淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

張云云

摘 要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展，信息化、數(shù)據(jù)化時代對于我國事業(yè)單位行政管理與工作改革提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理是事業(yè)單位工作的重要內(nèi)容，是事業(yè)單位順利開展工作的最基礎(chǔ)前提。目前我國事業(yè)單位檔案管理問題凸顯，如何基于現(xiàn)實有針對性地進行檔案管理工作創(chuàng)新成為事業(yè)單位發(fā)展的應(yīng)有之義。本文基于我國事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，重點以“微觀—中觀—宏觀”視角分析檔案管理工作現(xiàn)存問題，并基于現(xiàn)實與理論創(chuàng)新，提出可行性解決路徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；對策

經(jīng)濟的快速發(fā)展帶領(lǐng)我國走入信息化時代，也為事業(yè)單位管理工作帶來了新的變革。作為事業(yè)單位順利開展工作的基礎(chǔ)前提，檔案管理工作創(chuàng)新成為事業(yè)單位工作改革、科學(xué)發(fā)展應(yīng)有之義。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

事業(yè)單位是提供社會公共服務(wù)的主要主體，事業(yè)單位能否順利、高效地開展工作是社會能否平穩(wěn)、健康發(fā)展的重要因素。檔案管理工作涉及文件檔案管理及人事檔案管理，記錄著事業(yè)單位發(fā)展歷程，也參與其人力資源這一核心內(nèi)容的管理。檔案管理通過建檔、分類、借閱管理、銷毀等多個環(huán)節(jié)，保證事業(yè)單位在參與社會建設(shè)的過程中既存有歷史記錄以便后續(xù)調(diào)用，也堅持貫徹國家檔案管理制度，保證事業(yè)單位內(nèi)部文件及人事文件不被泄露。總的來說，事業(yè)單位檔案管理關(guān)乎著事業(yè)單位開展工作的核心內(nèi)容，科學(xué)創(chuàng)新檔案管理工作有利于事業(yè)單位科學(xué)、高效地完成日常任務(wù)，有利于事業(yè)單位在社會快速發(fā)展的進程中更好地滿足人民生活需求，有利于社會平穩(wěn)健康發(fā)展。目前，我國事業(yè)單位檔案管理能夠滿足開展工作的日常需要，但隨著信息化、數(shù)據(jù)化時代的到來，檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。以“微觀——中觀——宏觀”視角來審視我國事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)存問題，成為改善檔案管理工作、創(chuàng)新檔案管理的重要環(huán)節(jié)。

2 事業(yè)單位檔案實體管理的內(nèi)容

1）檔案的收集工作。收集檔案是豐富檔案資料的重要組成部分，也是集中檔案管理的先決條件。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展導(dǎo)致了檔案文件的多元化趨勢。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，以聲像、圖片等多媒體方式進行保存記錄，完成文件收集以確保歸檔集合的完整性。2）檔案的整理工作。檔案管理是按照一定的規(guī)律，系統(tǒng)地整理各種碎片文件的過程。文件的分散狀態(tài)轉(zhuǎn)換為系統(tǒng)狀態(tài)，將檔案原文件按有序方式管理。然后利用計算機中的WPS，WORD和其他軟件來參與分類和編目工作。3）檔案鑒定是鑒定檔案價值、確定檔案保存期限、決定檔案保存和銷毀的工作環(huán)節(jié)。檔案館將從復(fù)雜的狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)楦哔|(zhì)量的狀態(tài)，從而提高檔案的存儲。4）檔案保存。檔案存儲是保障文件安全、延長文件使用壽命的紐帶，有關(guān)人員應(yīng)確保檔案的完整性和安全性，確保檔案有序存放，提高檔案傳遞效率，及時利用科學(xué)技術(shù)，為檔案管理提供新的手段。通過網(wǎng)絡(luò)檔案管理員可以直接收集和驗證信息。有關(guān)部門可隨時通過互聯(lián)網(wǎng)向檔案館發(fā)送重要電子文件，或直接將數(shù)據(jù)輸入檔案數(shù)據(jù)庫。

3 解決事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的對策

3.1 建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)

