芻議疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案利用工作

楊興梅

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)是公益性衛(wèi)生事業(yè)單位，是從事公共衛(wèi)生事業(yè)的專業(yè)機(jī)構(gòu)，其使命是通過對疾病、殘疾和傷害的預(yù)防控制，創(chuàng)造健康環(huán)境，維護(hù)社會穩(wěn)定，保障國家安全，促進(jìn)人民健康[1]。檔案利用工作，亦稱“檔案利用服務(wù)”“檔案提供利用”，是檔案部門通過一定的方式與方法，提供檔案和檔案信息，為利用者服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。檔案利用工作是檔案工作的根本目的，對整個檔案工作的發(fā)展有決定性影響。疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案利用工作是其檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在其整個檔案工作中起主導(dǎo)作用[2]。疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)應(yīng)充分發(fā)揮其檔案的利用價值，更好地服務(wù)于疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作。

1 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案的分類與特征

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案包含衛(wèi)生防疫檔案、公共衛(wèi)生檔案、醫(yī)療技術(shù)檔案、黨政管理檔案等。其中，公共衛(wèi)生檔案記載的是突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急處置以及傳染病爆發(fā)流行的防控等方面的內(nèi)容，還包括青少年的疫苗接種、生長發(fā)育、健康檢查等情況。

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案不但具有檔案的共同特點(diǎn)，還有著自己的特征，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。一是突發(fā)性，公共衛(wèi)生檔案基本上是在突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置過程中形成的，事件的發(fā)生具有突發(fā)性。二是階段性，突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置工作具有階段性，常與疾病在本地區(qū)的發(fā)病、流行規(guī)律有關(guān)，隨之產(chǎn)生的檔案資料，在時間上具有階段性。三是綜合性，突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急處置以及傳染病爆發(fā)流行的防控等工作需要政府各部門的協(xié)調(diào)配合，使檔案的形成具有綜合性。四是探索性，某些疾病的發(fā)生沒有規(guī)律可循，特別是突發(fā)公共衛(wèi)生事件，因此，檔案資料的歸檔范圍和保管期限，何時移交、如何利用等需要研究和探索[3]。五是很強(qiáng)的保密性，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案屬于《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國檔案法》所規(guī)定的檔案資料，具有很強(qiáng)的保密性。六是專業(yè)性，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案記載著當(dāng)?shù)丶膊☆A(yù)防與控制方面的內(nèi)容，與醫(yī)療技術(shù)、疾病的預(yù)防與控制等專業(yè)知識密切相關(guān)，具有極強(qiáng)的醫(yī)學(xué)專業(yè)性。

2 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案利用的必要性

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在長期的疾病預(yù)防、控制、監(jiān)測，實(shí)驗(yàn)室檢測、分析、評價，健康危害因素監(jiān)測、分析、評價與干預(yù)，健康教育與健康促進(jìn)，疫情信息分析與管理，突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置，科研教學(xué)等工作中產(chǎn)生了大量的檔案資料。這些檔案資料既包含了以往疾病的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，同時包含了當(dāng)時針對疾病的預(yù)防與控制所采取的措施和取得的成效等，它不但能為政府的決策服務(wù)、還服務(wù)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)和人民群眾。因此，開發(fā)利用疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案資料，挖掘其有效價值，能夠探索和研究疾病流行規(guī)律，為疾病的預(yù)防與控制提供科學(xué)依據(jù)，從而制定正確的疾病預(yù)防措施和控制決策，為疾病的預(yù)防與控制提供有力保障，促進(jìn)人民群眾的身心健康[4]。

