淺析當前醫(yī)院檔案管理的困境與對策

杜新文

摘 要：隨著近些年我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作面臨了很多新的境遇和挑戰(zhàn)，現有的醫(yī)院檔案管理體制下，存在一定的問題阻礙了醫(yī)院檔案管理水平的發(fā)展。本文的研究中從當前醫(yī)院檔案管理工作的困境著手，針對性的提出了加強和改進對策，以期能夠更好的促進該項工作的開展。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；困境；對策

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院各項活動的真實記錄，同時也是國家檔案資源的重要組成部分之一。完善的醫(yī)院檔案管理工作不僅有助于醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，而且能夠對整個國家的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)產生積極的推進作用，對整個社會的和諧發(fā)展和人民的生活水平改善意義重大。隨著近些年我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展蒸蒸日上，在醫(yī)院檔案的管理工作中逐漸暴露出一些問題，下面本文將針對這些問題進行研究和探索。

1 醫(yī)院檔案管理當前的困境

1）醫(yī)院管理層檔案管理意識淡薄。部分醫(yī)院管理層缺乏對檔案管理的基本認識，認識不全面導致重視程度不足，存在重視業(yè)務輕視檔案的問題。很多醫(yī)院主管簡單的認為檔案管理只是資料歸檔，沒有技術含量，且需要有關資料時可以通過聯系當事人的方式獲取，因此沒有對檔案管理工作給予足夠的重視。而事實上，醫(yī)院檔案管理工作對醫(yī)療糾紛的解決、醫(yī)院教學科研、醫(yī)院人力資源分配甚至是整個醫(yī)院的管理工作都有著非常重要的作用。很多醫(yī)院不能將檔案管理工作納入到日常重點工作當中，對檔案工作的完善更是少之又少。

2）對檔案管理的資源投入不足。很多醫(yī)院在檔案管理方面投入的資源不足，現代化的管理手段運用較少。更多的醫(yī)院在激烈的行業(yè)競爭中選擇將主要資金投入到醫(yī)療設備的購買或改善醫(yī)院基礎建設方面，對檔案管理條件和環(huán)境的改善關注較少。特別是在科研經費方面，盡管醫(yī)院在醫(yī)療技術方面的研究較多，但是卻很少給檔案管理現代化和信息化工作方向安排經費。還有的醫(yī)院以醫(yī)療用房緊張等理由擠占檔案管理用房，造成檔案用房資源嚴重不足、檔案管理設備陳舊。有的醫(yī)院給檔案管理提供的存放地點和資源環(huán)境較差，不利于檔案的存放和使用。這些問題都會不同程度的造成醫(yī)院檔案資源的流失，從而制約檔案管理工作的開展并影響其作用發(fā)揮。

3）醫(yī)院檔案材料移交、收集不及時。根據檔案管理的有關制度規(guī)定，各類檔案材料的歸檔都有著一定的時效性和歸檔要求。但是當前很多醫(yī)院的資料都分散在不同的職能部門或科室，歸口管理效果差，對檔案資料的認識不統一，缺少清晰的檔案材料目錄，給檔案資源的收集和后期使用帶來了很大的難度。同時，由于很多部門缺少資料歸檔和移交的意識，有一部分資料長期滯留在相關科室，不能及時送到檔案管理部門，導致檔案資源的保管和使用效果無法實現，檔案管理工作作用受到影響。

4）醫(yī)院檔案管理制度不健全。相對于其他科室，醫(yī)院的檔案管理部門在制度和體系方面都有所欠缺。很多應有的檔案管理規(guī)章都沒有被納入到醫(yī)院管理制度和體系當中，造成管理制度不完善，崗位責任和職責無法落實，從而導致了檔案的流失。同時我們注意到，當前醫(yī)院檔案管理工作整個業(yè)內都缺乏一套完善、高效、規(guī)范的管理制度體系，缺少明確、統一的管理規(guī)則，很多檔案生成后無法及時管理，進而導致了資源浪費和丟失。

