對提高檔案管理科學化水平的路徑選擇研究

董艷紅 山東省菏澤市鄄城縣衛生健康局

引言：隨著我國經濟條件的逐步改善與科學技術的不斷發展，檔案管理科學化也成為了必然的發展趨勢。提升檔案管理科學化的水平，既有利于滿足當下各企業和部門對于檔案管理的迫切需求，也優化了檔案工作的發展質量。因此，如何選擇單檔案管理科學化的水平與發展路徑成為了當前需要解決的問題。

一、當前檔案管理過程中出現的問題

（一）檔案管理創新能力不足

隨著科學技術的發展，互聯網信息技術也越來越先進。隨著交流方式的簡化，必然會有越來越多的檔案被創建出來，而檔案管理部門若是仍然按照過去的管理方式進行檔案管理工作，則一定會出現檔案管理質量不佳的情況。過多的檔案使檔案管理部門不得不停下手頭的全部工作來整理檔案。沒有創新的檔案管理模式，會使檔案管理部門陷入職能停擺的狀況[1]。

（二）檔案管理人員的水平不足

檔案管理人員的水平過低也是導致檔案管理水平無法提升的問題之一。雖然在當前企業和各個部門都認識到了專業人才對于提升生產過程效率和質量的重要性，但卻沒有認識到檔案管理部門同樣需要專業人才這一問題。檔案管理人員有時甚至是由其他部門人員兼職，再加上管理部門沒有及時對其進行專業技能的訓練，因此更難開啟檔案管理部門的改革進程。

（三）部門領導不重視檔案管理建設

首先，作為單位的上級決策部門，單位領導并沒有重視檔案管理部門的職責。忽視可“以史為鑒”的重要性，忽視檔案管理的重要性，就容易在單位發展的過程中犯錯誤；其次，單位領導沒有對管理部門下達合理的命令，并將檔案管理部門與其他部門隔離開來，這就造成了檔案管理部門的信息閉塞；最后，在進行預算分配時，檔案管理部門分配到的資源不合理，就更難開展自身的科學管理進程。

二、科學化檔案管理路徑的選擇

（一）創新檔案管理方式

1.改變傳統檔案管理理念。在現代化的檔案管理過程中，創新尤為重要。在日常的工作中依據檔案管理的各項要求不斷改進傳檔案管理過程中的問題，以檔案管理的基本要求為實質需求，提升檔案管理科學化的水平，將信息化、科學化的管理方式引入到檔案管理過程中來；向單位以及上級領導宣傳檔案管理的重要性及作用，提升工作單位對檔案管理重要性的認識，以達到改變對檔案管理的認識。

2.優化傳統檔案管理方式。傳統的檔案管理過程只將檔案管理的重心放在了檔案的收集和歸納上，首先保證檔案不受外界環境改變而干擾，也即意味著一旦檔案被“收納”則除非出現必須使用的情況，否則不會再次將其從檔案管理之中取出。這種檔案管理方式有著一定的弊端，也無法完全體現出檔案管理的科學性與作用。在檔案管理的過程當中要不斷優化檔案管理模式，提高檔案管理完整性與安全性，簡化檔案管理的運行流程，并實現檔案管理信息共享，使管理人員的檔案管理過程更加完善。

3.健全檔案管理機制。檔案管理科學化要進一步完善單位的檔案管理機制，并從根本上實現科學化的檔案管理，在建設和完善管理機制的同時有效地改善檔案管理手段，通過有效的檔案管理機制，明確檔案管理人員的工作，進行科學化的監督管理并在整體管理的體系上建立多方位的管理體系，利用相應的法規制度來約束檔案管理機制，使管理機制呈現一種全面具體的優勢，從而保證檔案管理工作得以順利運行[2]。

（二）強化檔案管理部門的整體素質

1.提升檔案管理隊伍的專業素養。為了提升人才的整體素質，首先需要在招受管理人員時注重其基礎的專業素養，招收或者聘請專業的檔案管理人員，引進專業人才，并建設人才團隊。檔案管理員工至少要具有相關的文檔編排和索引等相關專業知識，能夠運用科學的方法完善當前的檔案管理工作，并擁有建設互聯網架構的知識等。在進行檔案管理知識培訓時，還可以聘請專業的業務團隊參與到培訓過程當中，以實戰的方式幫助培訓人員切實地提升自身的技能水平，以保證檔案數字化工作的合理進行，提升團隊專業素養。

（三）提高當安全管理人員的職業素養

檔案管理工作是一項枯燥乏味但十分重要的工作。管理人員在進行檔案管理時，要有明確的崗位認識和崗位和規劃。在開展人員培訓時，要將精神文明培訓作為首要的培訓方式，培養管理人員吃苦耐勞、具有耐心和服務精神的優秀品質，使檔案管理人員能夠各司其職，穩定地開展業務。

（四）引進先進的檔案管理設備

當前的檔案管理工作中，由于互聯網技術的發展而使得檔案管理工作逐漸向網絡化、數字化靠攏。利用先進的掃描儀、打印設備以及數字化的管理服務，能夠將檔案以數字化的方式進行半永久的保存，管理部門應當更新檔案管理設備，引入新式的檔案管理柜以及除濕系統，以保證紙質檔案的保管質量，提升紙質檔案管理的環境，并運用先進的RFID編碼管理系統與檔案管理工作相結合，以保證檔案查詢與索引的速度。

（五）強化部門之間的溝通

檔案管理部門需要管理整個工作單位的所有檔案，是一個綜合性極強的服務部門，為了保證檔案管理的有效性，強化檔案部門與各個部門的溝通能力，在其他部門產生檔案時，檔案管理部門要及時與各部門進行聯絡，了解其工作狀況，預先對暫時無用的重要文檔和檔案進行收容保護以防止部門在工作中無心損壞檔案，同時確保檔案管理指示能夠通過檔案管理部分及時地傳遞到各個部門，強化整個檔案管理流程控制，并確保該部門信息傳遞的有效性，保證整個管理和命令傳遞過程暢通無阻。

結束語：為了順應我國當前的發展局面，提升現代化建設的有效性，需要提高檔案管理工作的科學化管理水平，增強現代化技術的使用手段，不斷提升其信息化建設的發展，強化檔案管理部門的專業技能，優化檔案管理人員結構，并制定科學高效的檔案管理制度，以解決當前我國檔案管理質量不高、管理方式不科學的問題。