辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

劉皓

醫(yī)院檔案管理分為檔案實體管理和檔案信息組織管理，檔案實體管理是對醫(yī)院檔案資源進行管理，檔案信息組織管理是對醫(yī)院檔案中的信息進行管理。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院服務管理工作的重要組成部分，為醫(yī)院的醫(yī)療技術水平、醫(yī)療服務水平提供數據基礎，對醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義。基于自動化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理以計算機技術、網絡技術和存儲技術為依托，以計算機網絡系統(tǒng)為基礎進行檔案管理。相較于傳統(tǒng)人工管理檔案，辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理有效延長了醫(yī)院檔案的保存與使用壽命，通過現代化、自動化、信息化的管理有效提升了醫(yī)院檔案管理工作水平，對醫(yī)院的整體發(fā)展具有重要意義。但當前，自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作還存著一些問題，制約了醫(yī)院整體服務管理水平。因此，需要采取有效措施解決當前自動化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理存在的問題，提高醫(yī)院檔案管理水平，推動我國醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展。

1 自動化辦公環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點分析

1.1 提升檔案管理質量

醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理主要是紙質檔案管理，紙質檔案易受環(huán)境因素影響，不便于長期保存，主要有兩大劣勢：一是紙質檔案使用和管理壽命有限，不利于長期保存和管理；二是紙質檔案在保存和管理過程中信息會受損，影響檔案管理質量。在自動化辦公環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理通過現代化、自動化、信息化的保存和管理方式進行管理，利用計算機網絡系統(tǒng)將大量的檔案資料儲存在芯片中，極大地延長了醫(yī)院檔案的壽命，并有效提升檔案管理質量[1]。

1.2 提升檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理主要以人工操作的方式對紙質檔案進行整理、分類、歸檔工作，工作內容多，管理程序復雜，工作難度大，查找不便。相較于傳統(tǒng)檔案管理，基于自動化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理在工作內容不變的條件下，工作難度較低，工作效率有效提高，并且具有便于查找的優(yōu)勢[2]。

1.3 實現資源共享

基于自動化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理突破時間和空間的限制，能夠實現資源在線共享，對醫(yī)院檔案管理水平的提升具有深遠影響[3]。

2 醫(yī)院檔案管理工作的現狀及問題分析

目前，我國醫(yī)院檔案管理的現狀呈現出普遍推廣自動化辦公進行檔案管理，但也存在著自動化辦公水平不夠高，檔案管理工作仍然存在著部分問題的現狀。根據對檔案管理工作的現狀進行分析，主要存在檔案管理制度不健全、檔案管理體系不健全、檔案管理工作人員綜合素質不夠高的問題[4]。

2.1 檔案管理制度不健全

醫(yī)院科室眾多，檔案管理工作量大，目前我國醫(yī)院檔案管理普遍存在制度不健全的問題。主要體現在兩個方面：一是醫(yī)院檔案管理沒有統(tǒng)一的標準和規(guī)范，導致醫(yī)院檔案管理工作混亂；二是檔案管理監(jiān)督制度不健全，部分醫(yī)院存在檔案管理混亂、檔案信息資料泄漏、檔案查詢難度大[5]。

2.2 檔案管理體系不健全

自動化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理體系，主要以技術和設備為依托進行構建。目前我國有很大一部分醫(yī)院存在著檔案管理投入資金不足和技術水平落后的問題，制約了檔案管理體系的健全。具體來說，投入資金不足，導致醫(yī)院在檔案管理體系構件中相關硬件和軟件設備不完善，檔案信息化管理水平低；技術水平落后，在進行檔案管理體構建過程中，對計算機技術、網絡技術和存儲技術的應用水平不高，導致檔案管理水平不夠高，出現檔案整理混亂，甚至是檔案損壞和泄漏問題[6]。

2.3 檔案管理工作人員綜合素質不夠高

基于自動化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理主要是依托計算機網絡系統(tǒng)和計算機技術、網絡技術、存儲技術進行檔案管理，人工操作在檔案信息化管理中的應用減少，但這并不代表檔案信息化建設對檔案管理人員的依賴性降低，相反，檔案信息化建設對檔案管理人員的綜合素質要求更高。檔案管理工作人員素質不夠高主要體現在兩個方面：一是意識，二是能力。意識不夠高，主要體現在部分檔案管理工作人員甚至是部分醫(yī)院存在著認為基于自動化辦公環(huán)境下的檔案管理只需要投入資金進行設備的完善和技術的應用，檔案管理人員的工作較少，管理工作簡單的錯誤認識；能力不夠高，主要體現在部分檔案管理人員是傳統(tǒng)紙質檔案管理人員過渡的，不具備或不具備較強的檔案信息化管理基本技能，部分醫(yī)院采用外聘人員進行檔案管理的情況普遍存在[7]。

