新時期人事檔案管理制度的優化策略探討

劉星余 許欣

文登區人力資源和社會保障局

引言：人事檔案管理就是將人力資源信息進行收集、整理、保管、鑒定、統計、利用的實踐活動。人事檔案是反映單位人力資源客觀情況的記錄，是考核、培養人才的重要依據。在當前信息化檔案管理背景下，紙質時代形成的人事檔案管理制度已經難以適應檔案資源利用的需求，因此，如何實現人事檔案管理制度的調整與優化則成為檔案管理工作的重點問題。

一、新時期人事檔案管理制度建設現狀

在現代市場經濟環境下，人才已經成為單位參與市場競爭的重要資源，而人事檔案作為記載、敘述干部本人經歷、基本情況、成長歷史、思想狀況、工作成績等信息的重要資料，對于單位人力資源的優化配置具有重要意義，因此，建立系統完善的人事檔案管理制度也是加強管理工作的必然選擇。但是，信息時代的到來為人事檔案管理工作帶來了諸多新的變化，在人事檔案管理制度建設中缺乏對信息時代變化的合理應對出現了諸多問題，例如檔案管理理念陳舊，缺乏對制度化、規范化建設的深入思考，對于信息化人事檔案管理缺乏充分的認知，傳統以整理、保存為主的檔案管理理念，難以適應當前信息化背景下的檔案資源開發要求；專業的檔案管理人才缺乏，管理責任模糊，制度執行缺乏力度，且缺乏主動開發、利用檔案資源的意識與能力；數字化人事檔案建設不規范，信息化管理體系存在漏洞，數字化檔案資源開發缺乏完善的程序，造成了檔案管理制度化建設缺陷，影響了檔案管理質量；安全管理機制不盡完善，檔案信息丟失、泄露等風險較高；人事檔案使用過程不規范，無法從數據分析的角度實現對人事檔案的充分利用，限制了人事檔案潛在價值的發揮。針對此，在新的發展時期，應轉變工作思路，積極推進人事檔案管理制度的建設與完善。

二、新時期人事檔案管理制度的優化策略

（一）轉變思想理念

新時期人事檔案管理工作的發展與變化需要檔案管理者在思想理念上做出轉變，以迎接、應對檔案管理工作的種種變化，并指導人事檔案管理制度的調整與優化。在新時期，人事檔案管理部門的相關人員，乃至整個單位內部的全體員工，構應該提高規范化管理意識，將制度建設作為規范人事檔案管理，提高檔案資源利用效率的基本要求，并根據相關制度中形成的管理責任加以落實；提高信息化管理認識，分析信息化時代對人事檔案管理工作帶來的變化，并從制度建設角度探究人事檔案資源挖掘與利用的價值，指導信息化管理體系的建設，推動人事檔案管理工作的創新與轉型。

（二）加強專業人員培養

新時期單位人事檔案管理制度建設提出的新要求需要更加專業的管理人員加以落實，而面對目前人事檔案管理人員整體素質不高的問題，單位必須要做出相應的調整。加強對專業的檔案管理人才的引入，從人事檔案制度建設的角度出發，從信息化檔案管理需要出發，充實檔案管理隊伍，優化人事檔案管理人員結構；注重對檔案管理人員的教育與培訓，加強對信息化檔案管理理論知識的建構，提高其信息話檔案管理的操作能力，以促進其更好地融入到新的檔案管理環境中來；加強對人事檔案管理人員的責任意識培養，強調制度建設的重要性，并提高其落實、執行制度規范的責任與能力。

（三）推進信息化管理體系構建

加強信息化建設是新時期檔案管理工作發展的必然趨勢，也是檔案管理制度優化的關鍵所在。單位在人事檔案信息化管理中，應積極引入信息技術，將傳統的檔案掃描轉化為電子檔，以彌補傳統檔案管理漏洞，將檔案資料分享至系統平臺，為信息化管理制度建設提供依據；推進數據庫建設，檔案管理部門應轉變思路，從資源開發的角度對人事檔案的利用價值進行分析，同時加強對數據庫權限的設置，確保信息化檔案管理系統不僅能夠實現對員工數據信息的全面收集與整合，更能夠在嚴格的制度運行下實現安全管理，推進資源開發，從而實現信息化檔案管理的科學化與規范化建設。

（四）完善人事檔案安全管理機制

在信息化背景下，檔案信息的安全管理形式為日益嚴峻，應充分分析當前人事檔案管理面臨的新的安全隱患，并通過制度建設加以預防與控制。在人事檔案管理過程中，相關部門應加強安全制度建設，明確各環節在檔案管理工作中的責任，將安全職責落實到個人，并通過激勵、追責等方式提高安全管理效果；完善信息安全管理體系，利用技術手段加強安全防范，同時系統操作規范，提高人事檔案安全管理水平。

（五）優化人事檔案的使用規范

新時期人事檔案管理制度的建設不僅是為了實現對檔案的收集與存儲，更是為了實現對檔案資源的挖掘與利用。單位在人事檔案管理制度建設中，應建立系統的檔案資源使用規范，從信息資源的角度對檔案的潛在價值進行挖掘，并嚴格根據檔案管理制度落實檔案使用流程，體現新時期數據分析與利用的價值，從而規范人事檔案管理制度，提高人事檔案管理效率。

三、結束語

綜上所述，在信息化檔案管理背景下，應深刻認識到人事檔案管理工作的重要性，并轉變思想理念，加強對專業檔案管理人才的引入與培養，推進數字化檔案建設，加快信息化管理體系構建，完善人事檔案安全管理機制，優化人事檔案的使用規范，這樣才能逐漸構建新時期的人事檔案管理規范，加強信息化人事檔案管理的制度化發展。