數字化校園建設中AIC系統電子文件歸檔初探

郭湘仁 湖南城建職業技術學院

隨著科學技術的發展，數字化校園建設的逐步完善，學院智能校園系統不斷升級，并在全院大力推廣使用，由此產生了大量電子文件。這批文件既存在系統中，也存在教職工的電腦中，兼職檔案員對它們進行鑒定，打印出來后分類、整理、立卷、歸檔，即形成了我院現存的紙質檔案。在科技不斷發達的今天，如何將系統中這批電子文件收集起來，立卷歸檔，規范管理，建立電子文件檔案資源庫，實現電子文件的共建共享，是我們值得深入探討的一個論題。

一、“數字化校園” 理念、電子文件的內涵

1. 數字化校園是以數字化信息和網絡為基礎，在計算機和網絡技術上建立起來的對教學、科研、管理、技術服務、生活服務等校園信息的收集、處理、整合、存儲、傳輸和應用，使數字資源得到充分優化利用的一種虛擬教育環境。[1]目前，學院數字化校園建設采用的是AIC系統，包含教務、學生、輔導員、行政、校情分析與診斷平臺、反饋意見、查詢信息、申請審批、文件流轉、后勤管理十大類，62個模塊，基本涵蓋了學院日常行政辦公的各個方面，實現了辦公自動化。

2. 電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等設備閱讀、處理并可以在通信網絡上傳遞的文件。[2]本論文所指電子文件是指各行政、教學部門在教學、管理、服務、辦公等過程中形成的電子化文件，它包括文本、圖像、圖形、影像、聲音、數據、報表等形式。

3. 現階段，學院正在全面推進“數字化校園”建設，檔案工作作為學校行政管理工作的一部分，也應該納入建設范圍。同時，檔案室工作人員也應以“數字化校園”為契機，推動檔案工作信息化建設，規范電子文件的管理，這不僅是適應新時代檔案資源開發利用的要求，也能為學院數字化檔案館的建設奠定有力的基礎。

二、數字化校園建設中電子文件管理現狀及原因分析

1.缺乏“數字化校園”的檔案建設理念，電子文件未歸檔。目前，學院大部門行政審批工作都是通過AIC系統處理，不同的審批內容流程不同。以一般發文流程為例，它包含“申請人―部門領導批示―黨政辦文秘審稿―黨政辦主任審批―主管院領導審批―黨政辦文秘審核―檔案室歸檔―反饋給申請人”八個環節，申請人收到系統反饋的通知后，即可到文秘科打印紅頭文件，開始辦理業務，相關紙質文件歸檔，電子文件環節終止。AIC系統中審批的電子文件只有各個環節的傳閱人可以查看，隨著工作調動，其他人員查閱相關資料需要請流程傳閱人提供幫助。而在實際工作中，為確認審批結果的真實性、有效性，我們通過AIC系統調取電子文件查看數據內容的頻率很高。雖然流程中設置了“檔案室歸檔”環節，檔案室工作人員可以查閱，但這些電子文件只是零散地儲存在系統中，缺乏系統的管理，利用起來非常不便，對于學校來說，是一種資源浪費。因此對這批文件進行綜合管理非常有必要。

2.缺乏電子檔案管理系統，電子文件無法歸檔。在數字化校園建設過程中，學院沒有將檔案工作納入其中，故電子文件歸檔工作也未啟動。在AIC系統中，審批事項處理完畢后即呈現完結狀態，沒有檔案管理系統與AIC系統對接進入下一步操作，電子文件無法進行歸檔。這批電子文件存于AIC系統中呈幾何倍數增長，如出現系統服務器崩潰或損壞情況，很容易丟失。學院智能校園系統由CRP變更為AIC過程中，部分資料未導入新系統，如需查閱相關資料，要請信息中心工作人員幫忙調取，如該資料沒有納入紙質檔案保存范圍，年久失管后將無處可查。因此，我們要推動電子文件規范化管理，將電子檔案作為長效機制去完善。

3.缺乏管理規范和標準，電子文件無從歸檔。AIC系統上的電子文件是由各職能部門草擬上傳的，由于沒有統一的標準，文件的格式排版各式各樣，類型也不盡相同，造成電子文件歸檔困難。申請部門工作人員提交的審批事項在AIC系統上辦理完畢后，沒有具體可行的電子文件歸檔制度和操作步驟來指導他們進行歸檔工作。而且電子文件的數據管理標準、歸檔方式與程序等方面的工作要求不到位，技術操作人員也無法對電子檔案管理系統進行相關模塊的制定、工作流程的設計、操作規范的設定。檔案管理人員接收這批電子文件后，沒有實施細則指導立卷歸檔工作，也無法提供高效的利用服務。