3 當(dāng)前疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案利用工作存在的問題

一是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案利用工作受重視程度不足，目前，很多疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，檔案管理部門基本設(shè)在行政辦公室，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)意識不到其檔案利用工作的重要意義。二是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案硬件設(shè)施不足，檔案管理的信息化水平不高，難以滿足其檔案利用工作，目前，還有一些疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理的硬件設(shè)施不規(guī)范，沒有專門的檔案室（庫房），具備恒溫、恒濕等保存條件的檔案管理要求的疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)并不多，大部分的疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案管理還停留在原始的紙質(zhì)檔案資料保存階段，缺乏信息化的檔案管理的硬件設(shè)施，比如計算機(jī)、存儲設(shè)備等。云南省地方病防治所為適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下的時代發(fā)展需求，也使用了“浩瀚——機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)5.0”，但只能進(jìn)行文件級目錄的檢索，不能進(jìn)行全文的檢索，對紙質(zhì)檔案，也沒有進(jìn)行數(shù)字化處理、電子版?zhèn)浞荩瑪?shù)碼照片等聲像檔案也不能規(guī)范化歸檔、管理和利用。三是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)缺乏專業(yè)的檔案管理及開發(fā)利用的人才，由于疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)對其檔案管理與利用工作的不重視，其檔案工作人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和疾病預(yù)防控制知識的培訓(xùn)，造成疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理及開發(fā)利用的能力[5]。

4 如何做好疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案利用工作

做好疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案利用工作，必須嚴(yán)格遵循檔案利用工作的指導(dǎo)思想，即準(zhǔn)確、全面、有效、及時地為檔案用戶服務(wù)。

4.1 做好疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案利用工作的前提是做好該機(jī)構(gòu)檔案的基礎(chǔ)工作

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理部門最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)工作是收集、鑒定、整理、保管、編目、統(tǒng)計、開發(fā)利用等工作。所以說，檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作做不好，檔案利用工作也就成為無源之水和無本之木，檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作也就失去了意義。因此，充分發(fā)揮疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案利用工作首先應(yīng)做好其檔案的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。應(yīng)加大力度收集檔案資料，特別是有重大公共衛(wèi)生事件發(fā)生或有重要工作時，一定安排專人全程跟蹤負(fù)責(zé)檔案資料的收集和整理工作，把檔案資料的收集和整理工作作為一項(xiàng)日常和長期的工作來抓；應(yīng)建立規(guī)范的檔案管理和利用的規(guī)章制度，責(zé)任明確到人，做到有章可循。只有這樣，才能更好地開展疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案利用工作，滿足檔案利用者的需求[6]。

4.2 做好疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案利用工作，檔案工作人員應(yīng)熟悉所保管檔案的內(nèi)容和了解利用者的需求

作為疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案工作人員應(yīng)熟悉本機(jī)構(gòu)檔案的類別、形成檔案單位的歷史、檔案保管情況、檔案收存情況、檔案的具體內(nèi)容及存放地點(diǎn)。了解利用者的需求，就是要對利用工作進(jìn)行預(yù)測，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案工作人員要了解國家的路線、方針和政策；本機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)、建設(shè)、科研工作的任務(wù)和計劃以及工作程序等。根據(jù)工作需要編制檢索工具和參考資料來減少查找時間。只有這樣才能做到及時、準(zhǔn)確、充分的滿足檔案利用者的需求，提高檔案的利用率[7]。

4.3 做好疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案利用工作，檔案工作人員應(yīng)有檔案利用的服務(wù)意識

檔案的作用能否充分發(fā)揮出來取決于檔案利用的服務(wù)，而檔案利用服務(wù)的質(zhì)量和效果則取決于檔案利用的服務(wù)意識。所以說，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案工作人員應(yīng)有強(qiáng)烈的檔案利用的服務(wù)意識。一是要強(qiáng)化個人的檔案利用的服務(wù)意識，把要我服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槲乙?wù)。二是要強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)的檔案利用的服務(wù)意識，把被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)。三是要創(chuàng)新檔案利用的服務(wù)方式，體現(xiàn)出良好的服務(wù)意識。四是要做好檔案利用的服務(wù)工作，為疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)開展各項(xiàng)工作提供有力支持[8]。

4.4 做好疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案利用工作，要正確處理好檔案利用和檔案保密的關(guān)系

作為疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案的工作人員和利用者，要認(rèn)真執(zhí)行《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國檔案法》，嚴(yán)格履行檔案的保密義務(wù)，做好檔案的保密工作；要知道什么檔案必須保密，什么檔案不需要保密、檔案保密的范圍和期限。檔案保密過嚴(yán)格，無疑將會造成檔案信息資源浪費(fèi)；有密不保，又極易給黨和國家造成危害。所以要正確處理二者的關(guān)系，要求疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案工作人員在維護(hù)黨、國家、人民利益的前提下，根據(jù)黨的方針、政策和國內(nèi)外的形式進(jìn)行綜合分析，凡是對涉密的檔案資料要嚴(yán)格按涉密資料的規(guī)定將以使用，對沒有保密要求的檔案資料，應(yīng)積極大膽的提供利用服務(wù)[9]。

