在檔案信息化建設過程中引發的思考

黃橙

信息化建設促進了檔案工作的創新，朝著協調、綠色、開放、共享的方向發展。2000年12月中共中央辦公廳明確提出大力加強檔案信息化建設的任務，至今歷時18年，其間經歷了電子公文歸檔、電子文件管理、政府信息公開、推進數字檔案館（室）建設、館際互聯互通、館藏數字化檔案跨地區、跨部門利用等階段，相繼配套出臺了6件部門規章、20多件規范性文件、4項國家標準、24項行業標準。信息化推動我國檔案建設換檔提速，正駛入現代化的“快車道”，我們在檔案達標建設過程中積累了經驗，也引發了一些深入的思考。

1 檔案數字化是行業信息化建設不可或缺的部分

1.1 檔案建設要全面融入信息化浪潮

數字化轉型是各行各業面向未來的戰略性選擇，檔案建設也沿著數字檔案館方向提質增效，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》制定了“到2020年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化”的發展目標。盡管推進起來障礙不少，但技術壁壘正逐一被攻克，OCR全文識別技術掃描快捷，雙層PDF技術使信息利用方便，加解密技術保證了電子文件的安全，信息技術為開發檔案信息資源、實施檔案管理、保護檔案資料、提高檔案利用率提供了強大的工具，檔案建設的現代化水平一步一個臺階。

1.2 各類檔案館（室）要結合需要開展信息化建設

不同行業不同規模的單位對信息化的需求有著較大差異，所建檔案館（室）在升級換代中要注重實效。綜合檔案館遵循2008年發布的《數字檔案館建設指南》，機關檔案室遵循2015年發布的《數字檔案室建設指南》，企業遵循2017發布的《企業數字檔案館（室）建設指南》，按照國家檔案局的指導性文件，建設實用和適用型數字檔案館（室）。并著力推進檔案資源多樣化、存量數字化、增量電子化、利用網絡化、安全高效化、隊伍專業化，發揮出設施設備的最大效益。

1.3 檔案信息化要與本單位信息化建設同步

中辦、國辦在《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中要求“把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規劃，統一部署、同步實施”、“啟動標準檔案室建設，促進機關檔案室硬件建設規范化”。為此，各單位的信息化建設要搞好頂層設計，注重方案的前瞻性、可持續性，結合總體規劃留足發展空間。

2 推進檔案信息化建設的重要意義

2.1 信息化為檔案建設開辟了新領域

信息化使檔案建設在內容、手段、服務方式上均發生了深刻的變化，利用數據庫、數據壓縮、高速掃描等技術手段，將紙質、聲像等傳統介質文件和已歸檔保存的電子文件，系統組織成有序結構的檔案信息庫，形成采集、傳輸、存儲、處理和反饋的閉環。數字檔案館是計算機、互聯網為代表的兩次信息產業發展的成果，隨著物聯網為代表的第三次浪潮襲來，正在謀劃建設的智慧檔案館，將徹底顛覆人們的檔案觀。未來的智慧檔案館，將更加智能化，具備信息感知和協同處置能力，為社會提供檔案信息泛在服務。

2.2 信息化使檔案信息有了新載體

傳統檔案以實物形式，包括紙質檔案、甲骨、竹簡、縑帛、膠片、磁帶、光盤和其它實物形式的非紙質檔案，在保存和利用上受到很大局限，盡管精心做好“八防”，但仍易損毀和滅失。數字檔案館為傳統檔案資源建立了數字鏡像和利用平臺，以館藏數字化檔案、原生電子檔案為核心，包括檔案目錄數據庫、檔案載體信息庫等新型檔案的內容信息與載體信息。在檔案日常管理中，實體檔案分布在庫房，數字化檔案集中在數據中心，設立專用服務器，數字化檔案信息存放在磁盤陣列組，并預備一個硬盤備份，為解決海量數據的處理與存儲問題，還將用到云計算和云存儲技術。2017年底全國數字化檔案資源已達2243萬GB，為檔案信息系統整合、資源大數據共享創造了條件。

