論高校檔案數字化的前期準備工作

呂 美

（遵義師范學院檔案館，貴州 遵義 563006）

檔案數字化是指利用計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術等，對各種載體的檔案材料進行掃描、錄入，將其轉化為數字化的檔案信息并存儲到磁盤、光盤等載體上或計算機數據庫中，利用計算機系統進行管理，形成一個結構有序的檔案信息庫，方便及時提供檔案信息并實現資源共享。2014年5月中共中央辦公廳國務院辦公廳印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出要加快推進傳統載體檔案數字化。高校檔案管理部門在大數據時代背景下也要及時更新管理理念，轉變工作思路，創新檔案信息服務模式。由此，全國各大高校檔案館陸續開始啟動了檔案數字化建設。檔案數字化是一項系統性工程，涉及到檔案載體、掃描軟硬件、掃描加工人員、存儲方式、存儲介質、讀取設備等許多因素，各種因素都會對檔案數字化過程產生影響，決定檔案數字化的質量和效果。因此，開展檔案數字化工作不能倉促上馬，要進行科學的規劃，只有通過周密且完善的前期準備工作，才能為檔案數字化的實施奠定基礎，確保檔案數字化的順利實施。做好檔案數字化前期準備工作，主要從以下幾個方面著手。

一、加強對檔案數字化重要性的認識

高校檔案包括黨群、行政、教學、科學研究、產品生產、基本建設等十一大類，檔案門類多，數量龐大，使用頻率高，查閱需求量大。通過傳統載體檔案數字化，可以將原有的紙質等載體檔案通過信息化手段轉化為數字信息，對檔案原件進行電子備份，確保檔案實體的安全，延長檔案的生命周期，同時提升檔案服務利用的效率，實現高?？茖W管理，更好地為高校教學科研服務。數字化的檔案比傳統載體檔案也更能實現共享，有助于提高高校檔案的利用效率和利用價值。檔案部門領導應積極的向上級領導匯報，闡明檔案數字化的重要性和必要性，尋求政策、資金以及人力等方面的支持，為檔案數字化的啟動打下基礎。

二、加強組織領導，統籌規劃

成立檔案數字化工作領導小組，做好統籌規劃，是確保檔案數字化順利開展的必要條件。檔案數字化是一個系統工程，不是說有了人員、設備和館藏就可以進行檔案數字化了，數字化過程還會遇到數字化制度建設、數字化規劃制定、數字化模式的選擇、數字化范圍的確定、與外包公司的招標談判、簽訂合同、掃描時間進度安排、數字化存儲格式、數據與檔案管理系統的銜接以及長久保存、數字化掃描過程中紙質檔案的移交歸還以及檢查等問題。因而，必須成立由學校分管領導牽頭，檔案部門和其他有關部門人員組成的檔案數字化工作領導小組，來統籌規劃數字化工作，并解決數字化過程中遇到的業務問題和技術問題。

三、學習數字化工作方法，調研借鑒數字化工作經驗

檔案數字化是一項專業性、實踐性很強的工作，檔案部門要組織人員通過參加學術交流會、業務研討會、專題培訓會和自學等方式學習數字化相關的專業知識和專業規程。還要通過走出去的方式，到已完成數字化工作和正在開展數字化工作的兄弟院校學習調研，借鑒他們的經驗和做法，特別是數字化過程中遇到了哪些問題，如何克服困難解決問題的經驗。以便少走彎路，少做無用功，為本單位檔案數字化的科學規劃和實施提供參考。

四、培養和引進數字化工作人員

檔案數字化建設需要大量既有豐富的檔案管理經驗又掌握以計算機網絡多媒體為代表的現代信息技術的復合型專業人才?？梢圆捎谜堖M來和走出去的方法，把引進既懂檔案專業知識又掌握計算機網絡多媒體等信息技術的復合型人才納入學校人才儲備統籌規劃，同時對現有管理人員要加強計算機、信息網絡、多媒體和數據庫等技術掌握能力的專業培訓，使他們能適應檔案數字化的要求。

