高職檔案管理工作規(guī)范化的新策略探究

摘 要：高職院校除卻日常教育教學(xué)工作之外，檔案管理業(yè)是最常規(guī)、最基礎(chǔ)的工作內(nèi)容。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得高職檔案管理工作的規(guī)范化訴求變得更加迫切。鑒于此，筆者就高職院校檔案管理工作規(guī)范化的必要性進(jìn)行說明，并系統(tǒng)地闡述了高職院校如何開展規(guī)范化的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：高職；檔案管理；規(guī)范化；新策略

隨著社會競爭日趨激烈，對人才的需求也呈白熱化趨勢發(fā)展，檔案管理工作也由此迅猛改進(jìn)，經(jīng)歷著嚴(yán)峻的社會考驗。高職檔案管理工作是高職院校發(fā)展的核心內(nèi)容，加強(qiáng)高職院校檔案管理工作的改革與規(guī)范化管理實踐，可同步提升教育水準(zhǔn)，推動高職院校管理工作的建設(shè)進(jìn)程。

1 高職檔案管理工作規(guī)范化的必要性

1.1 保證檔案資料的完整

高職檔案資料涉及到學(xué)生信息、科研信息以及人事管理信息等重要內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案存檔與管理是以紙質(zhì)為媒介，占用大量的時間與空間，并且容易出現(xiàn)丟失、遺漏以及缺損等情況。現(xiàn)階段，檔案管理工作的規(guī)范化是采用信息化、數(shù)字化等手段完成信息的輸入與保存，這是檔案管理工作的趨勢，也是管理體系的集中體系。

1.2 更好地適應(yīng)社會發(fā)展

高職教育為社會發(fā)展輸出很多專業(yè)型、技術(shù)型人才，國家也愈發(fā)重視高職院校的建設(shè)，不斷加大扶持力度，豐富高職教育資源，擴(kuò)大教育規(guī)模，這就對檔案管理工作提出了高要求。換言之，檔案管理工作的規(guī)范化為高職院校的可持續(xù)發(fā)展提供信息資源的支持，使高職教育能夠適應(yīng)社會發(fā)展，并為其輸送更多有用的人才。

2 高職檔案管理工作規(guī)范化的新途徑

2.1 提升高職院校檔案管理意識

長期以來，高職院校對檔案管理實務(wù)認(rèn)知片面、模糊，甚至認(rèn)為檔案管理職能可有可無，故此在項目資金、辦公區(qū)域、人力資源等方面，并未給予充裕的資金支持，使得檔案管理工作發(fā)展前景未明。甚至某些科研機(jī)構(gòu)人員不愿意配合檔案管理機(jī)構(gòu)，并未在第一時間內(nèi)將最新科研成果予以歸檔處理，使得諸多關(guān)鍵性信息過分積壓并導(dǎo)致丟失。在此背景下高職院校的師生對檔案管理也進(jìn)入思想誤區(qū)，甚至不知道院校的檔案室在哪里。面對上述狀況，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)人員及檔案管理機(jī)構(gòu)，需加大檔案資料重要性的宣傳工作，改善廣大師生的檔案應(yīng)用意識。可借助校園廣播、學(xué)校網(wǎng)站和校報等平臺開展宣傳工作，引導(dǎo)廣大師生了解檔案知識。另外，檔案室可定期開展不同形式的講座活動，鼓勵師生踴躍參與其中，學(xué)會查詢和應(yīng)用所需檔案，從而最大限度地發(fā)揮高職院校中檔案的價值。

2.2 提高高職檔案管理人才素質(zhì)

高職院校檔案管理工作相要得到改革發(fā)展，必須依靠高素質(zhì)、分工明確的人才隊伍。為滿足知識經(jīng)濟(jì)時代對檔案管理工作提出的要求，高職院校有必要針對內(nèi)部檔案管理人才進(jìn)行一定程度的開發(fā)與培訓(xùn)。第一，高職院校領(lǐng)導(dǎo)人員可利用繼續(xù)教育克制檔案人員的知識老化問題。隨著計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，高職院校中的檔案管理人員逐步出現(xiàn)專業(yè)性不強(qiáng)、知識面狹窄等問題，經(jīng)過繼續(xù)教育和指導(dǎo)，優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)體系，掌握先進(jìn)的檔案管理理念與相應(yīng)的操作技能，如此方能做好適應(yīng)社會發(fā)展的檔案管理工作。第二，積極開展多元化的培訓(xùn)實踐項目。高職院校領(lǐng)導(dǎo)可邀請專業(yè)的學(xué)者定期來校開展講座，進(jìn)行指導(dǎo)，以提升檔案工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)道德修養(yǎng)；組織檔案工作人員參與學(xué)術(shù)交流活動，改善個體的業(yè)務(wù)能力；選擇優(yōu)質(zhì)的檔案工作人才進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)，革新老化知識，實施傳穿帶效用；高職院校可將繼續(xù)教育和職稱、績效等進(jìn)行掛鉤處理，激活高職院校檔案檔案管理人員參與培訓(xùn)的積極性。

2.3 加快檔案信息共享應(yīng)用進(jìn)程

高職院校的檔案信息本身就具有豐富的應(yīng)用價值，在確保開發(fā)和應(yīng)用妥當(dāng)?shù)那疤嵯拢梢宰畲笙薅日蔑@檔案工作的管理效率，高職院校的師生是高職檔案管理工作的主要服務(wù)對象，為凸顯現(xiàn)代化高職院校檔案資源開發(fā)與應(yīng)用的針對性，相關(guān)人員需根據(jù)用戶需求進(jìn)行科學(xué)調(diào)研，加強(qiáng)科研、教務(wù)與其他機(jī)構(gòu)之間的交流，從而確認(rèn)相關(guān)檔案資源的開發(fā)與應(yīng)用主題。在此過程中需要注意的是，檔案資源開發(fā)的前期，檔案管理機(jī)構(gòu)需充分發(fā)揮與應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持效用，對各類信息進(jìn)行收集整合，完善既有的檔案信息資源庫，為后期的檔案資源系統(tǒng)化開發(fā)奠定基礎(chǔ)。在信息化社會中，高職院校教師的檔案信息資源空間將會持續(xù)擴(kuò)張，單一的檔案信息資源庫已不能滿足用戶的實際需求，高職院校需強(qiáng)化不同高職、不同科研院系之間的聯(lián)系，并聯(lián)合其他高職院校進(jìn)行全新的檔案資源產(chǎn)品設(shè)計。如此這般不僅能有效彌補檔案管理機(jī)構(gòu)人手不夠問題，還能推動檔案信息實現(xiàn)共享目標(biāo)的開發(fā)進(jìn)程。另外，高職院校檔案管理機(jī)構(gòu)可借鑒校內(nèi)外科研、經(jīng)濟(jì)機(jī)構(gòu)開展跨系統(tǒng)的橫向聯(lián)合模式，建立雙向合作進(jìn)行檔案信息的編研開發(fā)，確保最終推廣的產(chǎn)品具有極強(qiáng)的針對性和時效性。

3 結(jié)語

綜上所述，高職檔案管理工作實效規(guī)劃化，可推動高職院校的可持續(xù)發(fā)展，也符合社會發(fā)展的趨勢。為進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作的時效性，高職院校必須通過意識、素質(zhì)以及信息化等措施提升檔案管理工作的規(guī)范化，使其更好地服務(wù)于高職院校的其他部門。

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作者簡介

涂曉英（1972-），女，四川射洪人，畢業(yè)于四川師范大學(xué)，本科，副研究館員。