新時期事業單位文書檔案的規范化管理研究

■姜麗萍

（吉林省梅河口市紅十字會）

引 言

社會不斷發展之下，事業單位為社會建設以及經濟發展做出了重要貢獻。事業單位在開展內部管理時，文書檔案管理屬于一項基礎性工作，主要是記錄事業單位重要信息，也能夠為各項行政事業決策提供相應資料。文書檔案屬于事業無形資產，單位注重對這些無形資產管理，才能夠更好地促進事業單位發展，進而輔助國家建設。因此，提升事業單位文書檔案管理規范化工作開展勢在必行。

1 新時期事業單位文書檔案規范化管理的必要性

1.1 提高行政工作效率需要

在當前事業單位開展內部管理工作是基礎性工作，文書檔案管理雖然相對于其他管理內容而言比較簡單，但是其重要性仍然不可忽視。要對事業單位各項事務以及所使用材料進行詳細記錄，這是事業單位開展行政管理工作獲取信息的重要渠道，對于行政工作提升效率具有重要意義[1]。尤其是在新時期事業單位開展工作內容比較多，多數行政工作制定都需要一些文書檔案作為依據。只有使這些文書檔案管理達到規范化狀態，才能夠在較短時間內對相應信息進行查找，也便于在較短時間內，為行政職務決定提供所需要信息。因此其實企事業單位文書檔案管理規范化是提升行政工作效率的需要[2]。

1.2 提升行政工作質量需要

在事業單位工作開展當中，文書檔案管理記錄各方面信息。任何行政事務決策都需要依據一些文書檔案記錄內容，特別是在實際工作開展中所采集的一些信息、國家要求和上級領導所提出的行政管理工作指導意見，均是事業單位工作開展所要依據的信息，只有將這些信息進行規范化管理，才能夠保障信息完整性，進而讓行政工作質量得到提升[2]。通過這樣分析了解到，新時期事業單位文書檔案規范化管理是提升行政工作質量的需要。

2 事業單位文書檔案管理規范化影響因素

2.1 管理人員意識不足

我國當前事業單位在開展文書檔案管理工作時，大多需要委派相應人員，事業單位文書檔案管理規范化與否，與管理人員意識息息相關。由于管理人員是檔案管理工作一線操作者，能否采用有效檔案管理方法讓整個管理具備規范化特征，是由管理人的意識所決定[3]的。當前部分事業單位當中，負責文書檔案管理人員自身意識不強，很難達到文書檔案規范化管理。比如一些事業單位人員在實際工作當中，所有檔案管理都采用同一種方式，只是對文書檔案進行簡單分類和集中存儲，并不注重對重要和特殊文獻進行細致分類，導致在查找一些文件時會浪費較多時間[4]。管理人員自身未具備檔案管理規范化意識，自然會影響文書檔案管理質量。

2.2 管理制度不夠嚴謹

當前事業單位當中都會對文書檔案管理制定出相應制度內容，但多數檔案信息管理制度未能與實際工作管理匹配，很多制度規定都比較空泛，無法為實際工作開展起到指導或者管理作用，只是定性要求對文書檔案進行管理的操作方式。比如規定文書檔案在何時需要進行文書檔案存檔，這些內容規定都比較形式化，無法為文書檔案管理人員提供更多信息和行為規范內容。在這樣的制度之下，部分檔案管理人員會按照制度中最低標準來執行，對于檔案管理工作未能進行創新，也未能進行管理方式革新，這樣便會導致文書檔案管理質量與效率得不到有效提升。甚至在檔案管理規定內容當中，未能對一些管理失效或者管理失誤做出處罰性規定，使得管理人員對于文書檔案整理以及存儲工作未能給予高度重視，進而無法讓文書檔案管理達到規范化目標。

2.3 信息化文書檔案管理形式滯后

在一些事業單位當中，由于技術檔案管理人員缺乏規范化管理意識，同時也缺乏相應輔助制度，這樣便使得很多事業單位當中，對于文書檔案制定信息化應用程度比較低。文書檔案文檔內容和其他信息比較復雜，同時也具有多樣化特征。比如說在實際開展工作當中，未能充分應用信息化技術，則很難單靠傳統系統來改善文書檔案管理質量與效果，更無法提升檔案管理規范化。在一些地方事業單位當中，信息化系統應用多數處于初級階段，只是對一些常見辦公軟件進行應用。一些系統性技術并未引進，這樣讓文書檔案管理規范化在短時間內難以實現。

