試論如何做好事業單位辦公室行政事務工作

顏小祥 江蘇省東臺市財會教育中心

一、行政事務工作在事業單位中的職能發揮

行政事務工作是事業單位內部有效溝通、協調的橋梁，是事業單位發展的關鍵樞紐部門。在具體工作開展過程中，通過充分了解與掌握其他部門工作職責、內容以及進程等信息，進行數據的梳理與整合之后，主動積極的與相關部門及管理者進行溝通、協調與匯報，保障重大決策的科學性與精準性。另外，辦公室行政工作還承載了承上啟下的聯通作用，使單位管理者與下屬部門、員工之間保持良好、通暢的聯系，實現政策、規范以及制度的上傳下達。

（一）實現部門之間的相互協調

辦公室行政事務職能部門是連接單位負責人以及與其他部門之間的有效通道，將各項內部管理制度規范、重大事項進展以及國家相關政策等信息傳達到各個相關部門，再從下至上的將基層建議與反饋信息上傳至管理者。在此過程中，行政管理不要將所有收集來的信息進行分類匯總，并簡單篩選、分析，保證數據信息的及時性、有效性與真實性。與此同時，行政管理部門還要對單位日常運作中的規范、制度進行監督與管控，將出現的問題及時解決，保障日常營運的暢通、有序，促進工作效率的提高。

（二）提供決策依據

作為事業單位內部上傳下達的樞紐，行政部門具備輔助管理者做出決策的職能，為管理者分擔事務性工作壓力。另外，行政事務工作需要與各個職能部門溝通聯系，在長期的信息累積下，行政辦公室成為了信息匯集與流轉的重要中心，可以從整個事業單位完整的業務、管理流程中，結合國家政策、行業趨勢，從宏觀出發為單位管理者提供有效、完整的信息，為更加科學的做出決策提供有力依據。

（三）宣導企業文化

行政事務辦公室是事業單位宣導內部文化的主要窗口，也是踐行單位文化的重要執行部門，也只有通過行政事務管理措施手段才能充分達成。辦公室行政事務部不但是內部文化的執行者，也是構建與體現的主體之一，從精神層面上統一職工的思想，提升對事業單位的認可與熱愛，促進社會形象的建立，樹立起積極、正面的事業單位口碑與形象。

二、強化行政事務管理工作策略

（一）加強企業辦公室行政事務管理工作的綜合協調能力

事業單位辦公室行政工作是連接內部各個職能部門的重要樞紐，也是保障上傳下達暢順的核心部門，每天需要面臨與處理的事務繁多、瑣碎，甚至還要妥善的應對突發狀況。只有強化行政辦公室內部綜合協調能力，才能更加完善、高效的為事業單位發展目標與日常運作提供保障。做好單位內部溝通協調，以及外部的聯絡、宣傳，促進每項業務開展的穩定性、有序性以及高效性。

（二）強化服務意識，提供優質服務

事業單位內部日常事務性工作主要依靠辦公室行政部門來推動、執行，而具備一個積極端正的工作態度與服務意識，不但與本部門的運作效率質量息息相關，還從較大程度上促進了事業單位社會形象的樹立。因此，在日常工作中要強化對辦公室行政工作人員的培訓，樹立起主動、積極的服務意識與良好態度，將本部門輸出的服務質量視為重要考核指標。以此來充分的體現出行政事務服務為主的本質。另外，行政人員在處理日常事務時，要以良好的主觀責任意識為主導，在工作過程中促進成就感的實現，從而調動起自我的積極性與主觀能動性，結合現實情況高質高效的完成行政工作。

（三）提高辦事靈活性

繁雜的工作內容使事業單位辦公室行政崗位人員不但要接待來訪、會議安排、精神傳達，還要做好部門與部門之間，單位與外部之間的協調溝通工作，這就對行政崗位人員的綜合素質提出了較高的要求，要不斷通過學習與改善自我工作技巧，做好信息分析處理、人事關系以及各項活動安排等事務。尤其在同時處理多項事務時，要依照事務的重要性、緊急性來機動、合理安排，提高辦事靈活度。另外，還要對單位動態、國家相關政策制度等信息充分掌握，主要才能更好的從大局出發進行合理統籌規劃，選擇出最佳的方案開展本職工作。

（四）利用信息技術創新工作模式

辦公室行政部門需要處理大量的信息數據，要想在做好事務性工作的同時，還能兼顧管理工作，就需要將行政人員從冗余、繁雜且重復性的信息處理中解脫出來。當前發展成熟的互聯網絡信息技術完善的實現了這一需求，通過內部管理系統的搭建，使每個部門的信息數據通過系統平臺匯集到行政部門，通過信息技術的加工快捷、準確的反饋到各相關需求部門，極大的縮減了響應時間，切實提高行政部門的運作效率。與此同時，事業單位還要加大對信息系統的投入力度，利用與單位需求相適宜的硬件設備與軟件環境，打造成科學、完備的內部管理信息平臺，實現現代化的行政管理。

三、結語

在事業單位日常運作與長期發展中，行政事務管理占據了較為重要的地位，是一項綜合性的系統工程。從某種程度上來說，行政工作決定了事業單位運作效率與社會職能的充分發揮。尤其在社會、經濟快節奏發展的當今，辦公室行政部門要立足于單位自身發展需要，不斷優化與完善工作模式職業技能，供應更加優質、快捷、高效的行政服務。