淺析當前醫院檔案管理的困境與對策

杜新文

摘 要：隨著近些年我國醫療衛生事業的不斷發展，醫院檔案管理工作面臨了很多新的境遇和挑戰，現有的醫院檔案管理體制下，存在一定的問題阻礙了醫院檔案管理水平的發展。本文的研究中從當前醫院檔案管理工作的困境著手，針對性的提出了加強和改進對策，以期能夠更好的促進該項工作的開展。

關鍵詞：醫院；檔案管理；困境；對策

醫院檔案作為醫院各項活動的真實記錄，同時也是國家檔案資源的重要組成部分之一。完善的醫院檔案管理工作不僅有助于醫院的可持續發展，而且能夠對整個國家的醫療衛生事業產生積極的推進作用，對整個社會的和諧發展和人民的生活水平改善意義重大。隨著近些年我國醫療衛生事業的發展蒸蒸日上，在醫院檔案的管理工作中逐漸暴露出一些問題，下面本文將針對這些問題進行研究和探索。

1 醫院檔案管理當前的困境

1）醫院管理層檔案管理意識淡薄。部分醫院管理層缺乏對檔案管理的基本認識，認識不全面導致重視程度不足，存在重視業務輕視檔案的問題。很多醫院主管簡單的認為檔案管理只是資料歸檔，沒有技術含量，且需要有關資料時可以通過聯系當事人的方式獲取，因此沒有對檔案管理工作給予足夠的重視。而事實上，醫院檔案管理工作對醫療糾紛的解決、醫院教學科研、醫院人力資源分配甚至是整個醫院的管理工作都有著非常重要的作用。很多醫院不能將檔案管理工作納入到日常重點工作當中，對檔案工作的完善更是少之又少。

2）對檔案管理的資源投入不足。很多醫院在檔案管理方面投入的資源不足，現代化的管理手段運用較少。更多的醫院在激烈的行業競爭中選擇將主要資金投入到醫療設備的購買或改善醫院基礎建設方面，對檔案管理條件和環境的改善關注較少。特別是在科研經費方面，盡管醫院在醫療技術方面的研究較多，但是卻很少給檔案管理現代化和信息化工作方向安排經費。還有的醫院以醫療用房緊張等理由擠占檔案管理用房，造成檔案用房資源嚴重不足、檔案管理設備陳舊。有的醫院給檔案管理提供的存放地點和資源環境較差，不利于檔案的存放和使用。這些問題都會不同程度的造成醫院檔案資源的流失，從而制約檔案管理工作的開展并影響其作用發揮。

3）醫院檔案材料移交、收集不及時。根據檔案管理的有關制度規定，各類檔案材料的歸檔都有著一定的時效性和歸檔要求。但是當前很多醫院的資料都分散在不同的職能部門或科室，歸口管理效果差，對檔案資料的認識不統一，缺少清晰的檔案材料目錄，給檔案資源的收集和后期使用帶來了很大的難度。同時，由于很多部門缺少資料歸檔和移交的意識，有一部分資料長期滯留在相關科室，不能及時送到檔案管理部門，導致檔案資源的保管和使用效果無法實現，檔案管理工作作用受到影響。

4）醫院檔案管理制度不健全。相對于其他科室，醫院的檔案管理部門在制度和體系方面都有所欠缺。很多應有的檔案管理規章都沒有被納入到醫院管理制度和體系當中，造成管理制度不完善，崗位責任和職責無法落實，從而導致了檔案的流失。同時我們注意到，當前醫院檔案管理工作整個業內都缺乏一套完善、高效、規范的管理制度體系，缺少明確、統一的管理規則，很多檔案生成后無法及時管理，進而導致了資源浪費和丟失。

5）檔案管理學科人才建設落后于工作需要。醫院的檔案管理職責一般屬于院長辦公室，相較于其他管理人員和專業技術人員，檔案管理崗位一般沒有專業人員從事，大都由其他辦公室人員或文秘兼任，人員隊伍的穩定性和素質都較差。很多醫院人手比較緊張，具有檔案管理水平的人員又少，只能在管理工作中被動的完成基本任務，缺乏創新思維，對檔案管理工作的進步有一定影響。特別是近些年信息技術的發展和“互聯網+”技術的應用，醫院檔案管理工作必須向著信息化、智能化、全面化的方向發展，但是現有的人員受到文化程度和知識水平的影響，很難適應現代化的管理方法，因此工作效率和效果難以提升。