5）檔案管理學科人才建設落后于工作需要。醫(yī)院的檔案管理職責一般屬于院長辦公室，相較于其他管理人員和專業(yè)技術人員，檔案管理崗位一般沒有專業(yè)人員從事，大都由其他辦公室人員或文秘兼任，人員隊伍的穩(wěn)定性和素質都較差。很多醫(yī)院人手比較緊張，具有檔案管理水平的人員又少，只能在管理工作中被動的完成基本任務，缺乏創(chuàng)新思維，對檔案管理工作的進步有一定影響。特別是近些年信息技術的發(fā)展和“互聯網+”技術的應用，醫(yī)院檔案管理工作必須向著信息化、智能化、全面化的方向發(fā)展，但是現有的人員受到文化程度和知識水平的影響，很難適應現代化的管理方法，因此工作效率和效果難以提升。

2 加強和改進醫(yī)院檔案管理的對策

1）多管齊下，增強醫(yī)院上下的檔案意識。從醫(yī)院的管理決策層到醫(yī)院各部門的員工，都應當樹立起對檔案工作的重視，轉變觀念，努力適應現代化的管理形式，從自身做起支持檔案管理工作，積極主動地參與到檔案管理工作中來，配合工作的開展。檔案管理人員應當盡可能的宣傳檔案管理工作的意義，利用宣傳欄、例會等途徑引起各部門的重視，必要時通過考核掛鉤來促進檔案管理工作的順利開展。

2）加大投入，實現檔案現代化管理。隨著當前醫(yī)療過程的復雜程度不斷提升，醫(yī)院檔案管理工作量也在加大，大量電子病歷、音頻資料的出現和使用加大了檔案管理工作的難度，傳統的工作方法不僅無法勝任管理工作，而且明顯落后于時代的發(fā)展。因此，各醫(yī)院應當加大檔案管理設備的投入和使用，適時引入先進的設備和技術，根據具體情況實現檔案的現代化管理。運用先進的計算機檔案管理軟件，改變傳統手工管理過程，提升管理效率。通過先進管理設備技術的運用，讓復雜的管理工作化繁為簡，減少不必要的工作量，改善管理環(huán)境。

3）認真做好檔案材料的日常收集。應當將檔案材料的收集工作融入到醫(yī)院的管理工作全過程當中，建立檔案資料的收集和移交制度，通過制度保障檔案材料的歸檔流程，明確各個部門完成檔案歸檔的時間節(jié)點和要求，將歸檔工作和歸檔職責納入考核辦法，督促各個部門在檔案資料形成后及時遞交檔案管理部門，適時、完整的完成檔案資料的建立和整理。

4）健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。檔案管理的制度對檔案管理的效果有直接的影響，醫(yī)院應當有效的降低檔案管理工作的隨意性，結合自身工作和管理實際，為醫(yī)院的檔案管理規(guī)范化提供必要保障。檔案管理人員要結合有關法律法規(guī)規(guī)范自身的工作過程，完善各項規(guī)章制度的執(zhí)行，讓自己工作的各個環(huán)節(jié)有章可循。同時，要給醫(yī)院的各個部門提出要求，必須指定專門的檔案管理兼職人員，明確其責任和義務，將管理工作落實到具體人，減少工作中出現的推諉和效率不高的問題。

5）提高檔案管理人員素質。檔案管理人員的素質與醫(yī)院檔案管理水平有直接關系，因此應當在條件允許的情況下，盡可能招聘專業(yè)對口的從業(yè)人員完成檔案管理工作。對既有的崗位工作人員也應當注重對其的培訓和提升，強化工作人員素質，從而最大限度的滿足崗位要求和醫(yī)院檔案事業(yè)需要。要鼓勵檔案管理人員多參加繼續(xù)教育課程，加強其各反面技術的提升和改進，為現代化科學化管理打下基礎。

3 結語

檔案管理工作對醫(yī)院的整體發(fā)展和可持續(xù)進步有重要的意義。各醫(yī)院應當充分重視本文中提出的檔案管理方面的問題，及時糾偏改善，提升檔案管理工作成效，充分發(fā)揮管理效果，促進其為醫(yī)院的各項工作奠定堅實的基礎。

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