城鄉居民基本養老保險檔案管理問題及策略思考

張植平

摘 要：城鄉居民基本養老保險作為一項重大惠民政策，為我國城鄉居民安享晚年發揮了重要的作用。城鄉居民基本養老保險檔案是城鄉居民養老保險經辦過程中產生的資料，做好城鄉居民基本養老保險檔案的規范化、標準化、信息化建設，既有利于為不同階段的養老金繳納與發放提供政策依據，也有利于為城鄉居民維護自身合法權益提供保障。基于此，本文對城鄉居民基本養老保險檔案管理進行了綜合性分析，并提出了相關策略，以供參考。

關鍵詞：城鄉居民基本養老保險；檔案管理；問題；策略

1 城鄉居民基本養老保險檔案管理概述

城鄉居民基本養老保險是城鄉居民實現老有所養的重要途徑之一，也是我國維護社會穩定、提高社會總體福利的重要舉措。城鄉居民基本養老保險檔案是指各級保險經辦機構在辦理城鄉居民保險業務中產生的資料，主要包括城鄉居民基本養老保險業務文件材料、基金管理材料、文書材料以及城鄉居民基本養老保險工作中形成的電子文件材料、聲像材料、獲得的各種榮譽等。其中，業務文件材料包括城鄉居民基本養老保險管理類、城鄉居民養老保險費征繳類、城鄉居民養老保險待遇類、城鄉居民養老保險統計報表類等[1]。

作為以生命周期為度量的險種，城鄉居民基本養老保險檔案是一項跟蹤記錄居民一生養老保險軌跡的檔案，其檔案管理有以下四大特點：第一，涉及人數廣。作為一項普惠的政策，城鄉居民社會養老保險參保人數遠超一般保險參保人數。第二，涉及內容多。由于基本養老保險的繳納周期較長，故檔案中涉及了居民方方面面的資料。第三，變動較大。城市化使得流動人口變多，養老保險跨區域轉移成為常態。第四，緊依政策。依據城鄉居民基本養老保險政策的不同，檔案管理要做相應調整。

2 城鄉居民基本養老保險檔案管理的重要性

城鄉居民基本養老保險檔案是城鄉居民養老保險經辦過程的活化石，是城鄉居民養老保險管理工作最重要的依據，其保存質量關系到每位居民的切身利益，做好城鄉居民基本養老保險檔案管理工作，有著極其重要的意義。第一，做好城鄉居民基本養老保險檔案管理工作，有利于檔案的規范化、標準化、信息化建設。隨著城市化進展的不斷深入與參保人數的不斷增多，建立規范化、標準化、信息化的城鄉居民基本養老保險檔案管理系統有利于提高保險經辦機構工作效率，為城鄉居民提供更高質量服務[2]。第二，做好城鄉居民基本養老保險檔案管理工作，有利于為不同階段的養老金繳納與發放提供政策依據。第三，做好城鄉居民基本養老保險檔案管理工作，有利于為城鄉居民維護自身合法權益提供依據。城鄉居民基本養老保險檔案在設立時經過了合法合規性審查，具有較強的法律效力，可以在發生糾紛時作為城鄉居民維護自身合法權益的佐證材料。

3 目前城鄉居民基本養老保險檔案管理存在的問題

基于城鄉居民基本養老保險檔案記錄年限橫跨周期長、涉及人員及內容廣、變動大、緊依政策等特點，隨著時代發展，城鄉居民基本養老保險檔案在管理的過程中，不可避免地存在一些問題。首先，城鄉居民基本養老保險檔案管理意識不足。有的領導忽視檔案管理工作，對檔案管理專業人員配備方面不夠重視，導致檔案管理人員專業素質低、管理混亂，檔案管理質量低下；有的檔案管理人員認為檔案管理工作重復性強、枯燥無味、不能產生直接經濟價值，對檔案管理工作態度消極；還有的檔案管理人員將重心放在處理日常事務性工作上，疏于對檔案定期整理[3]。其次，城鄉居民基本養老保險檔案管理制度不完善。城鄉居民基本養老保險工作覆蓋面廣，各地區檔案管理制度發展不平衡，受限于各地區的發展情況，全國難以有統一的檔案管理標準，導致部分偏遠鄉鎮檔案信息統計不全面、檔案資料缺失現象時有發生，為后期的檔案統一錄入、系統化管理設置了障礙。最后，城鄉居民基本養老保險檔案信息化程度低。一方面，由于城鄉居民基本養老保險檔案管理時限較長、政策變動大，并且涉及大量紙質文檔，檔案信息化工作面臨巨大人力物力投入；另一方面，信息化對檔案的標準化要求較高，檔案的分類、歸檔、銷毀等流程的混亂導致了信息化工作難以開展。

