智能化發(fā)展在初中檔案管理中的應(yīng)用探析

摘 要：學(xué)校檔案是學(xué)校開展教學(xué)、科研、學(xué)術(shù)研究等各種活動而形成隨著智能化的發(fā)展的重要記錄，具有重大的的價值和意義，檔案管理是學(xué)校的重點工作之一。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，智能化的迅速發(fā)展為學(xué)校檔案的規(guī)范管理帶來了機遇，如何將信息化建設(shè)應(yīng)用于初中檔案管理中成為一個有待考慮的問題。

關(guān)鍵詞：智能化發(fā)展；初中檔案；信息化管理

學(xué)校檔案是學(xué)校進行各項事務(wù)的重要記錄，檔案的管理也是學(xué)校十分重視的工作。隨著社會的進步和智能化的發(fā)展，學(xué)校的檔案管理工作也從紙質(zhì)化向數(shù)字化發(fā)展，邁入了一個新的階段。以初中為例，智能化發(fā)展給檔案管理工作帶來了極大的便利，但是在整個管理過程中仍存在一些問題急需解決。

1 智能化發(fā)展對初中檔案管理的意義

智能化發(fā)展下的檔案管理通過大數(shù)據(jù)處理各種信息，在檔案整理方面節(jié)省了大量的人力和時間，大大提高了檔案管理的效率。在檔案保存方面，由于傳統(tǒng)檔案是記錄在紙質(zhì)材料上的，所以在保存上所要花費的成本較高，而信息化時代下對學(xué)校檔案的保存只需建立網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫，就能有效地對檔案進行保存，從而大幅度降低了學(xué)習(xí)檔案的保存成本。其次，在檔案資料查詢上，智能化的發(fā)展也為其提供了便利，學(xué)校檔案管理在數(shù)據(jù)庫中進行，各種數(shù)據(jù)的查詢就變的簡單易操作，同時可以對各種檔案數(shù)據(jù)進行分析，建立其中的聯(lián)系，是數(shù)據(jù)查詢規(guī)范化、系統(tǒng)化，這就使學(xué)校檔案的利用率進一步提高，不再是書櫥中被塵封的“歷史文件”，而是讓其真正發(fā)揮其自身的實際價值和現(xiàn)實意義。

2 智能化發(fā)展在初中檔案管理中遇到的問題

2.1 初中檔案管理人員專業(yè)水平不高

智能化發(fā)展要求檔案管理進行信息化建設(shè)，在這一過程中，檔案管理人員起著關(guān)鍵作用。一般來說，初中階段缺少專業(yè)的專職人員進行檔案管理工作，管理人員的學(xué)歷較低、文化水平不高、年齡較大，即使具有一定的資歷，但缺乏網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的專業(yè)知識和技能，不能全面把握檔案信息化建設(shè)的要求，致使檔案管理人員專業(yè)水平良莠不齊，管理隊伍整體素質(zhì)偏低，不利于初中檔案管理信息化建設(shè)的進行。

2.2 初中檔案管理體制不健全

規(guī)范的管理體制是智能化發(fā)展推動下初中檔案管理工作順利進行的基礎(chǔ)。目前各初中檔案信息化建設(shè)過程中普遍缺少一個有效的管理方法和體制，即使有的中學(xué)已經(jīng)建立相關(guān)管理體制但仍不夠完善，沒有真正落實統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級領(lǐng)導(dǎo)的管理體制原理，在實施上相對混亂，管理方法僅僅沿襲舊制，缺乏創(chuàng)新。在檔案管理機制上不夠全面，存在諸多缺陷，管理人員的聘用、獎懲和工資的發(fā)放上沒有做到公平公正，因此影響力檔案管理人員的工作積極性，不利于檔案管理工作的進行。