4.5 做好疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案利用工作，需要掌握其檔案利用效果

檔案利用效果是指檔案用戶在利用檔案部門所提供的檔案信息后所獲得的結(jié)果。疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案利用涉及范圍廣，所以該機(jī)構(gòu)的檔案工作人員不但應(yīng)要求檔案利用者對利用后的效果進(jìn)行反饋，而且應(yīng)做好檔案利用效果的收集、整理、分析、研究，把檔案利用效果作為一項(xiàng)基本工作來抓，全面掌握、了解檔案用戶利用檔案后所取得的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，有沒有產(chǎn)生積極的效果等情況。只有這樣才能全面的掌握疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)各類檔案的利用價值，為疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案利用者提供科學(xué)、可靠的依據(jù)[10]。

4.6 做好疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案利用工作，要加大對疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理與利用工作的投入，采用先進(jìn)的檔案管理信息化手段

可以說疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案資料是專門記錄歷史、傳承文明、服務(wù)于社會的重要公共社會資源，在當(dāng)今社會發(fā)展進(jìn)程中起著不可替代的作用。因此，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)應(yīng)對其檔案管理硬件與軟件加大資金投入，配置配套的檔案硬件和軟件設(shè)施，保證其檔案的存儲環(huán)境滿足檔案室（庫房）的“八防”工作要求，做到及時、有效地解決檔案管理與利用工作中所遇到的問題，確保疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案資料的真實(shí)性、合理性、科學(xué)性和安全性；要對其電子檔案資料配備高性能的計算機(jī)和存儲設(shè)備等，安裝最先進(jìn)的安全軟件（防火墻技術(shù)、檔案信息加密技術(shù)等），杜絕黑客與病毒的入侵，確保疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)電子檔案資料的保密性與安全性；要加強(qiáng)檔案工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，檔案工作人員必須主動的學(xué)習(xí)新知識、掌握新技術(shù)，能夠熟練地使用新設(shè)備，從而提高疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理與開發(fā)利用隊(duì)伍的信息化管理水平。疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)要充分借助檔案信息化管理的優(yōu)勢，切實(shí)提高疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案資料的利用率[11]。

4.7 做好疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案利用工作，需要提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)

當(dāng)今社會，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，人們對疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案利用工作的需求日益劇增，隨之而來，給疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案工作人員提出了新的要求，要求檔案工作人員應(yīng)具備專業(yè)的業(yè)務(wù)知識和很強(qiáng)的管理能力，這就要求疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案工作人員要努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，由于疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案利用和管理工作具有極強(qiáng)的醫(yī)學(xué)專業(yè)性與技術(shù)性，其中包括了收集、鑒定、整理、保管、編目、統(tǒng)計、開發(fā)利用等基本工作，每個環(huán)節(jié)都有著一系列的標(biāo)準(zhǔn)，這就要求檔案工作人員不但定期參加檔案管理方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，還要參加疾病預(yù)防控制知識的培訓(xùn)，做到學(xué)以致用，要對疾病預(yù)防控制知識有著深入了解，要掌握檔案管理的最新動態(tài)[12]。疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案工作人員應(yīng)不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)、掌握新方法，不斷提高和完善自己的檔案業(yè)務(wù)能力和管理水平，從而整體上提高疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案工作隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)，科學(xué)、有效的為檔案利用者提供服務(wù)。

5 結(jié)語

疾病控制檔案機(jī)構(gòu)的檔案作為該機(jī)構(gòu)重要的信息資料，與該機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作息息相關(guān)，由于疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案具有內(nèi)容種類較多、涵蓋范圍廣、醫(yī)學(xué)專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，因而對疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案利用工作提出了更高的要求，要求疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在開展檔案利用工作中，檔案工作人員應(yīng)樹立檔案利用的服務(wù)意識，做好該機(jī)構(gòu)檔案的基礎(chǔ)工作，熟悉所保管檔案的內(nèi)容和了解利用者的需求，正確處理好檔案利用和檔案保密的關(guān)系，掌握其檔案利用效果，從而充分發(fā)揮疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的檔案利用價值，讓其更好地服務(wù)于疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)工作。