淺論工程建設期檔案管理存在的問題及對策

黃文鳳

摘 要：工程建設期檔案不僅是工程驗收的重要資料，更是工程運行維修養護的重要依據，文章著重分析工程建設期檔案管理存在的普遍性問題，提出了針對性對策，對促進工程建設期檔案管理工作有重要的借鑒價值。

關鍵詞：工程建設期檔案管理；問題；對策

工程建設期的檔案是在工程建設活動中形成的全部資料，是工程項目建設的重要記錄。如果能對工程建設期檔案進行有效的管理，對工程項目建設發展具有極其重要的意義。然而，在工程項目建設中，檔案管理不僅普遍滯后，而且在建設期的檔案管理中還存在許多問題，所以進行工程建設期的檔案管理中存在的問題及對策的研究是十分必要的。

1 工程建設期檔案管理的重要性

近年來，隨著科學技術進步，工程項目建設數量迅速增加，大到三峽工程、港珠澳大橋，小到一個小小的水庫建設、一條市政公路的修建，無一不體現出工程的惠民作用，這其中更是各類工程建設工作者的智慧和汗水的結晶，是國家基礎設施建設的寶貴財富。一般一個工程項目從前期準備工作到施工建設到投入運行管理過程中不斷產生大量的文件，這些第一手的資料是各個環節的原始記錄，尤其是建設期間形成的施工、監理、檢測資料更是全面、真實、準確地反映工程建設的真實情況。工程檔案雖然不能直接轉化經濟效益，但是其潛在的價值不容忽視。首先，在施工建設過程中，各種檔案資料反映了各參建企業的施工計劃，施工決策的依據；其次，建設期的檔案資料還是竣工驗收及質量評定過程中的重要查考依據之一；然后，在施工過程中，甚至在以后的運行管理中，一旦發生工程問題，檔案資料還是查找問題原因及解決問題的重要憑證和參考資料；最后，建設期的資料，特別是攻艱克難的技術資料更是各領域的科技研究和發展的寶貴經驗和資源。工程項目作為保障民生的重要基礎設施，必須保證其在幾十年到上百年的正常運行，少發生事故甚至不發生事故。尤其是處于山區、海域的工程項目建設所處的氣候、自然環境中的不確定性，工程從可研、立項、建設及運行維護等環節都要做好每一步的資料收集、整理、存檔，確保水利工程檔案的真實性，科學性和完整性，充分發揮其查找、參考、借鑒價值，為工程的建設、運行、發展服務。

2 工程建設期檔案管理中存在的問題

2.1 工程建設期檔案管理重視程度不足

當今社會，承建工程的的參建企業在利益的驅動下，只注重工程項目建設的進度，而不重視工程建設期的檔案管理工作的情況普遍存在。這導致各參建企業嚴重缺乏在工程建設期間對檔案進行管理的意識，造成工程建設期的檔案得不到有效管理和重視，導致工程建設期的檔案管理工作只是限于面子工程的形式主義的工作，甚至在相關的部門蒞臨檢查檔案資料時也只是做好面上工作，應付了之，并沒有在態度上重視檔案資料的管理。

2.2 工程建設期檔案管理人員專業業務能力差

工程建設期檔案管理人員的業務能力直接影響到工程建設期檔案管理工作的有效性和規范性。從我國工程建設期檔案管理工作的現狀可知，工程建設期檔案管理多數是辦公室文員臨時兼顧的工作，其業務能力和素養嚴重不符合檔案管理工作崗位的要求。有些工程建設期檔案管理人員甚至認為他們是被逼無奈接受這又苦又累的吃力不討好工作，或者是認為檔案工作只是簡單的收集而已，并沒有很重視，具有這樣的主觀意識，檔案管理人員又怎么能夠做好工程建設期的檔案管理工作。

2.3 工程建設期檔案管理制度不完善

工程建設期檔案管理制度不完善，是影響工程建設期檔案管理工作有效開展的重要因素之一。當今社會有很多企業都還沒有建立起符合自身行業要求的工程建設期檔案管理制度，導致工程建設期的檔案管理工作不規范、不專業，工程建設檔案資料得不到及時和規范收集歸檔，以及工程建設期檔案丟失等問題出現。因此，必須建立科學合理的工程建設期管理制度，以保障工程建設期的檔案管理工作能夠有效進行。

3 改善工程建設期檔案管理工作的對策

3.1 提高工程建設期檔案管理意識

提高工程建設期檔案管理的重視意識，是工程建設期檔案進行有效管理的基礎，也是執行工程建設期檔案管理制度的有效前提。我們應該從兩個方面培養的工程建設期檔案管理意識：第一、樹立企業管理層的工程建設期檔案管理意識。企業管理層是工程建設管理工作的領導者，只有樹立管理層的工程建設期檔案管理意識，才能有效地開展工程建設期檔案管理工作。第二、培養員工工程建設期檔案管理意識。工程建設期檔案管理工作工作者才是接觸檔案管理的第一人，如果檔案管理工作人員的檔案管理意識薄弱，那就不能滿足工程建設期檔案管理崗位的要求，從而無法勝任工程建設期檔案管理工作。因此，完善工程建設期檔案管理工作需要提高檔案管理的意識。

3.2 提高檔案管理人員的專業業務能力

專業性的檔案管理人員是提升工程項目檔案管理水平的重要保證。工程建設期間，各參建企業應積極組織檔案管理人員參加相應的工程項目檔案管理培訓，及時了解最新的檔案管理要求，學習相關單位的檔案管理的科學性，提高檔案管人員的業務能力，特別是在檔案管理信息化管理下，熟練的計算機和管理軟件的操作能力，確保檔案管理人員的知識專業化，技能多樣化和管理現代化，更好地完成工程項目的檔案管理工作。

3.3 建立完善標準的工程建設期檔案管理制度

標準的工程建設期檔案管理制度是企業在工程建設期檔案管理工作有效開展的基礎。我們應從以下幾個方面建立科學的企業工程建設期檔案管理制度：第一，依據法律法規，根據企業自身實際情況建立符合現代化企業檔案管理要求的制度，讓檔案管理工作有效開展。第二，借鑒拿過檔案“金冊獎”等獎項的工程項目的檔案管理的先進經驗，結合自身的工程特點，建立行之有效的工程建設期檔案管理的管理制度及要求，從制度上使參建企業在工程建設期間就重視檔案的管理。第三，明確要求各參建企業對建設期的特殊環境條件下，盡可能建立符合要求的檔案保存與調閱場所，讓在工程建設期檔案得到最好的保存，以保證這些一手的檔案資料能保存更完善。

4 結束語

工程建設期檔案是工程建設情況的真實記錄，其直接影響著對工程驗收、工程維護及企業健康發展，做好工程建設期的檔案管理工作對企業工程管理具有重要的意義。工程建設期檔案管理工作開展的過程中，發現工程建設期檔案管理中存在的問題要及時處理，并積極尋找解決問題的辦法，讓工程建設期的檔案管理工作得到不斷地改善，從而提高工程建設期檔案管理的效率和質量，為工程建設保存有價值的資料，從而促進我國各行業工程建設更科學發展。

參考文獻

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