新時期普通中學檔案管理信息化建設方案分析

冷超 山東省濟南特殊教育中心

引言：檔案管理作為中學學校管理工作的重要組成部分，不僅記錄著學校的發展歷史，而且還推動著中學教育事業的不斷發展。在信息技術和互聯網技術不斷發展的今天，傳統的紙質檔案已經無法滿足學校管理的實際需求了，這就需要檔案管理必須要盡快實現信息化和現代化，從而提高檔案管理的質量和效率，但是，就目前中學檔案管理信息化建設的現狀來看，其建設過程中還存在一些問題，因此，就普通中學檔案管理信息化提出優化方案迫在眉睫。

一、目前普通中學檔案管理信息化建設中存在的問題

隨著科學技術的不斷發展，普通中學的檔案管理逐漸向信息化過渡。但是，在實際管理的過程中，由于受到各方面因素的影響，許多問題層出不窮，只有將這些問題及時解決，才能為普通中學檔案管理信息化建設掃清障礙，從而盡快實現其目標。

（一）學校缺乏相應的重視。檔案管理作為學校管理的重要組成部分，既能夠為學校發展提供歷史依據，又能為教育活動提供文獻資料，對于促進學校的全面發展具有至關重要的影響。然而，在實際管理的過程中，許多學校領導都忽視了檔案管理的重要性，他們認為檔案管理對學校的發展起不到任何作用，導致檔案管理逐漸趨于形式化和表面化，嚴重影響了檔案管理的信息化進程。[1]

（二）檔案管理模式陳舊。目前，一些普通中學雖然建立了專門的檔案管理部門，但是，其管理方式仍采用的是傳統的管理模式，他們缺乏對信息化管理的正確認識，認為檔案管理是對“歷史”的整理和保留，要體現其“傳統”的文化內涵。這種錯誤的認知觀念嚴重阻礙了檔案管理信息化建設的進程，這對學校今后的發展是極為不利的。

（三）缺少專業的管理人員。要想確保檔案管理信息化建設的順利實施，首先要提高管理人員的專業水平，只有管理人員的專業技能過關，才能為檔案管理的信息化建設創造有利的條件。但是，就目前我國普通中學檔案管理人員的專業水平來看，其整體素質還有待提高，許多管理人員都是退休的老教師或者非專業出身的退休人員，普遍具有年齡大、信息技術水平低的特點，他們既缺乏相應的專業知識，又缺少一定的管理經驗，導致中學檔案管理信息化建設舉步維艱。

（四）基礎設施不完善。除了上述問題外，基礎設施不完善也是中學檔案管理信息化建設過程中出現的問題之一。一些學校由于缺乏對檔案管理信息化建設的正確認識，導致檔案管理工作缺乏基礎設施的支持，許多學校根本就沒有硬件設備，只是采用人員登記的方式進行管理和整理。有些學校雖然具備硬件設施，但是其使用年限過長、設施老化，根本無法滿足現代檔案管理的實際需求，同樣制約了檔案管理的信息化發展。

二、新時期普通中學檔案管理信息化建設的優化方案

由于檔案管理對于中學學校的全面發展具有舉足輕重的影響，這就需要學校領導以及相關管理人員要加強對學校檔案管理的重視，采取行之有效的管理措施，推動檔案管理信息化建設的發展。基于此，本文針對新時期普通中學檔案管理信息化建設提出了相應的優化方案，具體內容如下：

（一）學校領導要加強對檔案管理的重視。檔案管理作為學校管理的關鍵環節，對于促進學校的全面發展至關重要。為此，學校領導必須要加強對檔案管理工作的重視按照相關的規章制度對學校檔案進行嚴格管理，以便確保學校檔案的完整性和真實性。[2]與此同時，為了推動檔案管理的信息化進程，學校領導應大力宣傳其信息化建設的必要性和重要性，促使廣大教職工樹立正確的檔案意識，不斷提高對檔案管理的認知水平。只有全校齊心協力，才能為檔案管理信息化建設提供一個良好的環境，以便提高廣大教職工的自覺性，從而提高檔案管理的整體質量。

（二）積極轉變傳統的管理理念和管理模式。檔案管理雖然是對學校歷史的記載和保留，具有一定的文化價值，但并不意味著一定要采用傳統的管理模式進行管理。為此，學校領導和管理人員要樹立正確的管理觀念，不斷進行探索和創新，將先進的科學技術與檔案管理有機結合，在保留其文化價值的同時，也能賦予其現代化的時代烙印，以便將“傳統”與“現代”巧妙結合，從而提高學校檔案的使用效率。

（三）不斷提高管理人員的專業水平和管理技能。管理人員作為檔案管理信息化建設的“靈魂人物”，對于提高檔案管理的質量和效率具有重要的影響。為此，學校要不斷加強對檔案管理人員的培訓，以便提高管理人員的專業水平和管理技能，從而為檔案管理工作提供有利的人才支持。一方面，管理人員具備一定的檔案管理知識，能夠對檔案進行合理分類和整理；另一方面，管理人員還需要熟練掌握各種電子軟件的應用方法，以便提高電子檔案的有效性和規范性。

（四）加大對檔案管理軟件和硬件設施的投入。傳統的基礎設施已經無法滿足現代化的管理需要，這就需要學校要加大對檔案管理軟件和硬件設施的投入，以便為檔案管理的信息化建設提供技術支持，從而推動學校檔案管理的全面發展。[3]

結語：綜上所述，普通中學的檔案管理是促進學校全面發展的重要因素，只有不斷提高學校檔案管理的質量和效率，才能為學校教育事業的發展提供文獻依據和信息資源。在新形勢下，普通中學進行檔案管理信息化不僅是提高學校管理水平的有效途徑，也是順應時代發展的必然趨勢。因此，普通中學在開展管理工作的過程中，要加強對檔案管理信息化建設的重視，針對建設過程中的問題要及時發現、盡快解決，以便為檔案管理信息化建設創造良好的環境。