3 新時期事業單位文書檔案管理規范化開展途徑

3.1 提升管理人員對文書檔案規范化管理的意識

事業單位工作對促進社會發展意義重大，各項事務決策和制定與實施，都與文書檔案內容完整性息息相關。因此，要讓文書檔案管理呈現出規范化特征。為了能夠達到這樣的目標，首要工作便是提升管理人員對檔案文書管理規范化有正確認知。因此，相應事業單位領導層人員應當提升管理人員對文書檔案規范化管理意識。在實際工作開展中，應當明確指出文書檔案管理對事業單位自身發展的重要性，在文書檔案管理時要注重文書檔案管理是否能達到規范化標準，如若未能達到規范化管理，在實際行政工作開展時，應當對管理人員給予相應處罰[5]。如若文書檔案管理工作開展比較好，能夠實現規范化管理目標，事業單位可以給予相應人員鼓勵和獎勵，這樣才能夠提升管理人員對文書檔案規范化管理的意識。

3.2 建立規范性管理

當前事業單位文書檔案管理規范化，由于受到一些制度限制，一直成為一種理想，而不是現實。本文認為，在未來事業單位開展文書檔案管理工作時，應當按照該項管理工作目標制定出規范性制度內容。在制定內容時，應當注重以下兩方面內容：

一方面要豐富文書檔案管理內容，將各項管理工作進行詳細闡述，并且對管理細則進行制定。按照事業單位所屬性質不同，應當指定出差異化管理內容。例如，針對紅十字會單位而言，紅十字不僅對一些突然災害和突發事件進行救助，同時也要開展一些有益于民眾身心健康的公益活動。在實際工作開展中，所需資料和準備材料數量比較大，在對該類文書檔案進行管理時，需要細化不同類別活動開展內容和開展原則，并且記錄活動開展之后效果，便于后續再次設計一些公益活動時，能提供相應資料。

另一方面，在文書檔案管理制度制定時也要具備一定引導性作用，要讓事業單位文書檔案管理取得較好效果，需要完善原有管理制度，提升相應管理人員對文書檔案規范化重要性的認識。在事業單位當中，文書檔案管理人員要明確自身職責，對于能夠更好開展文書檔案管理，工作人員應給予相應激勵和鼓勵。比如制定相應崗位獎金，而如若一些人員在實際工作管理時，導致文書檔案丟失或者不完整，應當給予相應處罰。這樣，文書檔案管理制度，才能夠更好地促進事業單位實現文書檔案管理規范化目標。

3.3 充分利用信息技術構建高效便捷的管理系統

新時代下，事業單位文書檔案管理也應當與時俱進。采用完善的功能健全信息化系統，才能夠更好地提高文書檔案管理質量。由于信息化技術滲透在管理行為當中，充分地將一些信息化技術進行應用，能夠讓文書檔案管理內容更為便捷。尤其是對于一些格式或者是其他屬性不同文書檔案資料進行管理，通過采用信息化技術，能夠更好地對這些資料進行分類和儲存，并且在儲存之后能夠在較短時間之內，通過輸入關鍵詞進行索引，然后查找相應文書資料。在實際操作當中，應當以電子檔案為主，將一些紙質檔案進行數字化轉變，然后在實際操作當中，充分地借助數據庫儲存信息，將信息檔案進行定期儲存。另一方面，應當加強對一些計算機技術的應用，提升檔案信息整理效率，并且可以實現電話儲存與識別，這樣才能夠更好促進文書檔案管理工作實現規范化有效開展。

結 論

通過文章論述，可以了解到事業單位文書檔案管理對于實際工作開展能夠起到有效保障性作用，屬于一些方案制定和執行重要信息依據。在很多事業單位當中，關于文書檔案管理仍然無法呈現出規范化特征。針對這些狀況，文章提出了以下三方面優化策略：首先，要提升文書檔案管理人員對規范化管理的認知；其次，要構建出能夠促進文書檔案規范化管理的制度；最后，要充分利用信息化技術，構建企業高效與便捷的管理系統。希望此次課題研究內容，能夠被更多事業單位所關注，進而促進其盡早實現文書檔案規范化管理。