2.3 學(xué)校對檔案管理工作不夠重視

一些初中思想觀念落后，缺乏對檔案信息化建設(shè)的重視程度，沒有認識到智能化發(fā)展對學(xué)校檔案建設(shè)的重要作用，單純的將全部精力放在教學(xué)質(zhì)量的提高上，更不用說對于檔案管理的體制創(chuàng)新。正因為缺乏對檔案管理工作的重視，因此資金方面就無法滿足檔案信息化建設(shè)要求，致使檔案管理建設(shè)中的基礎(chǔ)設(shè)施難以達到標準，各項設(shè)備和技術(shù)都不達標。對管理人員沒有固定的要求，使其沒有充足的服務(wù)意識，在工作中缺乏積極性，導(dǎo)致檔案利用率低下。

3 初中檔案管理實現(xiàn)智能化發(fā)展的方法

3.1 提高檔案管理工作中的創(chuàng)新意識

想要實現(xiàn)初中檔案管理工作的創(chuàng)新，首要因素就是實現(xiàn)檔案管理觀念的創(chuàng)新。要深刻理解學(xué)校檔案的重要性和意義所在，建立正確的檔案工作的服務(wù)理念。檔案管理工作就是整理學(xué)校進行的教學(xué)、科研等方面的活動記錄，以備為學(xué)校日后的發(fā)展提供文字上的指導(dǎo)和服務(wù)，因此在檔案管理工作進行之前要明確主題，讓檔案整理工作真正與學(xué)校發(fā)展緊密相連。同時要樹立檔案工作的發(fā)展觀念，不能一味承襲傳統(tǒng)檔案管理方法，進行封閉的檔案管理工作，要適時地融入新的開放的理念。隨著時代的發(fā)展，初中的檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)智能化發(fā)展潮流，進行信息化建設(shè)。同時，要不斷的擴大學(xué)校檔案的利用效率，挖掘新的利用渠道，增加對檔案管理工作的資金投入，完善檔案管理工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)初中檔案資源的優(yōu)化配置和合理運用，使其在學(xué)校工作中切實發(fā)揮作用，與學(xué)校各項工作共同發(fā)展。

3.2 切實提高檔案質(zhì)量

初中學(xué)校檔案包含了學(xué)校在各方面的全部工作，其種類和范圍是非常全面的，因此學(xué)校檔案管理工作要切實提高檔案質(zhì)量。首先在檔案的選取上要從實際出發(fā)，從學(xué)校的相應(yīng)活動中綜合反映出來。在檔案的分類方面更應(yīng)體現(xiàn)科學(xué)分類原則，使檔案的整理更加規(guī)范、全面、科學(xué)，在檔案類別設(shè)置上要劃分成涉及各方面的類別，涵蓋各種學(xué)校活動，例如教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、建筑檔案等等；同樣要在檔案自身屬性和種類上進行全面設(shè)置，例如實物檔案、音頻檔案、影像檔案等等。各類檔案在整理后要進行合理的編號和日期記錄，歸檔在數(shù)據(jù)庫中。同時要保證各種檔案之間的相互聯(lián)系，保證在復(fù)雜的檔案中也能通過科學(xué)手段及時提取想要的一系列檔案，這樣才能切實提高檔案管理質(zhì)量。

3.3 建立完善的檔案管理體制

在智能化發(fā)展的今天，初中檔案管理工作具有靈活性和可變性，需要科學(xué)的體制來進行規(guī)范。學(xué)校要加強統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的檔案管理體制，促進各部門進行有效的合作。同時，要加強管理人員方面的建設(shè)，在人員的選取、獎懲等方面加強規(guī)范，增加檔案管理人員工作積極性，同時加強對其的技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識培訓(xùn)，在智能化發(fā)展階段完善初中檔案管理工作體系。

4 小結(jié)

初中檔案管理是學(xué)校的一項重點工作內(nèi)容，新時期的智能化發(fā)展給初中的檔案管理工作提供了新的發(fā)展機遇，同時也帶來了一定的挑戰(zhàn)。初中檔案管理工作要積極創(chuàng)新，順應(yīng)智能化的發(fā)展趨勢，才能獲得實際意義上的發(fā)展，推動學(xué)校其他各項工作的順利進行。

參考文獻

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作者簡介

孫勇（1974-），男，漢，山東省濟寧市，大學(xué)專科，館員，研究方向：檔案管理。