電子檔案與紙質檔案的整合管理

毛欣陽 天津泰達濱海清潔能源集團有限公司

引言：檔案管理行業在應用了計算機信息技術儲存電子檔案后，需要將電子檔案和紙質檔案進行有效的整合管理，不斷提高對這兩種檔案的利用效率，最終才能有效提高檔案管理工作的工作水平。

一、電子檔案與紙質檔案整合管理的概述及注意事項

（一）電子檔案和紙質檔案概述。檔案指的是人們在社會活動中所直接形成的記錄，有著極高的保存價值，包括著紙質檔案和電子檔案這兩種，其中紙質檔案指的是將紙作為記錄信息載體的檔案，主要有證書、契約、日記、戶籍、圖紙等等，而電子檔案指的是利用計算機硬盤來對信息進行存儲、記錄的檔案。從本質上來看，紙質檔案和電子檔案都屬于檔案的一部分，都有著極高的保存價值，都是對信息進行記錄的，但是紙質檔案和電子檔案又因為所用載體的不一樣而有著極大的區別。紙質檔案的載體是紙，并有專門的地方儲存，有著極高的安全系數，但是保存起來比較麻煩，對保存的環境有著一定的要求，經過長時間的保存，紙質檔案可能會出現破損，記錄的信息出現缺漏。此外，紙質檔案查找起來也十分麻煩，需要依靠人工來進行分類和查找。而電子檔案同紙質檔案相比，儲存的時間更長，對儲存環境的要求更低，只需要一臺計算機就可以對電子檔案進行儲存，儲存量也更大。同時，利用電子檔案進行儲存的檔案查找起來更為方便，向計算機輸入指令后就可以迅速找到想要的檔案信息。但是電子檔案需要利用到網絡技術，這就使得儲存電子檔案的計算機有著感染計算機病毒的風險，一旦儲存電子檔案的計算機感染了計算機病毒，其儲存的電子檔案很容易遭到破壞和丟失。而將電子檔案和紙質檔案進行整合管理，可以結合電子檔案和紙質檔案的優點，讓電子檔案和紙質檔案利用自身的優點進行互補，從而可以取長補短，都能夠將自身的優勢充分發揮出來。

（二）對電子檔案和紙質檔案進行整合管理的注意事項。一方面，檔案管理工作人員應當采取積極、有效的檔案管理措施來對電子檔案管理領域進行探索，通過建立全新的電子檔案管理制度、管理方法、管理技術來為電子檔案建立起一種穩固的法律地位。另一方面，檔案管理工作人員在沒有做好電子檔案管理工作、無法確保電子檔案擁有長久真實性的情況下，不能放棄紙質檔案，不能忽視紙質檔案的管理工作，還需要充分利用起紙質檔案的優點來，將電子檔案和紙質檔案的優勢進行互補，從而在檔案管理工作變化的時期把握住主動權，提高檔案管理工作水平和工作質量。比如，檔案管理工作人員在進行檔案管理工作時，可以在保存電子檔案的同時，也將相同的內容保存在紙質檔案中，通過采取這個方法，有效實現了電子檔案與紙質檔案的整合管理，在充分利用起電子檔案查閱方便這一優勢的同時，還充分利用了紙質檔案真實性高的優勢，避免了儲存電子檔案的計算機受到木馬病毒的攻擊而癱瘓，導致電子檔案的缺失、丟失問題。此外，檔案管理工作人員還需要在檔案管理系統中對錄入的電子檔案、紙質檔案進行虛擬組卷，從而對不同的檔案進行有效分類、排序，提高檔案的查找、利用效率。

二、有效實現電子檔案與紙質檔案整合管理工作的要求

（一）歸檔工作需要同步。檔案管理工作人員在進行電子檔案與紙質檔案的整合管理工作時，需要注意的是在檢驗、審核完收集到的紙質文件后，要及時對這些紙質文件進行歸檔。同時，檔案管理工作人員通過網絡收集到的電子信息也需要及時進行檢驗、審核、歸檔。在對電子檔案、紙質檔案進行歸檔工作時，要嚴格按照相關的檔案歸檔要求進行，符合檔案歸檔要求的電子檔案、紙質檔案才能歸檔。此外，檔案管理工作人員在對從網絡上收集到的電子信息進行歸檔時，要用指定的計算機對這些電子信息進行存儲，不能隨便選一臺計算機就進行存儲，還需要對歸檔的電子信息做出特定的標記，從而方面以后的查找和利用。

（二）整理工作需要同步。要想順利開展電子檔和和紙質檔案的整合管理工作，檔案管理工作人員應當采取一個較為折中的辦法，來對電子檔案和紙質檔案進行同步整理。記錄信息相同的電子檔案和紙質檔案的檔案號都是一樣的，所以，在對這類電子檔案和紙質檔案進行整理時，可以將這兩種檔案合二為一，共同進行整理，在對電子檔案進行整理的同時也進行紙質檔案的整理工作，從而大大縮短整理檔案所耗費的時間，大大提高檔案的整理工作效率，最終大大提高電子檔案與紙質檔案的整合管理工作水平。

（三）對電子檔案和紙質檔案的利用也需要同步。在對電子檔案、紙質檔案進行歸檔、整理工作時，相同內容的電子檔案、紙質檔案的檔案號都是一樣的，因此，在對檔案進行查閱時，可以通過一個檔案號、通過統一錄入的信息來同時查找出電子檔案和紙質檔案。在利用時，可以優先利用更為方便快捷的電子檔案。通過這種方法，大大提高了對于檔案的利用效率，還減少了對紙質檔案的利用次數，紙質檔案受到的磨損次數大大減少，從而讓紙質檔案可以更長久地保存下去。電子檔案和紙質檔案的整合管理，實際上可以看作是一種延長檔案壽命、對檔案進行分階段管理的電子化實現。

總結：綜上所述，在進行電子檔案與紙質檔案的整合管理工作時，需要將歸檔工作、整理工作進行同步，對于檔案的利用也要同步，這樣才能有效實現電子檔案盒紙質檔案和整合管理，才能提高檔案管理工作的工作效率和工作水平。