3 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的對策

針對當前醫(yī)院檔案管理存在的問題，需要提出針對性對策解決問題，提升醫(yī)院檔案管理水平。

3.1 健全檔案管理制度

針對當前醫(yī)院檔案管理制度不健全的問題，需要不斷健全檔案管理制度。制度是醫(yī)院檔案管理工作的有效保障，是開展檔案管理工作的標準和要求。具體來說分為兩個部分，一是國家相關部門制定檔案管理標準，醫(yī)院嚴格按照相關部門制定的標準，并結合醫(yī)院實際情況，在符合國家制定的檔案管理標準的情況下制定相關的檔案管理方法和標準進行檔案管理工作，確保醫(yī)院檔案管理工作制度化、規(guī)范化，由于網絡具有開放性的特點，檔案管理信息化建設工作的要求和標準也在不斷發(fā)生變化，因此，國家相關部門對醫(yī)院檔案管理標準的制定需要結合醫(yī)院檔案管理的發(fā)展需要，定期不定期進行不斷豐富和完善，確保醫(yī)院檔案管理標準符合醫(yī)院發(fā)展的要求；二是醫(yī)院內部要對針對當前醫(yī)院檔案管理的具體問題不斷完善檔案管理監(jiān)督制度，對檔案管理工作人員的責任進行嚴格細致、科學規(guī)范的劃分，防止由于監(jiān)督管理不當出現檔案管理混亂、損壞甚至是泄露問題的發(fā)生[8]。

3.2 健全檔案管理體系

針對當前我國醫(yī)院自動化辦公環(huán)境下的檔案管理體系不健全的問題，需要不斷健全檔案管理體系。具體來說分為兩個部分：一是針對檔案管理設備不完善的問題，增加檔案管理資金投入，不斷完善檔案管理硬件和軟件設施，加強互聯網絡安全，充分發(fā)揮計算機網絡醫(yī)院檔案管理信息化建設中的基礎作用，不斷提升醫(yī)院檔案管理信息化建設水平[9]；二是針對檔案管理技術水平不過硬的問題，首先需要國家出臺相關政策支持檔案管理技術的研發(fā)，其次需要醫(yī)院增加在檔案管理技術研發(fā)上的資金投入，不斷提高互聯網技術、計算機技術、存儲技術在醫(yī)院檔案管理中的應用水平，并定期不定期進行病毒查殺工作，對互聯網中可能存在的對檔案管理存在威脅的因素進行及時發(fā)現并有效治理，充分保證檔案管理工作正常開展。通過提升檔案管理技術水平，有效提高醫(yī)院檔案管理工作效率，提高檔案管理工作水平，并有效保護承載醫(yī)院檔案的互聯網系統(tǒng)的安全性，充分保障檔案管理信息化建設中各個環(huán)節(jié)不出現漏洞，減少由于黑客攻擊、病毒木馬或管理工作人員操作不當引起的檔案損壞、丟失、泄露問題的發(fā)生[10]。

3.3 提升檔案管理人員綜合素質

基于自動化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作相較于傳統(tǒng)紙質檔案管理工作，其管理內容基本不變，管理程序簡化，管理信息增多，對檔案管理工作人員的綜合素質要求更高 針對當前我國醫(yī)院檔案管理工作普遍存在檔案管理工作人員的綜合素質不高的問題，需要不斷提升檔案管理工作人員的綜合素質，滿足當前自動化辦公環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作的要求。提升檔案管理人員的綜合素質分為兩個方面：一是意識提升，針對我國普遍存在的檔案管理工作人員及部分醫(yī)院對檔案管理工作人員在醫(yī)院檔案管理工作中的認識不夠透徹的問題，需要通過開展講座、普及知識的方式不斷提升檔案管理人員的能力意識和責任意識，充分發(fā)揮檔案管理人員在檔案管理工作中的作用，提高檔案管理水平[11]。二是能力提升，針對當前我國普遍存在的醫(yī)院檔案管理工作人員專業(yè)能力不夠硬的問題，需要通過定期對檔案管理工作人員進行培訓，全面提升檔案管理人員在檔案管理知識方面的能力及熟練掌握辦公軟件，能熟練掌握檔案管理信息化建設的能力；同時，當前我國對檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)重視度不斷提升，醫(yī)院可以通過引進專業(yè)的檔案管理技術型人才，建立高素質的檔案管理團隊，提升檔案管理水平；最后，醫(yī)院還應當通過不斷建立健全檔案管理工作人員審核和監(jiān)督機制，對檔案管理工作人員的工作進行審核、規(guī)范和有效監(jiān)督，其中，對重要程度較高的檔案的管理，需要由醫(yī)院最高領導制定兩個及兩個以上綜合素質強的檔案管理工作人員負責該類檔案管理的各個環(huán)節(jié)，并通過出示證明、對管理過程進行記錄，將檔案備份并分開存放的方式進行檔案管理，并定期不定期對重要檔案的管理進行考核、檢查，充分保證重要檔案信息的真實性、原始性，防止檔案泄漏、損壞問題的發(fā)生[12]。

4 結束語

綜上所述，基于辦公自動的醫(yī)院檔案管理信息化建設是當前醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢，相較于傳統(tǒng)紙質檔案管理具有許多優(yōu)勢。當目前我國醫(yī)院在辦公自動化環(huán)境下的檔案管理工作現狀不容樂觀，存在部分問題，制約了醫(yī)院檔案管理工作的開展，不利于醫(yī)院的整體發(fā)展。因此，針對當前醫(yī)院檔案管理存在的問題，需要進行針對性改進，解決問題，提高檔案管理信息化建設水平，促進醫(yī)院整體水平的發(fā)展，推動我國醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展。