2 加強和改進醫院檔案管理的對策

1）多管齊下，增強醫院上下的檔案意識。從醫院的管理決策層到醫院各部門的員工，都應當樹立起對檔案工作的重視，轉變觀念，努力適應現代化的管理形式，從自身做起支持檔案管理工作，積極主動地參與到檔案管理工作中來，配合工作的開展。檔案管理人員應當盡可能的宣傳檔案管理工作的意義，利用宣傳欄、例會等途徑引起各部門的重視，必要時通過考核掛鉤來促進檔案管理工作的順利開展。

2）加大投入，實現檔案現代化管理。隨著當前醫療過程的復雜程度不斷提升，醫院檔案管理工作量也在加大，大量電子病歷、音頻資料的出現和使用加大了檔案管理工作的難度，傳統的工作方法不僅無法勝任管理工作，而且明顯落后于時代的發展。因此，各醫院應當加大檔案管理設備的投入和使用，適時引入先進的設備和技術，根據具體情況實現檔案的現代化管理。運用先進的計算機檔案管理軟件，改變傳統手工管理過程，提升管理效率。通過先進管理設備技術的運用，讓復雜的管理工作化繁為簡，減少不必要的工作量，改善管理環境。

3）認真做好檔案材料的日常收集。應當將檔案材料的收集工作融入到醫院的管理工作全過程當中，建立檔案資料的收集和移交制度，通過制度保障檔案材料的歸檔流程，明確各個部門完成檔案歸檔的時間節點和要求，將歸檔工作和歸檔職責納入考核辦法，督促各個部門在檔案資料形成后及時遞交檔案管理部門，適時、完整的完成檔案資料的建立和整理。

4）健全檔案管理制度，規范檔案管理行為。檔案管理的制度對檔案管理的效果有直接的影響，醫院應當有效的降低檔案管理工作的隨意性，結合自身工作和管理實際，為醫院的檔案管理規范化提供必要保障。檔案管理人員要結合有關法律法規規范自身的工作過程，完善各項規章制度的執行，讓自己工作的各個環節有章可循。同時，要給醫院的各個部門提出要求，必須指定專門的檔案管理兼職人員，明確其責任和義務，將管理工作落實到具體人，減少工作中出現的推諉和效率不高的問題。

5）提高檔案管理人員素質。檔案管理人員的素質與醫院檔案管理水平有直接關系，因此應當在條件允許的情況下，盡可能招聘專業對口的從業人員完成檔案管理工作。對既有的崗位工作人員也應當注重對其的培訓和提升，強化工作人員素質，從而最大限度的滿足崗位要求和醫院檔案事業需要。要鼓勵檔案管理人員多參加繼續教育課程，加強其各反面技術的提升和改進，為現代化科學化管理打下基礎。

3 結語

檔案管理工作對醫院的整體發展和可持續進步有重要的意義。各醫院應當充分重視本文中提出的檔案管理方面的問題，及時糾偏改善，提升檔案管理工作成效，充分發揮管理效果，促進其為醫院的各項工作奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1]韋孟知.淺析醫院財務檔案管理面臨的困境及解決辦法[J].中國管理信息化，2018，21（08）：175-176.

[2]陳婧婧，尹遠芳，肖俊杰.當前醫院檔案管理的困境與對策[J].蘭臺世界，2017（24）：42-44.

[3]陸偉華.醫院數字化檔案建設面臨的困境及消解方法分析[J].管理觀察，2016（07）：190-192.

[4]袁天驕.醫院行政檔案管理面臨的困境與應對路徑[J].人才資源開發，2015（12）：17.

[5]余文.當前醫院財務檔案管理的困境及改善建議[J].中國管理信息化，2015，18（05）：61-62.

[6]楊峰.淺議當前醫院財務檔案管理的困境及改善建議[J].科學中國人，2014（16）：176.