4 完善城鄉居民基本養老保險檔案管理的相關策略

4.1 強化意識

正確的認識是積極行動的前提。城鄉居民基本養老保險檔案管理作為辦理保險業務中產生的有效憑證，其內容的準確與完整關系到每位參保人的最終利益。在居民基本養老保險檔案管理過程中，部門領導應當認識到保險檔案管理的重要性，注入更多精力于檔案管理工作中去。應當做好動員與宣傳工作，改變城鄉居民基本養老保險檔案管理人員對檔案管理工作枯燥無味、經濟價值低的思維定勢，從城鄉居民基本養老保險發展的長遠角度為其工作賦予積極價值，增強職工對崗位的認同感，提高工作主動性，激發職工創造性思維[4]。人事部門應當招入更多檔案管理專業人才，重視對現有檔案管理人員的專業化培訓，適當提高檔案管理人員薪資待遇。檔案管理人員應當改變工作作風，注重自我檔案管理能力的提升，主動學習相關知識。

4.2 完善制度

由于城鄉居民基本養老保險檔案管理自身的長周期特性，建立一套符合實際、標準明晰、步驟科學、流程暢通的城鄉居民基本養老保險檔案管理制度有利于形成規范、有序、易追溯的檔案材料，提高檔案管理效率[5]。一方面，檔案管理機構應根據《檔案法》和《社會保險法》等相關政策法規，制定本單位保險檔案目錄，細化各目錄分支資料的具體管理規則，促進檔案管理工作規范性操作，提高管理水平。另一方面，對存檔的城鄉居民基本養老保險檔案展開定期抽查，根據其規范程度，將抽查結果納入考核指標，制定相關獎懲措施，提高檔案管理制度剛性。

4.3 加大投入

隨著投保人數及檔案資料的不斷增加，主動應用現代信息化技術，提高城鄉居民基本養老保險檔案管理水平是檔案管理發展的必然趨勢。城鄉居民基本養老保險檔案管理工作的信息化建設離不開各經辦機構對檔案管理的投入與支持。面對當前信息化水平較低的現狀，應當為城鄉居民基本養老保險檔案管理人員提供計算機等硬件支持和城鄉居民基本養老保險檔案管理系統等軟件支持。利用檔案管理系統促進檔案的規范化、程序化、便捷化管理，通過運用互聯網工具，做好檔案信息的共享工作，為城鄉居民查詢基本養老保險檔案提供便利，多角度挖掘養老保險檔案價值。

5 結語

做好城鄉居民基本養老保險檔案管理工作是保障居民切身利益，服務居民老年生活的重要活動之一。面對當前城鄉居民基本養老保險檔案管理存在的管理意識不足、管理制度不完善、管理信息化程度較低等問題，本文提出從強化單位領導及檔案管理人員對檔案管理重要性認識的意識、完善城鄉居民基本養老保險檔案管理制度、從人才與基礎軟硬件設施方面加大對城鄉居民基本養老保險檔案管理的投入等措施，多措并舉做好城鄉居民基本養老保險檔案管理工作。

參考文獻

[1]張家新.基于信息化建設的城鄉居民養老保險檔案管理探析[J].人才資源開發，2018（06）：39-40.

[2]周海艾.淺析新形勢下如何做好基層城鄉居民養老保險檔案管理工作[J].辦公室業務，2018（03）：90.

[3]吳艷玲.淺談以信息化建設為基礎建設的城鄉居民養老保險檔案管理[J].才智，2017（31）：240.

[4]吳艷玲.淺析城鄉居民社會養老保險檔案管理工作[J].才智，2017（28）：241.

[5]羅曉麗.做好城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的若干思考[J].就業與保障，2017（17）：26-27.