初探現代信息技術對企業檔案管理的影響與應對方案

■王春杰

（梅河口市衛生健康局干部檔案中心）

引 言

檔案管理也叫檔案工作，是檔案室或檔案館直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等方面。隨著我國信息技術深入到人們生活與工作中，很大程度上促進企業檔案管理工作的信息化，使得檔案管理質量得到全面提高。此外，在進行檔案管理期間，將手工管理資料轉變為電子版，不但能夠有效提高管理效率，而且可提升檔案管理質量。但是，在檔案管理應用現代信息技術過程中也存在一些問題，給管理工作帶來了不同程度的影響，為此需要采取有效措施提高檔案管理質量，為企業檔案管理工作未來發展提供幫助。

1 現代信息技術對企業檔案管理的影響

1.1 對傳統管理理念的影響

現代信息技術在企業檔案管理應用期間，使傳統檔案管理模式受到較大沖擊，在適應過程中存在一些挑戰，其中主要是對企業傳統檔案管理理念有不同程度的影響。這就需要企業在檔案管理過程中享受管理效率與質量提高的同時，轉變傳統管理理念，只有這樣才能夠使企業管理理念適應現代社會發展。

1.2 對檔案管理制度的影響

21世紀以來，我國進入到了一個智能化、網絡化社會，傳統檔案管理模式與新型管理模式之間具有較大差異性，并且由于現代信息技術的應用，對傳統檔案管理模式產生一定影響，其中影響較大的便是檔案管理制度。在將現代信息化技術應用在檔案管理模式過程中，由于現有檔案管理制度受到不同程度沖擊，很難促進企業檔案信息共享發展，使企業檔案管理難度不斷提升，為此，企業在發展過程中，應當重視現代信息技術在檔案管理中的作用，并在此基礎上采取有效措施全面完善檔案管理制度，以此讓企業檔案管理適應現代企業發展需求。所以，應重視在現代信息技術背景下企業檔案管理的質量，這能為提升企業工作效率奠定基礎。

1.3 能夠實現檔案智能化管理

我國企業檔案管理模式是隨著現代信息技術發展而發展，現代信息技術在發展期間也賦予了企業檔案管理工作新特點，實現了檔案智能化管理。將現代信息化技術融入到檔案管理中，可大大提高管理效果，不但能夠使檔案存儲方法得到有效轉變，而且實現了存儲方法多元化發展。此外，智能化檔案管理方法可在有限時間內尋找檔案信息，以此避免漏檔情況發生，從而提高檔案查詢的精確性。

1.4 對檔案管理者水平的影響

管理者在管理過程中學習先進管理水平，可全面降低工作強度與難度，在此基礎上能夠提升工作效率，為企業經濟效益的提高奠定良好的基礎。傳統檔案管理模式在一定程度上使管理者思維有較大局限性，再加上檔案管理人員自身素質對信息化背景下檔案管理工作質量有較大影響，一些檔案管理人員沒有充分認識到自身管理素質在檔案管理中的重要性，導致相關管理人員缺乏提升自身綜合素質的意識。這主要是因為在傳統檔案管理中，對知識與管理技能水平要求相對較低，管理人員普遍認為理論知識與管理技能并不是檔案管理核心能力[2]。

2 現代信息技術下企業檔案管理對策

2.1 檔案管理設備的完善

在企業檔案管理期間，對檔案管理設備進行完善是提高檔案管理質量的基礎條件，由于現代信息技術在應用時對檔案管理水平要求較高，這就需要在提升管理效率基礎上，對相關管理設備進行全面完善，同時還要根據企業實際情況引進一些先進設備，加強檔案管理設備的更新與升級，保證檔案管理過程中設備配置能夠滿足檔案管理過程的使用需求。這對企業檔案管理工作質量有效提高具有較大促進作用，以此為企業取得長遠經濟效益奠定良好基礎[3]。

