人力資源管理中人事檔案管理創新策略探究

劉雯 八五二農場人力資源和社會保障辦公室

前言：人事檔案管理是現代管理體系中的重要組成部分，可以真實反映員工的業務水平、思想素質、專業職稱等情況，是用人單位人力資源管理方案生成與調整的重要依據，對工人單位工作效率的提升、綜合競爭實力的增強、人力資源管理結構的優化及員工長遠發展均具有積極推動與促進作用。但是當前隨著人力資源管理的深入發展，人事檔案管理工作的作用并沒有得到真正意義上的發揮，甚至出現一定的問題。因此，在人力資源管理中如何創新開展人事檔案管理工作成為當前相關人員亟待解決的重要課題。

一、概念界定

（一）人力資源管理。人力資源管理主要是指在以人為本管理理念的引領之下，結合企業的戰略目標，以科學合理的方式有計劃、有目的地對內部人力資源進行優化配置，借助招聘培訓、考核激勵、職位晉升等途徑最大限度調動員工工作主動性和積極性，為企業創造經濟效益的一種管理模式。從整體上來說，人力資源管理工作主要包括人力資源工作規劃、招聘與配置、培訓與開發、績效管理、薪酬與福利、勞動關系六大模塊。

（二）人事檔案管理。人事檔案管理主要對企事業單位內部員工的基本信息加以記錄的一種管理模式，檔案內容包括專業學歷、工作經驗、家庭情況，透過人事檔案可以反映出員工的業務能力、思想品質、工作態度等。人事檔案管理作為現代管理體系中的重要組成部分，以加強對員工的了解與管理為主要目標，為人力資源管理工作的有序開展指明方向。

（三）人力資源管理與人事檔案管理的關系。人事檔案管理是人力資源管理工作開展的基礎性環節，為企事業單位人力資源結構優化調整提供依據。企事業單位透過員工人事檔案可以充分了解該員工的業務水平、從業經驗、思想品質，并將此看作是企業人才招聘、員工職位晉升的重要依據。由此可見，人力資源管理與人事檔案管理是相輔相成的關系。

二、人力資源管理中人事檔案管理的創新策略

（一）重視人事檔案管理工作。人事檔案管理是人力資源管理的重要組成部分，在新的時代背景之下管理者要重視人事檔案管理，將其上升至企事業單位戰略規劃層面之上，成分發揮人事檔案管理在人資源管理效率提升方面的重要作用。對此，管理者首先要轉變自身的管理觀念，根據時代發展特點即是更新自身的管理思想，重視檔案，將人事檔案管理看作是做好員工管理工作的基礎，結合本單位的實際情況制定完善的規章制度，構建一支高素質、強能力的人事檔案管理隊伍，為人事檔案管理工作的規范開展創造有利條件。此外，檔案管理人員要強化自身的工作意識，于工作實踐中探索人事檔案管理的新方法，形成人事檔案管理的全新思路，進一步提高人事檔案管理水平。

（二）提高檔案管理人員能力。人事檔案管理工作具有復雜性與繁瑣性的雙重特征，需要人事檔案管理人員具備較高的職業道德修養、較強的崗位操作能力，以仔細且富有耐心的心態投身到人事檔案管理工作當中。因此，檔案管理人員要具備高度的責任意識，對單位內部員工的各項信息加以搜集整理，包括履歷表、工作鑒定、年度審核表、工作表現、專業技術職稱情況等，確保員工的認識管理資料精準全面。同時，檔案管理人員還需要良好的職業素養，做到不造假、不丟失、不遺漏。此外，企事業單位要建立健全人事檔案管理人員培訓教育機制，從理論能力、崗位操作、職業素養等方面加以培訓，并增加電腦使用技術，提高人事檔案管理人員計算機使用水平，通過人事檔案管理人員綜合能力的培養進一步帶動人力資源管理效率的提升。

（三）完善人事檔案管理制度。企事業單位若想實現人事檔案管理工作的創新發展，則需要結合本單位的實際情況對現有的人事檔案管理制度作出進一步調整與完善，為人事檔案管理工作順利開展提供科學的制度框架。第一，建立信息搜集制度，設置專門的檔案信息搜集崗位，由責任心強、業務水平高的人員擔任信息搜集聯絡員，及時更新人員的人事檔案管理信息；第二，建立信息鑒別歸檔制度，在規定的時間內完成人員信息檔案歸檔工作，明確檔案管理的具體內容，落實檔案管理要求，避免信息錯誤、檔案遺漏現象的出現；第三，建立檔案信息保密制度，由專門的人員負責人事檔案管理，檔案的交接要做好記錄，減少人文因素對人事檔案信息的破壞，確保人事檔案信息的可靠安全。

（四）應用現代化管理手段。傳統人工方式的人事檔案管理模式在降低工作效率的同時，還會進一步影響人事檔案管理工作的實效性，極大程度上增加人事檔案管理人員的工作負擔。在“互聯網+”時代背景之下，企事業單位要善于利用大數據技術、信息化手段開展人事檔案管理工作，構建集合自動化、網絡化、一體化于一身的人事檔案網絡管理體系，促使人事檔案管理朝著綠色化、高效化的方向發展。同時，加強人事檔案數字化建設，包括人事檔案數據信息庫、人事檔案管理系統等，以現代化手段落實人事檔案管理工作，減輕人力資源管理部門的工作壓力。

總結：綜上所述，人力資源管理與人事檔案管理是相輔相成的關系，因此，管理者要重視人事檔案管理，根據本單位的性質科學劃分人事檔案，結合自身的實際情況逐步完善人事檔案管理制度，并善于運用大數據技術、信息化手段開展人事檔案管理工作，建設人事檔案信息化管理網絡，提高人事檔案管理水平，促使人事檔案管理朝著現代化、實時化、制度化的方向發展，為企事業單位的長遠發展注入活力。