五、配備數字化需要的軟硬件和場地

檔案數字化需要計算機、掃描儀、數碼相機、打印機、存儲設備和服務器等硬件，檔案管理系統、數據加工軟件、防毒殺毒軟件和局域網等軟件，以及數字化加工場地。檔案數字化建設時要認真考慮軟硬件的配置標準數據庫的標準格式和信息通訊的方式。要配備安全先進的，能夠滿足檔案數字化工作需求的軟硬件。特別是檔案管理軟件，如果管理系統軟件跟不上，即使再好的硬件也只是一種擺設，只有選擇符合國內外標準規范，并適合高校的能與校園網絡、辦公系統銜接的管理系統，才能符合檔案數字化的需要，才能實現數字化后的檔案信息資源共享。同時要在兼顧檔案安全性、保密性和工作便利性的基礎上，選擇適合的數字化加工廠場地。

六、確定數字化檔案的范圍和數量

以利用優先、價值優先、特色優先和保護優先的原則確定數字化檔案的范圍。高校檔案門類多數量大，一些高校建校歷史長，經歷多次合并還包含多個全宗，因為各各門類、各全宗檔案利用率和價值不同，因此檔案數字化建設不能盲目追求全和快。要在摸清館藏情況的前提下，以利用者需求為導向，著重選擇利用率高的，有長遠保存價值的，有本館特色和急需保護的檔案作為優先數字化掃描的對象。明確數字化檔案的范圍后，要逐卷、逐件、逐頁的對需要數字化的檔案的進行精確的統計，在此基礎上編制數字化建設方案，才能著手進行招投標，避免在統計不準確、資金有限的情況下，盲目掃描而產生一系列后續問題。例如高校檔案中，利用率較高的是教學檔案中的的學生成績表、學籍卡等，就可以考慮對這一部分檔案優先進行數字化，待條件允許后再對其他類永久保存的有特色的檔案分步驟分階段的進行數字化。

七、制定檔案數字化建設實施方案

檔案數字化正式啟動前要在借鑒兄弟院校檔案數字化的經驗的基礎上，結合確定的數字化檔案的范圍和數量等實際情況制定詳細全面且具有可操作性的建設實施方案。建設實施方案應具有前瞻性、針對性、規范化、標準化、實效性。數字化建設方案必須涵蓋數字化的人員分工、時間安排、范圍數量、數字化模式、掃描色彩模式和分辨率、存儲格式、系統對接等詳細內容。建設方案的制定對規范數字化工作起到重要的指導作用，數字化過程必須嚴格按照建設方案的標準來實施，根據建設方案確定的時間安排和數字化順序，分層次、分批次地進行數字化。

八、選定檔案數字化外包公司

鑒于高校檔案館人員不足，為了節省時間，提高數字化掃描工作效率，目前大多數高校都選擇將數字化掃描外包給檔案服務公司，用外包的方式來進行數字化。通過公開招投標選定外包公司的時候，一定要對外包公司的資質、規模、技術水平、業務能力、管理水平、設備和加工軟件以及成功案例等多方面進行考察，并到接受過該公司服務的外包單位了解情況，了解其是否存在延誤工期、掃描驗收不合格、發生安全事故等不良記錄。在簽訂外包合同時，要注意明確數字化檔案的質量要求、檔案實體交接、數字化加工過程管理、數字化成果驗收與交接、存儲介質管理、檔案實體保護等操作規程。

九、對需數字化紙質檔案進行清理造冊移交

確定紙質檔案數字化的范圍以后，要對需要數字化的紙質檔案再次進行整理，確保所有的檔案都進行了有序的歸檔，符合掃描的要求。如果要進行教學檔案中永久保存的學籍檔案的數字化掃描工作，就要確保歷年的紙質學籍檔案都進行了有序的歸檔，按照規范進進行了分類、組卷、編頁碼、錄入目錄數據、編制檔號等程序，這樣才能確保數字化以后的檔案在系統內分類清晰、條理清楚。進行有序整理后就可以將數字化范圍內的紙質檔案，進行登記造冊，移交給數字化掃描相關人員，著手進行正式的數字化掃描工作。

凡事預則立，不預則廢。對于檔案數字化這樣一個龐大而繁雜的系統工程更是如此。只有做好檔案數字化的前期準備工作，才能少走彎路，少做無用功，確保數字化工作有條不紊的進行，提高檔案數字化的質量和效率。