新時期人事檔案的管理優(yōu)化研究

欒春生 集安市人力資源和社會保障局信息管理中心

人事檔案的管理，與每一個公民的生活、工作、學習息息相關。無論是學生的就業(yè)、員工的工作及晉升發(fā)展，還是個體基本的社會保障工作，都需要有檔案信息作為支撐。人事檔案管理，為人才價值的實現奠定了基礎，為政府、企業(yè)等用人單位提供了數據信息層面的保障，也成為了個體社會保障相關信息的記錄載體。新時期，做好人事檔案的管理工作有著積極的意義，對個體發(fā)展、國家社會的進步等都是有必要的。與此同時，在當下的社會環(huán)境下，人事檔案的管理活動也面臨著更復雜的環(huán)境、更多元的要求，由此也暴露出來一些問題與不足。基于此，要解決難題，體現出時代發(fā)展的新要求，滿足服務對象的多元需求，也需要采取針對性的優(yōu)化舉措。

一、新時期人事檔案管理工作的復雜環(huán)境與多元要求

（一）人事檔案的管理內容日漸豐富

人事檔案收錄了個體的履歷，涵蓋了其家庭情況、學業(yè)情況及工作情況等多個方面的內容，集中展示出了個體在思想上、行為上的變化，是個人成長軌跡的忠實記錄。新時期，因時代進步發(fā)展，用工模式的更新優(yōu)化，個體學習及工作狀態(tài)的不斷變化，帶來了人事業(yè)務的增加，由此也使得人事檔案管理的內容日漸豐富，管理工作所涉及的領域也更加多元，勢必會對以往的檔案管理形成壓力挑戰(zhàn)。

（二）人事檔案的管理環(huán)境日趨復雜

我國人口眾多，原本的人事相關的檔案管理工作任務就十分繁瑣復雜。如今，因用工制度的不斷優(yōu)化更新，流動人口的日益增加，大學生就業(yè)環(huán)境等的新變化等，使得人事檔案管理的環(huán)境也變得更加復雜。面對日漸復雜的管理環(huán)境，如果人事檔案管理依然固步自封，止步不前，勢必會導致疲于應對環(huán)境的變化，工作中的問題和瑕疵也會隨之增加。

（三）人事檔案的管理方式有所變化

大數據的出現，對各行各業(yè)都產生影響，人事檔案管理也難以逃脫這種影響。面對數據信息時代的新變化，傳統紙質檔案管理模式的弊端也更加凸顯，進行數據化信息化的檔案管理模式更新勢在必行。我國人事部門進行檔案管理工作的人員，普遍存在能力素養(yǎng)偏低，尤其是信息化技能落后的問題，難免會阻礙這一工作信息化轉變的實現。再加上各方面軟硬件設施的制約，導致轉型不順利不成功的問題普遍存在。

（四）人事檔案的管理需求日益多元

人事檔案管理工作是為“人”而服務的，切實滿足服務對象的基本需求，是這一工作的內在要求。如今，公眾對檔案管理的需求也發(fā)生了變化，越來越多的公眾不再是對檔案“不聞不問”，而是希望了解檔案的信息，也希望在檔案服務上，人事部門的工作人員能提供切實的幫助及高效的服務。

二、新時期人事檔案管理工作的優(yōu)化對策與完善建議

（一）提高對人事檔案管理工作重要性的認識

時代在變化，導致人事檔案管理工作的內容、環(huán)境、形勢都在變化。但無論如何，人事檔案管理重要地位不會有所改變。只有認識到這一工作的重要性，改變敷衍的工作態(tài)度，才能真正應對變化，采取合理恰當的措施來解決難題，實現工作的優(yōu)化與提升。

對人事檔案管理的工作人員而言，必須要清楚的是，這一管理活動是為人事工作服務的，人事工作又切實關乎到每一個個體的利益，關系到國家層面的經濟發(fā)展與社會穩(wěn)定。因此，檔案管理工作容不得馬虎大意，更不允許存在造假違法行為。同時，人事檔案管理理應是動態(tài)的、社會化的，應該要不斷更新，與時俱進，不應該盲目固執(zhí)地遵循舊的落后的工作方法，而是要體現出先進工作理念的原則與要求。嚴格謹慎、與時俱進，以良好的工作態(tài)度來面對人事檔案管理工作，方能做好這一工作，取得理想的成績。

（二）營造出人事檔案管理工作良好工作環(huán)境

新時期，人事檔案管理工作面臨的工作環(huán)境日漸復雜，勢必會對管理活動的展開產生影響。要減少負面的影響，理應通過優(yōu)化工作環(huán)境而實現。建立綜合的人事檔案管理部門，安排專業(yè)的、優(yōu)秀的工作人員來集中負責這一工作。確保部門工作的獨立性，專業(yè)性，才能為工作的深入具體展開奠定良好的基礎。加強軟硬件的建設，增加對這一部門的資金投入，以更好地激勵其工作人員工作的積極性，提高檔案管理的實效。

（三）適時更新人事檔案管理工作的方式方法

信息化時代，人事檔案管理工作必須要實現信息化的轉型。從傳統的紙質檔案管理模式，逐步轉化成為數據化、信息化的管理模式，能夠極大地減輕工作壓力、提高工作效率，更便于不同主體對檔案信息進行匯總及查詢。要更新工作思路和方法，首先應該完善軟件及硬件設施，增加資金投入，購買專業(yè)的信息輸入輸出設施，以確保檔案信息數據化的及時高速完成；其次，要規(guī)范管理流程，對于信息化的檔案數據，從收集到分類匯總，再到各項管理活動的展開，都應該形成一整套完善的制度流程。嚴格按照相應的程序來展開，是減少失誤，避免出現各種問題的必然之選；再次，要加強人才建設。通過對已有檔案管理人員的信息化培訓，使他們從整體上轉變管理的思維，掌握管理的新方法，遵循管理的新流程，從而最大化地發(fā)揮信息化所帶來的便捷與優(yōu)勢。

（四）切實滿足服務對象對檔案管理的不同需求

檔案管理服務所面向的對象是多元的，他們的服務需求也是多元的。以謙遜的態(tài)度，服務的理念，切實滿足不同對象對人事檔案管理工作的服務需求，無疑也是新時期工作優(yōu)化的有效之舉。深入群眾，了解不同群體在人事檔案管理方面的服務要求和需求，進行服務內容及方式的更新創(chuàng)新，才能切實滿足服務對象的需求，才能獲得更多的好評與認可。