探討人事檔案管理現狀及對策

單玉 濟寧市公路管理局

一、人事檔案的分類和特點

人事檔案的類型主要包括干部檔案和工人檔案。它的特點是具有全面的功能，可用性，真實性，活力，流動性和機密性。

二、人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理認識淡薄。管理檔案有關部門負責人欠缺人事檔案管理的高度重視。他們認為檔案是交易工作的保管。只要檔案不泄露不丟失，他們就可以應對調查和外部調整，并且缺乏使用和存檔的意識，沒有重視人事檔案的管理，檔案管理問題也沒有得到有效處理，例如管理職員，資金問題和現場問題。人事檔案缺少完整性，一些人事檔案相對落后。唯有入團，入黨志愿書，家屬情況和學習資歷，不能充分反映人員的真正現狀和歷史，導致人檔分離。

（二）人事檔案管理制度不健全。盡管我國已經制定了人事檔案管理的一些規則，法律和法規，但人事檔案管理仍處在起步時段，缺少統一的審核規范和較高的驗收標準，這致使人事檔案管理系統缺少完善，檔案管理職員未根據有關規章嚴格實施。檔案管理作為一種具有較強機密性和規范性的工作，缺乏一定的制約系統，致使人事檔案的管理未能按照規章制度進行。材料收集不完整，檔案的早期收集和存檔，管理人員的安全意識不足以及檔案的日常維護不足等現象對改進檔案管理產生了重大影響。

（三）人事檔案管理人員配置不足。在這個階段，從事檔案工作的專業人員數量少，這是一個相對普遍的現象。事業單位的大多數人兼任多個職位，他們在工作中有應付態度，他們沒有太多精力和時間做好檔案工作。沒有對檔案業務的知識深入研究，他們中的大部分工作職員只有短期檔案業務培訓，缺乏基于檔案理論的完整知識。在這個階段，對掌握了現代信息技術的檔案人才有著巨大的需求，但往往這些出色的人才認為他們不能充分發揮其真正的價值。他們通常不愿意在檔案部門工作。頻繁的人事變動和不穩定的團隊使日常檔案管理工作與實際情況不一致，這對檔案管理非常不利。

（四）人事檔案材料內容質量不高。目前，大多數人事檔案質量低，缺乏使用價值。他們的許多人事檔案都是形式的，空洞的，但實際性和細致較少，大多數都表現在政治面貌、工資、學歷和個人經歷，對技術專長，業務技能和個人道德品質幾乎沒有反應，其中許多反映了過去而不是現狀。

三、人事檔案管理對策

（一）加強領導，提高對檔案工作重要性的認識。加強對人事檔案工作的認識，利用不同傳播媒體，運用不同形式的宣傳手段，廣大宣傳人事檔案工作的關鍵性，創造優良社會關愛檔案和宣傳檔案的環境。對于人事檔案工作，要主動爭取各級高級管理人員，尤其是單位領導的贊成和關注。單位領導要強烈重視人事檔案的管理，并將其納入議程。將建立檔案管理領導小組，檔案管理的重要負責人承擔組長，定時監督，指點和查驗檔案管理工作。當問題被發現時，應該首先解決它。確立人事檔案管理合規考核機制，使用定性和定量方法將用于考核人事檔案工作，在教導和管理中要實施級別分類和層次提升的方式，以實行人事檔案工作的規范化。

（二）健全制度，進一步規范檔案管理。根據相關實踐，完整的人事檔案管理和工作制度可以有效保證檔案工作管理的規范化。因此，各個單位必須創建相應的檔案管理制度，并制定嚴格的檔案匯集，存檔，管理和檔案借閱，利用和日常存儲的制度，嚴格按照規定遵循規則。加強管理力度，防治出現紕漏。另外，為了防止檔案更改或丟失的發生，有必要完善人事檔案的人事管理考核和制定與責任制度，嚴格執行程序，并在接收，轉出和轉入資料時做好登記，并且記錄對檔案的訪問，易于使用，準確，從而有效地限制了檔案更改和泄漏的人為因素，并且追求責任。

（三）加強人事檔案管理人員專業培訓，提高檔案管理人員的業務素質。在過去的工作中，大多數企事業單位對檔案工作并不十分重視。許多檔案管理人員都擔任多個角色。為了提升人事檔案管理的重要性，應該在整個單位實行，充滿熱情，熱愛檔案的人員應該接受培訓，在此階段，培訓是提升人事檔案管理質量的更有效方式，不光需要開展常日的資格培訓，還要加強繼續教育的力度。對于未從事過人事檔案管理的員工，應具備培訓資格，并有針對性地學習人事檔案管理的基本知識。應培訓初步人事檔案工作，并取得資格培訓證書。將尋求教育檔案工作者的研究，以優化自己的知識結構，擴大和更新，使新技術為主，增加了新的知識和理論可以得知。通過上述兩種學習方法，擴大了檔案管理人員的知識，提升了個人的專業水平，實現了人事檔案管理人員自身發展的主觀需求。與此同時，這也是現階段信息時代檔案管理人員發展所需要的目標。

（四）人事檔案管理材料收集。1.建立相應的檔案管理系統：建立檔案物品的收集和存檔的嚴格制度，從檔案的歸檔和收集到統一管理，檔案的借閱，日常儲存和使用。

2.建立暢通的材料收集渠道：收集人事檔案管理資料是人事檔案管理工作的基礎，如學歷和專業培訓材料，績效考核和檢查材料，工資，任免，出國留學，專業技術推廣，業務能力，技術專長，發明和創造，需要記錄的材料數量，如科研成果評估材料不斷增加，給人事檔案管理材料的收集帶來了新的要求。

結語：如果我們想在人事檔案工作中獲得一定的成果，必須要掌握時機，繼續學習，改革創新，改變思路，革新模式，并實現一套新的存檔概念和想法。只有與時俱進，才能適應檔案行業的發展，推動現代化，標準化，科學化的檔案管理，以及最大限度地發揮人事檔案的使用價值。