三、數字化校園建設中電子文件管理對策

1.推動“數字化校園”工作開展，建設電子檔案管理系統，提升技術水平，加強大數據利用。實現AIC系統電子文件歸檔工作，需要在AIC系統新設一個模塊，將處理完畢的電子文件導入電子檔案管理系統，導入后的電子文件附審批流程，且內容不得修改，并記錄導入時間、導入人員等相關信息。電子檔案管理系統應設置以下模版：接收模版，負責接收AIC系統或其它系統以及直接導入的電子文件；部門預立卷模版，負責對導入后的電子文件進行分類、整理、組卷、提交審核；檔案管理模塊，負責審核接收部門立卷電子文件、整理入庫、綜合管理、進行檔案鑒定和檔案檢索、編研統計等；系統管理模塊：負責檔案的管理設置、系統功能設置、模版結構設置、用戶管理設置等。同時，我們要建立兩個系統之間數據互通的關系，即電子檔案管理系統接收來自AIC系統的電子文件完成歸檔，AIC系統可以利用電子檔案管理系統查詢相關信息，實現數據共享。

2.加大“數字化校園”的檔案工作力度，推行電子文件即時歸檔機制，加強電子文件前端控制與事后監管。我們應當將電子文件歸檔工作納入學院檔案工作規范，落實工作責任，明確分工，調整歸檔工作步驟，改“末端”歸檔為“前端”歸檔，逐步形成審批與歸檔并行的工作流程，做到“誰產生、誰歸檔”，即AIC系統電子文件處理完畢后，經申請人鑒定需要存檔的，導入電子檔案管理系統，由部門兼職檔案員進行預立卷流程操作，檔案室工作人員負責檔案的日常管理及審核接收工作，實現電子文件預歸檔，待紙質文件一并移交時，完成正式歸檔，同時，要在紙質檔案盒的備考表或歸檔文件目錄的“備注”欄中填寫電子文件的存儲位置。由此實現紙質文件和電子文件同步歸檔的“雙套制”管理模式，確保電子文件真實性、完整性、有效性，為后期信息資源共享創造有利條件。

3.深化“數字化校園”的檔案理念建設，完善電子文件歸檔制度建設，創新管理機制與統一管理標準。隨著“數字化校園”工作的推進，AIC系統平臺上累積的電子文件，都是今后核實相關工作的重要憑證，具有很大的參考價值。因此，我們要根據上級檔案部門相關規定，通過對紙質文件歸檔要求的研究，劃定電子文件的歸檔范圍，確立基本依據，制定具體可行的實施細則，如《電子文件管理辦法》、《電子文件歸檔工作規范》、《電子文件材料的歸檔范圍和保管期限表》、《電子檔案移交接收辦法》等，逐步形成電子文件在線辦理審批、立卷、歸檔、保存、利用的長效工作機制，確保電子檔案服務工作順利開展。

四、實現電子文件共建共享

1.在大數據時代，文件歸檔工作逐漸脫離傳統的管理模式，走向了數字化和智能化。我們可以在電子檔案管理系統中設置檔案利用服務功能，歸檔部門可以通過歸檔系統直接調閱本部門的存檔資料，其他借閱者通過電子檔案管理系統提交申請資料，經歸檔部門同意，檔案管理部門審核通過后，即可從系統中查閱相關資料，無需借閱者來到檔案存放地查閱，也可以同時為多人提供同一份文件，大大提高了檔案利用的效率，實現電子文件共建共享。

2.電子檔案使用數字介質保存的，能代替原件使用，可以減少對檔案原件的反復調閱，減輕了檔案原件的損壞，不僅有利于檔案的永久保存，還能減少復制和備份成本，提高了檔案管理的安全性。同時，利用移動存儲介質將電子檔案備份異地保存，這樣即使紙質檔案資料出現天災人禍的情況，還有電子備份資料，檔案不致于遭到毀滅性的破壞。如果紙質檔案材料字跡模糊褪變或照片檔案出現污損殘缺，也可以借鑒電子檔案進行修復，使電子檔案與紙質檔案相輔相成。

任何載體的文件價值都要遵循一定的規律，在不同的生命運動周期內，發揮著其本身所具備的價值和功能。[3]在數字化校園建設中，啟動AIC系統電子文件歸檔工作，利用電子檔案管理系統規范管理，實現數據共享服務，是電子文件價值最大化的體現。