力和綜合素質的專業人才，不斷擴充管理隊伍。首先，要定期組織所有人員開展檔案法律、管理知識以及信息技術操作等相關方面的培訓，在工作中做到按照規章辦事，實現管理流程法制化、制度化；其次，要對管理人員開展思想道德教育，提升其責任心、職業道德，規范其工作態度，進而滿足信息化和現代檔案管理的需求；最后，要加強服務意識教育，幫助管理人員樹立正確的服務理念，在日常管理和生活中不斷提升自我。

2.5 注重檔案安全管理

在推進檔案信息化建設進程中，基于信息技術的開放性、交互性以及共享性特點，其也存在一定的安全隱患，因此，安全管理需要引起足夠的重視，通過各種有效途徑和舉措，注重檔案資源安全管理。首先，要對檔案資源的原始內容進行有效保護，嚴格按照規定的要求，不得隨意篡改內容，確保檔案內容的完整性、安全性以及可靠性；其次，要對信息安全加強建設，利用防火墻技術攔截黑客和病毒的入侵，同時，管理人員還要升級殺毒軟件，定期對信息系統進行查毒殺毒，防止病毒木馬對檔案信息帶來破壞；最后，管理人員還要通過設置訪問權限和密碼等方式，提升檔案資源的安全性和保密性，并且積極引入指紋認別和人臉識別等全面的密保技術。

3 優化檔案管理質量的相關思路

3.1 管理服務化

當前，我國社會對檔案的需求量不斷增加，要求檔案管理要轉變以往以保管為核心的管理模式，突出檔案管理的服務職能。首先，檔案人員需要做到舉止文明、待人親和，為使用者提供優質的檔案服務，發揮檔案的社會職能和使用價值；其次，要通過信息化平臺為使用者查閱檔案提供便捷，開設網絡服務項目，促使使用者可以跨越空間和時間的限制，完成異地檔案查閱和調取。

3.2 管理規范化

在我國經濟發展新環境下，檔案管理手段、管理理念以及管理模式均出現了較大的變化，信息技術的引入也為檔案管理增添了活力，在此背景下，相關機構需要加強管理規范化建設，保證各項工作的有序以及順利的開展。首先，要制定檔案管理標準，促使工作人員在統一的標準下進行檔案管理；其次，構建合理的歸檔和收集體系，根據歸屬權將檔案分為個人檔案和公務檔案，根據時間將檔案分為現代檔案和歷史檔案，針對各種類型的檔案要制定相應的監管制度；最后，建設以及完善檢索體系，以使用者的需求為切入點，通過信息技術完善檢索服務，促使更多的使用者認識到檔案資源的重要性，并且掌握檔案檢索和運用的方法。

3.3 管理人性化

隨著時代的發展，我國政府提倡人本理念，其也在各個領域中不斷得到應用和推廣，其作為一種現代的管理方式和管理觀念，可以充分調動工作人員的熱情和積極性，在檔案管理中引入人本理念，可以實現管理的人性化發展。首先，要注重管理人員的工作感受，加強對其技能培訓和職業教育，將管理目標和個人價值充分結合，提供給管理人員晉升的空間和機會；其次，要將剛性管理和柔性管理充分結合，從法律層面和制度層面對人員行為進行約束，并且結合管理人員的需求和個性，關注其工作體驗、生活困難和學習需求；最后，要引入崗位競爭機制，激發管理人員的憂患意識和競爭意識，在組織內部形成良性競爭的氛圍。

4 結語

總而言之，檔案管理實現信息化建設屬于一個復雜的系統工程，需要相關機構給予高度的重視，并且從多種途徑提升檔案管理的現代化以及信息化水平，通過信息化平臺切實提升檔案管理的效率和質量，為使用者提供更加優質的檔案服務，為我國社會發展和經濟建設貢獻力量。

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作者簡介

牛永愛（1972-），女，漢，山東省青島人，本科，檔案館員，研究方向：檔案專業。