2.2 轉變老舊思想觀念

隨著我國信息化技術不斷革新，企業檔案管理工作向智能化、網絡化方向優化是社會發展的必然趨勢。為此，檔案管理者在工作期間，需要采取有效措施改變自身落后思想觀念，傳統檔案管理落后的觀念已經無法適用于現代企業檔案管理工作，信息化技術的引入，勢必形成管理模式的變革，因此管理觀念也需要隨之改變，通過現代科技武裝自己，通過學習培養自身創新意識和改革魄力，在信息技術的推動下轉變檔案管理思維，接受現代新思想、新技術、新方法，大膽轉變，打破思維局限性，通過對檔案科學、合理管理，能夠使現代信息技術在檔案管理中得到有效應用，并在此基礎上對檔案管理方法進行實際考量，提高企業競爭力。

2.3 提升檔案管理人員水平

為了使企業檔案管理工作適應現代信息化技術要求，必須要對檔案管理人員自身素質進行全面提高，這就需要通過培訓方式來完成。此外，檔案管理部門之間也需要進行合作與交流，以此對檔案管理資源進行有效整合，開展相關業務合作，同時通過對相關工作進行全面總結，有利于檔案管理模式向智能化、網絡化方向發展，對培養檔案管理人員創新力也有較大促進作用[4-5]。此外，在現代信息技術背景下，對現代企業發展有更大要求。目前我國企業整體素質只是適應了電子時代步伐，而想要達到現代信息技術的相關要求，根據目前所掌握的技能很難實現。所以，企業應當根據檔案管理實際需求，對專業人才進行針對性培訓，在培訓過程中應著重培養管理者自身素質與管理技能，只有這樣才能讓管理者適應現代企業檔案管理的需求。

2.4 加大資金投入

企業檔案在進行信息化管理過程中，除了必要的軟、硬件設施，管理模式的轉變、管理方法的更新、管理人員的能力提升，都對企業檔案管理至關重要。因此，在檔案管理革新的過程中，加大資金投入已成必然，通過資金投入打造先進的檔案管理團隊，升級檔案管理工具，培養管理人才。為了保障企業檔案管理與時俱進，必要的資金投入增加已成為必然。可以設立專項資金庫，保障檔案管理工作在充足的資金支持下完成升級。也可以結合檔案管理工作的資金需求加大資金投入力度，及時完善企業檔案管理相關，配合檔案管理工作與時俱進，適應現代信息技術帶來的影響，進一步提升檔案管理效果，以此確保檔案管理工作質量。

2.5 改革企業檔案管理理念

目前，我國企業在進行檔案管理過程中，需要對現代企業檔案管理理念實施有效改革，主要表現在以下幾個方面：①企業需要全面認識現代信息技術，在此基礎上了解對傳統檔案管理理念與模式產生的有利與不利影響，并構建檔案管理體系；②企業應全面認識檔案管理是企業內部管理重點，并在發展中起到關鍵作用，只有引進現代化技術，才能使檔案管理工作向系統化、規范化方向發展。與傳統檔案管理方法相比，現代信息技術融入到檔案管理中能夠使之變得更為快捷和方便，有效提高檔案管理人員工作效率。

2.6 完善檔案管理制度

企業在發展過程中，檔案管理在其中扮演著較為重要的角色，管理流程相對較為復雜，檔案管理數據也比較多，計算量很大。基于此，在進行檔案管理期間必須進行信息化建設，這樣不但能夠提高管理水平，還可以使管理規范化，通過規范的制度對管理系統進行優化。此外，對檔案管理制度實施完善與優化，需要建立在檔案管理中心基礎之上，充分考慮對檔案內容的影響，這在較大程度上能夠消除部門單一局限性，可在信息化技術背景下將不同管理內容實施全面結合，以此對檔案管理運作進行有效規范。

結 語

綜上所述，隨著我國信息技術不斷發展和完善，企業檔案管理工作也由傳統式人工管理向信息化方向邁進，這為企業發展奠定了良好基礎，檔案管理模式得到有效革新，促使企業檔案進入到信息化管理階段，不但提高了檔案管理效率，而且大大降低了管理工作人員的工作量。為此，在進行檔案管理過程中，要對企業檔案管理制度進行完善，革新檔案管理理念，采取有效措施提高管理人員自身管理水平與綜合素質，以此全面提升企業檔案管理質量。