加強(qiáng)社保檔案管理的幾點(diǎn)思考

潭存民 鄄城縣人力資源和社會保障局

引言：社保檔案記錄了不同的單位或者個人具體的參保情況，為社保相關(guān)工作提供重要的文字資料，具有參考性的特點(diǎn)。當(dāng)前我國的社保檔案數(shù)量龐大，管理過程中檔案內(nèi)容也容易發(fā)生變化，為管理工作的效率造成影響。因此，明確社區(qū)檔案管理工作的作用，加強(qiáng)對社區(qū)檔案的管理工作對其實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的建設(shè)目標(biāo)具有重要的意義。

一、加強(qiáng)社保檔案管理的作用

（一）保護(hù)參保人的切身利益

對于社保檔案的管理工作的最終目的是保護(hù)參保人的切身利益。對于社保的受益人來講，從開始繳納保險費(fèi)用開始，到可享受利益之時，在此期間需要有完善的社保檔案資料為其提供證明，因此完善的檔案資料對參保人十分重要，因此，只有加強(qiáng)社保檔案的管理工作，保證參保人的切身利益[1]。

（二）促進(jìn)社保單位提高工作效率

對社保檔案的管理工作進(jìn)行加強(qiáng)，可促進(jìn)社保單位提高工作效率，保證其服務(wù)質(zhì)量。社保檔案的管理工作具體是對投保人的相關(guān)資料進(jìn)行收集、分類整理、通過安全的方式保管和查閱等內(nèi)容，其中的各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會對參保人造成影響，因此需要管理人員在檔案管理過程中，提高管理意識、不斷加強(qiáng)管理的流程的規(guī)范程度，提高工作效率，為參保人提供準(zhǔn)確的檔案管理工作。

（三）加快社保管理改革的進(jìn)程

社保事業(yè)在改革過程中，需要管理部門提供準(zhǔn)確的檔案管理信息，因此檔案信息的管理非常重要。社保的管理部門應(yīng)以參保人為核心，提高對社保檔案的管理意識，提高對檔案管理工作的水平，不斷為社會保險事業(yè)的改革提供完整的檔案資料。

二、加強(qiáng)社保檔案管理的幾點(diǎn)思考

（一）加強(qiáng)社保檔案的管理意識

由于社保檔案信息管理工作有著非常重要的作用，因此，應(yīng)提高政府、社保管理部門以及社會的各個參保機(jī)構(gòu)對檔案管理工作的意識，政府應(yīng)對管理工作增加投入，為社保檔案管理工作建立標(biāo)準(zhǔn)的檔案室，解決當(dāng)下由于建設(shè)資金不足導(dǎo)致的檔案室緊缺的問題，與此同時，檔案室還應(yīng)配備相應(yīng)的防潮、防蚊蟲、防火等設(shè)施和設(shè)備，為社保檔案資料的安全管理提供必要的條件，以便提高社會保險檔案資料的管理工作水平。

（二）完善社保檔案的管理體系

在社保檔案的管理工作中，應(yīng)確保工作的規(guī)范性，因此，應(yīng)不斷健全檔案管理的體系。充分根據(jù)社保檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合各地不同社保管理的實(shí)際情況，有針對性的制定出具體的社保檔案管理體系，制定完善的檔案管理工作方式，具體通過對檔案室、檔案室的配套設(shè)施、檔案內(nèi)容及分類、檔案的管理期限、負(fù)責(zé)檔案管理人員的具體責(zé)任、開發(fā)出信息化的管理軟件等方面逐一落實(shí)，同時制定出具體的工作計(jì)劃，逐漸將社保檔案管理工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一、信息化的管理，形成規(guī)范的社保檔案的管理體系。

（三）建立資源豐富的數(shù)據(jù)庫

當(dāng)下是信息化的時代，各種先進(jìn)的信息技術(shù)不斷應(yīng)用在各項(xiàng)工作的管理中。在社保檔案的管理工作中也應(yīng)將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到其中，促進(jìn)檔案信息的管理工作發(fā)揮出其最大的價值，為投保人帶來更完善的服務(wù)、為社會貢獻(xiàn)出更多的力量。可通過在建設(shè)自動化辦公系統(tǒng)中將社區(qū)檔案的管理系統(tǒng)加入到其中，并建立資源豐富的數(shù)據(jù)庫，完善檔案的檢索功能，當(dāng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)含有豐富的資源時，檔案的查詢以及調(diào)取工作就會高效和便捷，還可在檔案的管理工作中將電子的檔案文件加入其中，及時做好社保檔案的歸檔和備份工作，保證電子檔案的信息完整和安全。與此同時，對電子檔案信息實(shí)行動態(tài)管理，確保檔案信息的更改能夠及時、準(zhǔn)確。在社保檔案的信息化管理中，還可采用條形碼或者二維碼的形式，為具體的參保人設(shè)置專屬二維碼，將參保人的具體信息進(jìn)行整合，這樣參保人員可隨時隨地通過掃描二維碼的形式了解自身的檔案信息。同時為檔案設(shè)置專屬條形碼，將電子檔案和紙質(zhì)檔案連接起來，將條形碼粘貼到檔案上，通過掃描傳到系統(tǒng)中，形成索引，當(dāng)需要提取相關(guān)檔案信息時，之需要將通過關(guān)鍵信息在索引中搜索就能迅速調(diào)取所需的檔案信息[2]。

（四）培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才

加強(qiáng)社保檔案的管理工作，人才是關(guān)鍵，只有加強(qiáng)對管理人員的培養(yǎng)，才能從根本上提高社保檔案的管理問題，對于人才的培養(yǎng)可通過以下幾種方式：第一，制定高等人才的招聘計(jì)劃，提高管理人才選拔的標(biāo)準(zhǔn)，選擇知識水平高、管理經(jīng)驗(yàn)足的人才，建立社保檔案管理人才隊(duì)伍；第二，可對社保部門現(xiàn)有人才進(jìn)行階段性的培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)各種先進(jìn)的管理知識以及操作技術(shù)，不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)，由于社保的檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性，因此，需要管理人員在具備相應(yīng)的管理知識的前提下，還應(yīng)熟練掌握計(jì)算機(jī)操作及軟件使用的能力。因此，管理部門可組織管理人員去外地具備先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的地區(qū)學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)，對于信息化檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高其檔案管理的綜合能力，加強(qiáng)管理人員對計(jì)算機(jī)應(yīng)用的能力，使其熟練掌握檔案數(shù)據(jù)庫的管理和電子文件的管理，不斷創(chuàng)新社保檔案信息管理的思路。此外，還可通過聘請檔案管理方面的專家進(jìn)行指導(dǎo)，以召開講座的形式向檔案管理人員傳授經(jīng)驗(yàn)，或者解答管理人員工作過程面臨的問題，不斷打造社保檔案管理的隊(duì)伍。第三，對于社保的檔案管理人員本身來講，要增強(qiáng)自身的責(zé)任意識和自我修養(yǎng)，增強(qiáng)對社保檔案管理工作的責(zé)任意識，在管理工作中樹立較強(qiáng)的責(zé)任心 ，并且時刻保持虛心學(xué)習(xí)的態(tài)度，不斷通過實(shí)踐提高自身的綜合素質(zhì)，促進(jìn)社保檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展。

結(jié)論：綜上所述，為保證社會保險投保人的切身利益，社保檔案信息的管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)社保檔案的管理意識、完善社保檔案的管理體系、建立資源豐富的數(shù)據(jù)庫、培養(yǎng)高素質(zhì)的管理人才，提高對社保檔案的管理水平，促進(jìn)我國社會保險事業(yè)的不斷發(fā)展。