隨著事業(yè)單位檔案管理工作的開展，信息技術(shù)走進了檔案管理工作，發(fā)揮了越來越重要的作用，不僅提高了工作效率，還提高了工作的準確性，直接關(guān)系到檔案管理效果，可見，建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)顯得十分重要，具有重要的意義。建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)需要注意以下幾點，第一，改變傳統(tǒng)管理模式，掌握檔案管理規(guī)律，確保辦事態(tài)度的科學(xué)性，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化，此外，通過建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，還可以進行系統(tǒng)化管理，確保檔案管理工作的順利實施。第二，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合。隨著現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)字化成為檔案管理的主旋律，在檔案管理過程中發(fā)揮了重要的作用，直接關(guān)系到檔案管理的水平，因此，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，可以實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化，達到理想的檔案管理效果。

3.2 加大資金投入，改善管理環(huán)境

在事業(yè)單位檔案管理過程中，設(shè)備配置不合理，辦公條件差是存在的主要問題，為解決此問題，需要加大資金投入，改善管理環(huán)境，確保事業(yè)單位檔案管理工作的順利實施。加大金投入，改善管理環(huán)境需要注意以下兩方面內(nèi)容，一方面，需要加大資金投入，向政府請示經(jīng)費支出，以便具有資金改善工作條件與設(shè)備，加快檔案工作現(xiàn)代化管理進程，達到理想的事業(yè)單位檔案管理效果。另一方面，需要加大對檔案管理的重視程度，改善管理環(huán)境，改善辦公條件，充分發(fā)揮檔案管理人員的主人翁意識，確保檔案管理工作的順利實施，有效解決檔案管理工作開展過程中存在的問題，提高檔案管理質(zhì)量。

3.3 提高事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位檔案檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理效果，提升事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)至關(guān)重要，需要從以下兩個方面著手。首先，需要加大培訓(xùn)力度，開展針對性培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)能力以及管理水平，為檔案管理人員提供專業(yè)的檔案管理知識，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。除此之外，通過加大培訓(xùn)力度，進行崗前培訓(xùn)，崗中培訓(xùn)十分必要，可以有效解決事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，解決問題，提高檔案管理效果。其次，需要建立獎懲機制，通過獎懲手段，規(guī)范員工行為，促進員工不斷學(xué)習(xí)新知識，提升新能力，從而提升事業(yè)單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升檔案管理人員的檔案管理水平。

3.4 加強事業(yè)單位內(nèi)部對檔案管理工作的重視

加強事業(yè)單位對檔案管理工作的重視、確定正確的檔案管理理念是保證事業(yè)單位檔案管理工作科學(xué)高效進行的重要方法。事業(yè)單位上層部門應(yīng)當充分認識到檔案管理工作的重要性，為檔案管理部門指出科學(xué)的管理理念并督促落實。可以通過成立特別領(lǐng)導(dǎo)小組的方式對檔案管理部門的工作進行監(jiān)督指導(dǎo)，采取定期檢查、不定期抽查的方式保證檔案管理工作的正確進行。除此之外，應(yīng)當在員工中積極宣傳檔案管理工作的重要意義，使檔案管理人員對本職工作有更加深入的了解，提高檔案管理人員的工作積極性，使其工作思維更加活躍，為檔案管理工作添加更多思想、新創(chuàng)意，從而為事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展提供更多便利。

3.5 加強檔案管理的保密工作

一般來說，事業(yè)單位接觸的檔案都是保密的，因此在管理工作中應(yīng)注意檔案管理的保密性。特別是檔案保管和機密檔案保管這兩類檔案，需要做好檔案的保密工作，而且在保密檔案的保密程度上也存在一定的差異，在保管秘密的大小上采取不同的措施來保護保密管理。針對涉及國家安全或利益的特殊重要文件，要嚴格防盜管理，特殊設(shè)施、管理人員要妥善保管，做好安全保衛(wèi)工作。

4 結(jié)束語

總而言之，事業(yè)單位想要與時俱進、不斷發(fā)展下去，就要保證檔案管理工作科學(xué)、高效的進行。事業(yè)單位只有對自身檔案內(nèi)容進行充分解讀，提高對單位本身的了解，并依據(jù)自身發(fā)展情況確定未來的發(fā)展道路，才能得到更好的發(fā)展前景。

參考文獻

[1]董志新.簡述事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑[J].人力資源管理，2018（01）：203.

[2]楊春燕.如何有效提升事業(yè)單位檔案管理水平[J].智庫時代，2017（17）：204+206.

[3]趙曉茗.事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策分析[J].現(xiàn)代國企研究，2017（24）：125.

[4]康虹.談機關(guān)、事業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策[J].現(xiàn)代國企研究，2017（24）：166.

[5]徐亞謳.探析事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].才智，2017（34）：222.

[6]黃艷春.事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：100.