試論事業單位中辦公室檔案工作的規范管理

王振興 山東省魚臺縣機關事務服務中心

一、事業單位中辦公室檔案工作規范管理的意義

目前，辦公室檔案在事業單位已經成為必不可少的一部分。它可以提高工作的質量和效率，是事業單位蓬勃發展的基礎，有助于恢復歷史保護的確切性。另一方面，標準化的辦公室檔案管理是衡量單位管理能力和結果的主要標準，它承載了整個單位在開發過程中獲得的成就，并為探索其運營成果和發展前景提供了參考信息。辦公室檔案工作管理是否良好，直接決定了單位負責人是否能夠掌握單位的整體運作情況，及時調整運營政策，因此，在中國，我們規范事業單位的檔案工作，改進管理理念，敢于學習和體會新的辦公室檔案管理方法，具體地反映單位的整體運作成果和發展，不僅有利于促進社會經濟的持續發展更加有利于提升本單位的市場競爭力，具有遠大的現實意義。在信息化快速發展的過程中，人們對辦公室檔案工作的管理認識逐漸削弱，忽視了它在社會發展中的現實作用和戰略意義，在實際工作中，沒有責任感，缺乏崗位，缺乏宣傳，辦公室檔案工作的無用性一直影響整個機構，因此是辦公室檔案管理的一個較弱的理念。在管理方式上，它也阻礙了從傳統型向新型的轉變，這種轉型不利于事業單位的優良進步，因此，務必要規范辦公室檔案工作的管理。

二、事業單位中辦公室檔案工作規范管理的主要內容

1.規范辦公室檔案管理工作的前提——制發公文。絕大多數辦公室檔案都是在官方文件中發展而來的。作為其前身，怎樣擬定和公布官方文件可以直接影響其工作質量，還可以確定未來辦公室檔案的質量及其管理工作。因此，發布正式文件是辦公室檔案標準化的基本前提，在實際操作中有必要處理其標準，提高辦公室檔案的質量，為今后標準化辦公室檔案的實施奠定基礎。首先，我們必須將檔案標準化為官方文件，嚴格遵守國家有關規定，選擇質量上乘，規模統一的紙張類型。根據水平布局模式，綁定線需要布置在左側。第二是保證公文字跡的印刷清楚，并且容易長久存放，無論是印刷還是起草官方文件，還是不一樣的書寫筆記，簽名，陳述和記錄，所選紙張，墨水和筆類型都不應褪色，保證清楚明確的筆跡，以便未來長久儲存。三是嚴格檢查發證程序，審計權限，文字題目，主/抄送單位，正式文件的落款和日期。第四，文種的使用必須合理，格式應該是標準化的，并且文本中應盡可能少地使用縮寫詞和非標準詞，這將有助于未來的標準管理和實施信息檢索方法。

2.規范辦公室檔案管理工作的準則——立卷歸檔。文檔相似性，重復性和無序卷的組合使得辦公室檔案工作難以標準化，還影響了辦公室檔案價值使用和快速檢索的最大化，以及文件的總體目標。文件歸檔關鍵由本部門文件組成，有必要將文件存檔作為辦公室檔案工作標準化的標準，并繼續實施中國文書處理的實踐指南，因而推動標準試辦公室檔案工作，以至滿足信息化的需求。在實際工作中，一方面要嚴格遵照國務院頒布的《銷毀不歸檔文件辦法》執行。另一方面，有必要處理以下三個方面：首先，有必要正確掌握存檔文件的及時性。唯有達成當前文件任務才能立卷歸檔，不然辦公室檔案工作將是雜亂無序的，無法歸檔。第二，有必要建立一個關鍵點和合理的分工，實際上，應該注意數據和文檔之間的差異，尤其是類似數據文件的內容，方法和含義的差異，需要詳細分析詳細的問題，從而減少冗余的辦公室檔案工作，并有效地改善辦公室檔案使用效率。第三，要注意整體的全宗維護，歸檔時，我們不僅要掌握中心和主要，次要，嚴格守住全宗的出入口，禁止無法歸檔的文件進入，防止歸檔數據文件的丟失，特別是在存檔卷中，有必要將具有特定關聯的相同類型的文檔歸屬于卷，以保證可以反映相同問題的整體辦理，從而增強辦公室檔案的使用價值，讓完整的辦公室檔案文件為未來規范式的辦公室檔案工作奠定基礎。

3.規范辦公室檔案管理工作的保障——案卷質量。在現實操作中不難看出，辦公室檔案是否有價值直接取決于案卷資料是否能被全部搜集到，唯有完整的文檔數據才能保證辦公室檔案儲存的重要性，立卷方法和裝訂案卷在標準辦公室檔案工作的操作中發揮著決定性的作用，因此，提升辦公室檔案的質量相當緊要。因而，除了注意處理好立卷方法之外，還方便檢索和分割辦公室檔案的目標管理，掌握檔案質量，有效管理辦公室檔案也是必要的。

三、事業單位中辦公室檔案工作的發展方向

1.做好辦公室檔案工作標準——依法治檔。辦公室檔案工作標準的基本原則是依法管理檔案，多元化辦公室檔案載體和類別直接影響辦公室檔案工作形式，需要與時俱進，不斷變化才能適應時代新潮流，開創新局面，打造辦公室檔案工作新篇章。

2.增加辦公室檔案工作目標——運用辦公室檔案。有效使用辦公室檔案是反映其自身價值的直接方式，進行開發是辦公室檔案管理的主要體現，它已成為當今社會不可或缺的主要信息資源，為了加強辦公室檔案的有效開發和應用，一方面需要共享信息資源，辦公室檔案管理員還必須要在收集，整理，評級和儲存辦公室檔案的同時改進搜索系統和編輯辦公室檔案等，以便辦公室檔案用戶可以使用它們。另一方面，要適應時代變遷的要求，找出新的方便服務途徑，提高應用水平，如此不但增長社會效益，但也推進辦公室檔案健康發展。

結束語：辦公室檔案管理是事業單位平穩高效發展的主要保障，創建系統，科學，民主的管理體制對于事業單位的發展至關重要，事業單位辦公檔案的規范化管理建設，是遵照規范的質量和效率，增強系統思維意識，以滿足單位的標準化，規范化和科學化運作的需求。