加強醫(yī)學院校學生檔案管理工作的思考

王思齊

(秦皇島市第一醫(yī)院，河北 秦皇島 066000)

一、我國醫(yī)學院校學生檔案管理工作現(xiàn)狀

隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的到來為我國各項事業(yè)的發(fā)展前進提供了很好的模式與平臺，尤其是近幾年來，隨著醫(yī)學院校招生人數(shù)擴大，信息數(shù)據(jù)開發(fā)管理功能無疑對各醫(yī)學院校學生檔案管理工作給予了極大的便利。然而，在信息數(shù)據(jù)帶來便利的形勢背后，也存在著各種各樣潛在的問題，如管理制度不規(guī)范，檔案管理意識理念不夠，相關專業(yè)人才隊伍缺乏等都隨著管理模式的發(fā)展逐漸暴露出來，而這些問題的積累也會在往后醫(yī)學生進入實習單位時與檔案能否落實到位產(chǎn)生重大聯(lián)系。

二、我國醫(yī)學院校學生檔案管理工作主要存在的問題

(一)醫(yī)學生檔案工作管理不規(guī)范

近幾年來我國逐漸對醫(yī)學院校學生檔案管理工作提出一定程度的重視，并對此下發(fā)了一系列相關文件，但是卻沒有具體提出相關內(nèi)容。甚至某些醫(yī)學院校內(nèi)出現(xiàn)無人負責管理、學生檔案隨意存放的現(xiàn)象，每當畢業(yè)季醫(yī)學生檔案從醫(yī)學院調(diào)取到醫(yī)院實習單位時才去突擊規(guī)整，在沒有任何嚴謹流程管理下完成轉(zhuǎn)遞任務。而這種未形成規(guī)范化、科學性的管理方式的后果則是，醫(yī)院、醫(yī)學衛(wèi)生單位對實習生簡歷的查閱將會耗費較多時間且過程繁雜，甚至還會有實習生自己攜帶檔案文件等不經(jīng)學校郵寄或人事部門工作者提取的現(xiàn)象。

(二)檔案意識與管理理念淡薄

檔案意識淡薄與管理理念淡薄分別指兩個方面，一個是醫(yī)學生檔案意識淡薄，其主要表現(xiàn)為醫(yī)學生在校期間，極少重視對榮譽證書、科研成果等相關材料記錄存檔，以及只有少部分醫(yī)學生會填寫學生誠信檔案、心理檔案等輔助材料，因此往往會造成許多學生在某些檔案上的空白，有些醫(yī)學生甚至不關注自身檔案的去向，或從始至終都不曾重視。另一個則是醫(yī)學院校檔案管理理念淡薄，部分醫(yī)學院校不太重視該方面工作，往往安排學生工作部門來管理學生檔案，缺乏針對性的、系統(tǒng)化的相關管理機構(gòu)。

(三)檔案管理人才隊伍缺乏

傳統(tǒng)的學生檔案管理工作流程就是把學生在校期間各項材料、表格等文件資料進行收集整理，然后以郵寄形式寄送到其工作單位或相關檔案管理部門。在許多醫(yī)學院校看來，這樣的工作所要求的技術(shù)性不高，因此便不太重視檔案管理人才隊伍建設，有些醫(yī)學院校甚至沒有配備專門的檔案管理工作人員，僅僅在突擊或檔案流動幅度大的期間臨時招聘學生部門人員來對檔案進行整理。

三、加強我國醫(yī)學院校學生檔案管理工作的應對策略

(一)規(guī)范醫(yī)學生檔案工作管理制度

教育部門應當出臺相應政策，加大工作力度，將醫(yī)學生檔案工作管理制度要求具體落實，同時在條例中明確指出醫(yī)學生檔案工作管理制度本身性質(zhì)、特點，并對工作的各項內(nèi)容提出統(tǒng)一具體的內(nèi)容或限制條件，以嚴謹?shù)臈l例文件來規(guī)范醫(yī)學生檔案管理模式，提高醫(yī)學生檔案管理者的理念意識，選擇、安排具有一定專業(yè)管理知識的醫(yī)學生檔案管理者，并定期進行檔案規(guī)整及檢查。

(二)強化檔案意識，樹立管理理念

高校學生檔案資料內(nèi)包括著高中時期的各項資料，如：高校新生入學登記表、體檢表、學籍表、獎懲證明等，醫(yī)學生們應當對自己檔案內(nèi)所盛放的資料有大概的意識與了解，同時，在書寫檔案資料時，應當體現(xiàn)出自身特色，以便提高在就業(yè)競爭過程中的勝出率。醫(yī)學院校應當重視就業(yè)指導，強調(diào)誠信教育、心理教育的重要性，同時校方還可以通過校內(nèi)宣傳欄、入學教育等方式，讓醫(yī)學生們對學生檔案方面有一定的基礎知識，讓醫(yī)學生了解個人檔案管理權(quán)歸屬國家所有，在醫(yī)學生進入醫(yī)院開始實習之前，檔案的轉(zhuǎn)遞處理不應當是個人去完成，同時，單位與人事部門對個人檔案僅負保管義務，不具備隨意處置的權(quán)利。

(三)提高人員素質(zhì)，加強隊伍建設

要想提高醫(yī)學院校學生檔案管理工作效率，首先便要建立一支工作力度大的管理隊伍，通過定期的培訓以及業(yè)務工作來適應現(xiàn)代化學生檔案管理需求。首先，設置管理隊伍的負責人，并由負責人安排專項負責工作；其次，可招聘兼職的學生檔案管理人員，讓其負責檔案的收集與整理；最后，根據(jù)隊伍目前適應情況，舉辦一些具有針對性的專業(yè)培訓，更快提高學生檔案管理人員業(yè)務能力。

四、結(jié)束語

隨著時代的發(fā)展，我國醫(yī)學院校學生檔案管理工作模式會逐漸取得越來越多的成效，對于進入實習期乃至步入社會到達工作崗位的醫(yī)學生而言，檔案管理工作其潛在問題也將會漸漸得到提出并解決，因此在理論知識支撐的同時，我們更應該加大實施力度，堅持理論與實踐相結(jié)合，打造出更完善的醫(yī)學院校學生檔案管理工作模式。