船舶檔案數字化現狀及對策分析

張嵐熙

摘 要：做好船舶檔案的數字化管理，有利于實現船舶管理的網絡化、資源信息化和服務智能化。本文通過介紹船舶檔案數字化的重要性，結合我國船舶檔案數字化的現狀，深入分析了實現我國船舶檔案數字化進一步發展的有效策略。

關鍵詞：船舶檔案；數字化；對策分析

1 引言

近年來，隨著現代信息技術的快速發展，檔案數字化作為一種新型的檔案信息形態被廣泛的應用到各個領域。船舶檔案數字化指的是將依賴于各種載體的船舶檔案資源以數字化的方式進行存儲，以網絡化的形式進行互聯，再通過計算機信息系統進行統一的管理，最終實現資源智能化的提取、利用和共享。現階段，我國船舶檔案的數字化工作普遍存在耗費周期長、技術難度高、任務要求多的特點，因此其發展過程受到了來自各個方面的限制。如何提高相關人員對船舶檔案數字化的重視程度，充分發揮現代化信息技術的作用，使船舶檔案數字化的發展速度滿足各方需要，是推動船舶檔案數字化進一步發展需要解決的重要問題。

2 船舶檔案數字化的重要性

與傳統的紙質船舶檔案相比，數字化船舶檔案具有明顯的優勢，因而在今后的船舶檔案管理工作中就顯得尤為重要。第一，增加了信息的存儲。船舶檔案涵蓋了船舶信息的方方面面，通過文字錄入、圖像掃描等多媒體技術將原有的紙質檔案進行數字化轉換，極大地減少了物理存儲空間的占用，此外利用計算機技術、數據庫技術等也極大地提升了檔案信息的存儲容量。第二，提升了利用效率。由于傳統紙質檔案管理的封閉性，環保、海事、質檢等各個部門，各船舶運營企業之間無法實現信息共享，因此普遍存在“信息孤島”的現象。通過船舶檔案的數字化管理，實現了船舶檔案的快速檢索、實時共享、動態更新，有效提升了管理人員的工作效率，此外不同單位和部門之間還可以進行船舶檔案的異地調取、多地備份，充分提高了船舶檔案的利用率。第三，提高了檔案的安全性。傳統的船舶檔案以紙質為載體，很容易出現丟失、被盜、損毀的現象，通過船舶檔案的數字化存儲和數字化管理，一方面有效的減少了外部環境因素對檔案造成的損害，另一方面通過減少人員對檔案的直接接觸，有效的避免的人為的故意損壞。此外，如果能夠實現多種信息安全手段的靈活運用，就可以有效的防范病毒入侵，保障數字化船舶檔案的數據安全、網絡安全、系統安全、應用安全。

3 我國船舶檔案數字化的現狀

隨著我國船舶檔案的數量和檔案管理工作量的不斷加大，實現船舶檔案數字化已經成為船舶檔案管理工作發展的必然趨勢。但是從目前我國船舶檔案管理工作的發展情況來看，其數字化進程仍然受到多種客觀因素的限制，其逐漸暴露出的安全隱患也受到社會大眾的廣泛關注。第一，制度標準不完善。現階段船舶檔案數字化管理制度的缺失使得相關部門及單位在發展船舶檔案數字化時缺乏統一的標準，特別是檔案的存儲和管理缺乏統一的技術規范，影響了檔案信息的互聯和共享。第二，管理隊伍專業水平不足。目前我國大部分從事船舶檔案管理的工作人員往往是其他業務部門的兼職人員，或退居二線的工作人員，嚴重缺乏現代信息技術的相關知識和專業技能，因此限制了船舶檔案數字化的發展。第三，安全問題。作為船舶檔案數字化發展進程中最為突出的問題，導致其出現的主要原因還是現有的船舶檔案數字化系統的不完善，信息安全管理措施的不到位，各種系統漏洞給不法分子提供了可乘之機，各種系統故障也使其不能保持安全穩定的運行，因此信息大面積丟失或損毀的現象時有發生。

4 船舶檔案數字化的對策分析

4.1 完善相關制度規范

國家相關部門應該加快船舶檔案數字化相關法律法規的完善進程，特別是針對數字化檔案的信息共享和網絡互連需要遵守的基本技術規范、數據標準和操作規程，從技術層面保證整體的協調統一。船舶企業的檔案管理部門也應該根據國家的法律法規和行業的制度規范，結合企業自身發展的實際情況，完善企業內部的船舶檔案數字化規章制度，比如電子文件的處理流程規范、保密制度、問責制等，實現對多種載體的檔案采取通用的存儲格式，在進行檔案管理時要確保網絡傳輸與數據庫存儲的安全。

4.2 加強管理團隊建設

船舶檔案管理團隊專業水平的提高是促進船舶檔案數字化快速發展的重要動力。船舶企業一方面應該積極引進既熟悉現代信息技術、通信技術，有掌握一定檔案管理知識及技能的專業化人才，另一方面還應該積極開展有效的技能培訓，讓管理人員熟悉檔案管理的基本原則和基本方法，引導其進行技術創新或管理方法的改革。此外，企業還應該特別注意開展對員工的安全教育工作，樹立檔案保密意識，提升思想道德和職業素養水平。

4.3 保障系統運行安全

在船舶檔案數字化的發展過程中還應該不斷推進信息安全管理技術的研究，從而為船舶檔案數字化信息系統的運行提供強有力的安全保障。第一，安裝病毒防范軟件，及時發現系統漏洞并處理，避免信息被非法竊取和利用。第二，做好系統故障的應急處理措施，避免信息的丟失或損毀。第三，對檔案資源進行加密處理，對管理人員實行權限分級制度，保證事故發生后能夠追溯到事故源頭，方便后續事故處理的開展。

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