新形勢下檔案信息化建設面臨的問題及解決對策

趙慧娟

摘 要：科技在迅猛發展、社會在不斷進步、國家在日益強大，檔案部門要充分認識檔案信息化建設的重大意義，站在新的起跑點，用新思路、新辦法，與時俱進、開拓進取，全面推進檔案信息化建設，促進檔案事業持續健康快速發展，為我國改革開放和現代化建設服務。

關鍵詞：檔案管理；信息化；問題；對策

1 檔案信息化

隨著各領域信息化的不斷深入，信息技術的應用不斷拓展，信息對企業發展的驅動作用日趨明顯。作為企業在日常管理中所形成的具有保存價值的檔案的管理信息化也成為推動企業可持續發展的重要路徑。從檔案介質類型看，檔案可分為傳統形式檔案和數字檔案。從管理方式上看檔案管理經歷了人工管理、電子化管理、信息化管理階段。

檔案信息化是以計算機信息技術為手段，對傳統檔案及檔案管理業務進行變革，實現從紙質檔案向數字檔案的載體形式轉變、人工管理向計算機管理的管理模式轉變，從而提高檔案收集、處理、保管、利用等各個環節的效率。

數字化是計算機信息處理的首要環節。數字化就是通過各種計算機輸入設備將信息輸入計算機系統，轉變為可以被計算機識別和處理的計算機編碼，方便計算機的處理。在檔案信息化中，檔案信息只有通過數字化才能最大限度地發揮檔案信息應有的功能。因此，檔案數字化是檔案信息化的前提條件。

2 企業檔案信息化建設的必要性

2.1 信息資源籌劃的要求

在信息時代，企業的信息需求越來越高，而企業的信息資源缺乏統一的管理和標準，企業信息資源的開發和利用難度較大。而檔案信息化建設能夠提高企業信息發展水平，加強對檔案信息的開發利用，促進檔案信息共享，實現對檔案信息的統一管理和規劃。由此可見，開展檔案信息化建設是企業信息資源籌劃的要求。

2.2 檔案企業現代化發展的要求

受傳統管理模式的影響，企業管理存在著大量的人力、財力和物力浪費的現象，并且，企業傳統檔案管理十分重視對檔案實體的管理，而忽視了信息化的檔案管理，檔案管理質量不高。開展現代化檔案管理能夠加強信息技術在企業管理中的應用，優化檔案信息資源的利用，提高檔案的現代化管理水平，促進企業現代化發展。

3 檔案信息化管理工作的現狀分析

首先，企業進行信息化檔案管理時，缺乏合理的管理制度。目前，較多的單位對檔案管理信息化建設缺少足夠的重視，沒有投入充足的精力規范檔案管理制度。盡管有的單位制定了檔案管理制度，但是在執行的過程中卻存在許多問題，缺乏足夠的深度和廣度。相關部門對職責的認知不足，沒有按照要求進行工作，使得檔案管理信息化只是形式化地存在于單位的管理制度中，失去了實際意義和作用。

其次，相關的資金投入力度不足。由于企業內部沒有重視檔案管理工作，單位的財務部門沒有對檔案管理方面投入更多的資金，并且現有的資金也不足以支撐檔案管理信息化的建設，導致檔案管理部門的工作環境比較破舊，相關的設備較為陳舊。在這種工作環境下，工作人員的工作態度不端正，對工作的熱情和積極性不高，致使檔案管理信息化的建設步伐極為緩慢。

最后，從事檔案管理的人員缺乏足夠的專業素養，導致檔案管理信息化建設出現阻礙。

4 推進檔案管理信息化發展的對策

4.1 從根本上轉變傳統管理理念

用科學的檔案管理信息化理念重新武裝我們的頭腦，正確的引導廣大人民對現代化的檔案管理進行全新的認識，營造出一個適應檔案管理信息化的內部環境和外部環境，重視檔案管理信息化技術，掌握檔案管理信息化技術，培養我們新的檔案管理技能。檔案管理信息化是一個龐大的新世紀工程，它是一個對我們子孫后代都有利的流芳工程。

