論企業費用申請報銷流程的優化

盧 娟

（作者單位:浙江偉明環保股份有限公司）

不僅僅是領導眼中，甚至財務人員自己也會認為費用報銷簡單、瑣碎、重復，遠遠不如預算、合并、報表等等聽起來高大上，費用報銷都是最基礎的財務工作，不易引起重視。然而費用報銷的工作量占會計核算工作量的百分之七十以上，對于企業而言，這也是是一項重要的工作。費用報銷的過程不僅僅是財務部門的事情，涉及企業員工、分管領導、財務人員，如何把簡單重復的工作流程進行設計，把費用報銷的每一個環節進行分解放大，重新進行作業設計，大大節約相關人員工作量，這是本文予以探討的。在一般的中小企業中，費用報銷人員在事項完結后，根據所需報銷的項目和金額填寫一份費用報銷單，并在一張白紙上把要報銷的發票粘貼好。報銷人員找分管領導簽字、審批，然后把報銷單交到財務部。會計拿到報銷單后會審核費用報銷項目是否合理、發票是否正規、金額是否準確、是否在預算范圍內、審批流程是否完整。通過后，會計將費用報銷單交給出納付款，出納付款后再將再將報銷單交給會計做賬。

傳統的流程在日益智能化時代顯得落后，浪費很多人力物力。一方面，報銷單一般由部門領導、分管總經理兩個流程簽字，簽字流程很麻煩，效率低下。特別找領導面簽，不僅報銷人員來回奔波麻煩，浪費時間，而且現在企業實現集團化經營，分公司、子公司很多，都設立在不同的城市，領導日程忙碌，難以實現面簽。另一方面，每筆報銷單都要提交到財務部審核，容易把財務部正常的工作安排打亂。

在現代化企業管理中，企業都實現了預算管理。筆者根據多年財務實際工作并參與企業報銷制度的修訂，在一筆費用要經過申請、報銷兩個環節的現代化管理中，總結出來優化后的流程，將會很大程度提高效率、減少出錯。

一、費用申請環節，主管領導對費用的真實性和合理性把關

費用申請階段應該包括借款和非借款兩種。借款就是預支款，先借錢辦事，在費用申請單上填上借款金額即可，借款費用申請單經過主管領導和會計審核，主管領導審核費用真實性合理性，會計為款項支出準備。非借款就是申請費用辦事，等發票報銷時再付款，費用申請單上填上預算金額即可，非借款不涉及銀行存款支出，流程僅主管領導審核即可。以上兩種費用申請情況因為無需發票審核，只要在預算內，經主管領導根據事項的真實性合理性同意后都可以通過，因此可以輕松實現網上審批流程。目前的企業辦公系統均可實現網上審批，智能手機上網隨時隨地審批費用申請，省時省力，速度大大加快。

二、費用報銷環節，財務對費用的真實性和合理性把關

1.財務部報銷階段

由于在費用申請階段主管領導已經對費用支出的真實性合理性進行了審核，事項支出只能在限定的申請金額內完成。因此取得發票報銷環節就主要是財務進行發票的審核了。現在有些企業甚至不用財務審核發票，筆者在實際工作中發現，因為公司業務種類繁多，業務涉及發票（包括紙質發票和電子發票）、收據、財政票據、分割單、稅款繳納單等等，涉及開票規范、稅率、假發票等問題，甚至現在還有電子發票重復報銷問題。根據國家稅務總局公告2018年第28號關于發布《企業所得稅稅前扣除憑證管理辦法》的公告規定，企業在境內發生的支出項目屬于增值稅應稅項目的，支出以發票作為稅前扣除憑證；對方為無需辦理稅務登記的單位或者從事小額零星經營業務的個人，其以稅務機關代開的發票或者收據及內部憑證（比如水電費分割單）作為稅前扣除憑證，收據上應注明收款單位名稱、個人姓名及身份證號、支出項目、收款金額等相關信息。小額零星經營業務是指個人從事應稅項目經營業務的銷售額不超過增值稅相關政策規定的起征點，也就是通俗我們判斷標準每筆500元以下的標準。而以哪種票據入賬報銷這些專業性很強的界定，還是要財務人員職業判斷。如果不經過財務人員審核，還是有很多風險隱患，引起不必要的麻煩，而如果經過財務審核將會大大降低涉稅風險，因此實際工作中報銷環節還是財務審核最為穩妥。由于費用申請階段主管領導已經對事項的真實性和合理性進行了把關，因此報銷階段只要財務人員對發票的規范、真偽、準確等進行審核即可。

2.限定網上流程每個環節審批的時間

即使網上流程速度快，但如果每個流程都耽擱時間，也會降低效率。所以為了保證費用報銷的時效性，公司應該限定網上審批的時限。一般自流程轉到審批人之日起，超過一定時間沒有審批的，系統將自動跳轉到下個環節，默認本環節審批人已經同意，審批責任由該環節審批人承擔。

3.限定員工費用報銷的時限

在現實工作中，事項完結后因為拖沓或者其他原因，遲遲不報銷的員工大有人在。往往過去好幾個月了，才又拿著發票跑到財務問怎么辦。為提高費用報銷效率，保證企業收入成本匹配，保證費用的真實性，員工的報銷也應該在事項完結后一個月內進行。如果因為特殊原因超過一個月，但未超過三個月，應在報銷時附上說明讓領導簽字。超過三個月的，不能報銷。設置這些時限和說明，也是為了提高員工報銷效率，最終保證企業報告的真實性。

通過上述費用申請、費用報銷環節即可實現一次費用的支出過程，由于僅僅會計報銷審核階段進行了發票規范的審核，其他階段均實現了網上審批，因此整個流程下來，實現了隨地辦公，效率大大增加。以上是實現了預算管理的現代化企業模式中費用申請報銷流程，既保證了費用真實合理，又最大限度降低涉稅風險，流程最優化，環節最少。如果企業想加強監督，可以在費用報銷環節增加主管領導審批，比如部門主管、分管總裁等，但由于這些環節都實現了網上審批，對效率影響并不大。