2.3 信息化為檔案服務搭建了新平臺

信息化為檔案系統迎來開門辦館的歷史時期，開啟了社會化服務的新紀元。特別是在移動通訊網、廣播電視網、互聯網三網業務應用融合的條件下，將更加凸顯低成本、高效率的信息資源共享利用功能。全國開放檔案信息資源共享平臺已面向社會開通運行，現有40多家檔案館上傳數據102萬條，制作發布專題170多個，未來將有更多信息源接入到這個平臺。就是普通檔案館（室）利用OA系統、單位網站、黨政網、手機短信、微信公眾號等信息傳輸管道，也能達到基本的檔案開發利用便捷化目的。

2.4 信息化為檔案管理增添了新成效

各種管理軟件的系統配置吸收并優化了傳統檔案管理的經驗，涵蓋全宗、群組、用戶、工作流程、檔案移交、實體分類等模塊，將檔案資源信息手工錄入或數據導入電腦，軟件自動完成編目、分類、整理、保存等系列操作，減少了歸檔過程的繁瑣；系統提供目錄檢索、高級檢索、全文檢索、跨全宗檢索等搜索功能，自動化檢索，能夠迅速、準確定位到目標文件，提高了查閱檔案的效率；系統以多元化的檔案資源為管理對象，將檔案信息數字化和網絡查閱服務列入檔案管理的重要內容，在各檔案部門互聯互通的基礎上，逐步實現檔案部門與其他部門、政務信息到業務數據的互聯互通，最終實現檔案數據的互通。

3 補齊檔案信息化建設中的短板

3.1 走出檔案建設認識的誤區

在不少人的潛意識中，檔案部門被邊緣化，認為檔案建設非單位主業，不重視檔案信息化投入。要解決認識不到位的問題，可采取：一是結合本單位的普法工作，加強對檔案法規的宣傳與學習，將檔案建設提升到法制化高度；二是檔案部門積極服務于本單位的中心工作，發揮檔案工作在社會、經濟建設中的重要作用，轉變人們對檔案建設的認識；三是各級檔案局加強檔案執法檢查，以查促建，倒逼各單位開展檔案館（室）達標建設。

3.2 培養檔案工作復合型人才

各單位都普遍存在檔案管理員對數字化設備不會用、信息技術基礎差的問題，切合實際的解決辦法：一是強化檔案系統內新知識、新技術的繼續教育，尤其是信息技術培訓，提高檔案管理員的綜合業務能力；二是依托數字檔案管理軟件和信息化設備供貨方，為用戶單位提供技術培訓，將技術升級和設備維護寫進后續服務合同；三是整合本單位的技術骨干力量，共同參與檔案信息化建設，搞好單位內部人員的學習與交流。

3.3 彌補檔案管理上的不足

目前，很多單位的檔案管理還處在從手工操作過渡到人機交互的模式，檔案管理員安于現狀，新設備、新技術未得到充分應用；在歸檔上，還存在只重實體檔案，忽視電子文件收集的傾向；對檔案信息的互聯互通、共享利用，安全隱患防范不夠。相應的整改措施：一是將檔案信息化納入績效考核，建立激勵機制，杜絕檔案管理員“穿新鞋走老路”；二是檔案管理部門提供技術援助和業務咨詢，通過專業指導規范檔案管理；三是建立信息安全機制，運用加密技術手段，為互聯互通網絡安全保駕護航。

3.4 健全單位的立卷歸檔制度

檔案征集方面的制度建設是薄弱環節，因此，不少人的檔案意識淡漠，不建檔、不歸檔的現象在各單位的部門中不同程度地存在。為了徹底整治可行的方案是：一是制訂內容比較細化、易于操作的立卷歸檔制度，形成鋼性約束；二是配合采取適當行政措施，如實行立卷歸檔評價制等，促進檔案進館率；三是檔案管理員主動作為，提前介入，指導各部門人員建檔。

參考文獻

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