4.2 加強政策和資金支持

以必要的政策和資金上的支持，加強投入，確保基本建設的順利實施。盡快推動傳統檔案管理向檔案管理信息化的轉變，促進我國檔案管理事業的可持續的發展，健康的發展，快速的發展。近些年來，我國檔案管理信息化的運用，雖然付出了很大的努力，付出了相當的人物財務精力，卻始終還處于初級階段。許多人都沒有意識到“數據環境”在檔案管理信息化系統應用中對模塊功能的重要性，造成開發出來的應用程序功能單一、水平低下。檔案管理信息化建設的基礎和核心是數據的集成。而現在檔案管理信息化系統建設就是從數據庫以及數據文件入手，改善應用數據庫環境，改造成主流的高檔次的主題數據庫和檢索系統。

4.3 堅持數字化標準，加強技術路徑與信息系統維護

檔案信息系統是檔案信息化必然依靠的技術力量，是電子檔案管理的基礎平臺。檔案管理軟件集檔案全文錄入與檢索，圖像、錄音、錄像等多媒體檔案管理，檔案信息統計，檔案借閱利用等多功能于一體。在享受檔案信息系統提供的便利的同時，我們也要意識到，任何一款信息系統都會面臨安全因素的困擾，如信息網絡自身的脆弱性、系統軟硬件故障、通信協議漏洞、外部惡意攻擊、誤操作、其他事故與災害等。檔案專職人員是系統的使用者，也是系統的維護者。要抓住具體的信息系統的特點，充分地使用好該系統，并堅持定期維護升級與危機防范。各單位除了購買和使用現成的檔案信息系統，還具備創新技術手段的自主權。以信息通信技術為例。ICT是采用現代信息化手段實現對檔案信息資源的整合和全面管理，進而提供高效服務的一項重要的技術路徑。信息通信技術融合檔案服務功能，改變傳統檔案實體管理過程中，簡化手工檢索方式，是實現信息化檔案管理、計算機檢索以及高效率查閱和調取利用，是促進檔案信息化、數字化發展，建立“智慧檔案管理”的重要途徑。

因此，要遵照檔案數字化的目的與要求，利用良好的技術手段保障檔案信息系統的運行，在檔案信息處理中兼具規范性與靈活性，不斷提高數字化工作能力。

4.4 加強實現信息資源共享

發展“信息資源共享”是檔案信息化管理的發展趨勢，現代檔案信息化管理要樹立更高更強的奮斗目標，不斷向前發展，企業要對檔案的整理進行結構優化，優化檔案信息資源的布局，進而實現資源共享。

4.5 加強檔案信息化專業人才隊伍建設

檔案信息化建設離不開專業化、高素質的檔案管理人才，掌握以計算機網絡技術為代表的現代信息技術是新時期對檔案管理工作者的基本業務要求。檔案室應結合本單位員工的實際情況，以定期業務培訓、到相關培訓機構進修、開展兄弟館室業務交流等方式，提高檔案管理人員的計算機及對相關硬件設備使用維護、網絡設計與融通、軟件開發與利用、電子檔案信息采集和加工等方面的專業技能，努力建設一支檔案管理和現代信息技術雙過硬的復合型人才隊伍，全方位的提升檔案管理人員的素質與能力。

5 結語

綜上所述，在全球科技快速進步的整體發展形勢下，檔案事業必然要強化信息化建設，這有利于在新時期進一步發展檔案管理事業。所以，在正確的檔案管理理念下，需要通過加強政策和資金支持、堅持數字化標準，加強技術路徑與信息系統維護、加強實現信息資源共享以及專業人才隊伍建設，加快檔案工作與信息社會相融合的步伐，完善信息化建設，最終實現檔案事業的跨越式發展。

參考文獻

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