依托信息化手段提高采購規范管理水平

盛立冉 楊樂

1.江西撫州市煙草專賣局煙葉技術中心； 2.江西農業大學計算機與信息工程學院

隨著煙草行業在不斷加快企業轉型升級的步伐，面臨著大量的采購工作，交易的金額也在日益增大，期間如果發生了不規范的操作方式，會造成大量的國有資產意外流失，嚴重的還會危及整個煙草企業正常的生產經營秩序，有損行業的整體形象。所以，煙草行業管理任務的重點就是進一步規范管理采購領域的工作，讓公司走上開源節流的康莊大道。本文在分析當前采購規范管理存在的問題的基礎上，提出了信息化手段在規范采購和管理中的應用策略，解決了采購中存在一些焦點問題，平穩地推進了煙草行業采購管理工作的規范性。

一、當前采購規范管理存在的問題

（1）制度落實不嚴。集中體現在規章制度沒有嚴格執行，工作人員不能準確地進行業務操作，有的招標文件存在以某種不合理的條件限制、排斥潛在投標人的條款等。（2）實施方案不細。有部分重大采購項目事先并沒有制定詳細的項目實施方案，招標控制價、最高限價設定依據不夠清晰，招標過程中相關重要階段開展時間比較模糊不清，開標現場工作職責、分工不夠明確和實施操作的流程較為籠統等。（3）責任心不強。采購業務運行表單中的多數簽字只簽署姓名，并沒有任何具體的評價性意見；部分采購項目中依然會有“缺失表單”、“缺少簽字”和“漏填內容”等因為工作人員缺乏責任心所造成的失誤。（4）監督管控不嚴。部分公司在采購業務運作過程中，存在不嚴格依規辦事的問題，致使采購中出現各種紕漏；監督管理部門并沒有依規進行嚴格監管，造成監督出現“盲點”和“雙線缺位”等。

二、信息化采購存在的優勢

（1）信息化采購管理可以防范廉潔風險、防止腐敗發生。信息化采購將每一步的采購工作全部轉移到因特網上進行，實現了無紙化辦公，減少了容易出現歧義的環節，避免了由于時間等因素所造成的人為誤標，杜絕了存在人為操作的可能性，采購工作的透明度得到了大幅度的提升，清除了滋生各種腐敗現象的土壤。（2）信息化采購能夠提升采購管理的時效性，節約采購成本。通過信息化交易平臺實現競價采購，企業可以根據自身的要求靈活地設置雙方交易的時間和交易方式，將采購周期大幅度地縮短了。自采購企業競價采購項目正式開始至競價結束，傳統招標采購方式大概需要25-50天的時間，信息化的采購方式僅需要7-15天。企業通過競價采購可以獲得更為合理的價格，節省開支。（3）信息化采購能夠整合供應商資源，達到信息共享。借助網絡大數據的幫助，可以剔除行業的限制和地域的影響，在互聯網上尋找更優、更適合的貨物供應商。信息化采購能夠依據供貨商的信息整合資源，讓供求信息和供給關系更為透明。

三、信息化手段在規范采購規范管理中的應用

“信息孤島”和“信息不對稱”是傳統采購過程中不可避免的問題，而信息化采購能夠借助互聯網形成規模效應。

（一）以操作規范為標準，認真落實到位

1.加強學習培訓。組織專題培訓班，增強各級工作人員運用信息化采購的操作能力，提高煙草行業整體素質和業務水平。2.嚴格廉潔自律。加強對重要環節的監控機制，嚴格規范采購過程，杜絕采購過程中的不規范行為。3.規范應用操作。要樹立“信息化采購重在實際應用”的思想理念，存貯采購操作流程的記錄文件，明確部門和崗位的權限和職責，實現標準統一、全面覆蓋的管理理念。

（二）以統一流程為關鍵，強化基礎管理

運用信息化采購方式，重在梳理和完善采購管理的工作流程，依托統一的操作規范和實施標準，在行業內實現資源（如供應商庫、評審專家庫、商品信息庫和采購項目庫）共享，保證采購項目在評審過程中公開、公正、透明。

（三）以時間線和工作流為抓手，強化系統監督

項目以監督時間作為主線，以工作流引擎作為載體，使采購過程得到事前、事中和事后的全方位監督。

（四）以效能檢驗和項目評估為手段，強化過程管理

信息化采購的資源存儲在數據庫中，可以對照原計劃的資料和信息，方便適時預警，強化整個項目的過程化管理。

（五）以完善信息化安全體系為保障，強化信息安全

主要從安全監控、密鑰管理、網絡信任和應急反應等方面提高信息化采購的安全性建設，健全信息安全等級制度，全面提升采購信息的安全性。

結論：在煙草行業內推行信息化采購方式是大勢所趨，即可以保持整個行業的可持續健康發展，也可以節省大量的人力和物力。信息化采購方式必將伴隨著煙草行業體制內轉型升級的全過程，既不可能“畢其功于一役”，更不可能“一勞永逸”。通過信息化的采購手段，讓決策過程不斷程序化，整個組織越來越系統化，各部門的權限和職責更加清楚化，業務操作流程更為規范化，各項操作措施更加具體化，工作人員的行為更加標準化，使得采購的過程變得可行可控，量化考核細則，制訂有效的獎懲機制，將極大地提高采購的工作效率，規范煙草行業的管理工作。同時更加公開、透明的采購流程，也將使采購管理更為規范合理。