學生檔案管理工作存在的問題與對策
——從高校輔導員視角進行的思考

李玉婷

(南京理工大學紫金學院，江蘇 南京 210046)

高校學生檔案管理工作，是高校重要的基礎性工作。在教育部和國家檔案局共同頒發的《高等學校檔案管理辦法》(中華人民共和國教育部令第27號)的規定要求下，各個高校學校也都在用不同的方式方法來不斷加強學生檔案管理工作，也有許多高校將之納入學校整體發展規劃。從當前的情況來看，高校學生檔案管理工作都取得了不同程度上的發展。然而，高校輔導員作為學生管理工作的組織者、實施者和指導者，在高校學生檔案管理工作中也扮演著重要的角色。因此，從高校輔導員的視角加強高校學生檔案管理工作，是一個值得研究的課題。

一、當前高校學生檔案管理存在的問題

一方面，學生檔案管理工作認識不夠到位。俗話說，術業有專攻。但我們高校輔導員不僅要做一個“專家”，還要做一個“雜家”。做過高校輔導員的同志們都有這么一個感悟：學生工作的內涵十分豐富，當我們談論學生工作的時候，更多的是學生思想教育工作、安全文化建設工作、學生心理健康工作、學生學風養成工作等等，但很少主動探討學生檔案管理工作。這也導致了這幾年學生檔案材料信息不全、表格填寫不規范、不能正確反映學生真實情況等現象時常發生。由此可見，學生檔案管理工作在我們高校輔導員工作中沒有得到應有的重視，這也充分表明了我們的學生工作是不全面的、是存在問題的，各項工作的開展是有差距的。

另一方面，學生檔案管理工作方法比較滯后。現行的《高等學校檔案管理辦法》雖然對高校學生檔案工作起到了規范性作用，但從各大高校的實際情況來看，還是存在管理方法滯后的問題。主要體現在：一是缺乏相應的具體制度。主要是高校輔導員按照學生工作部門要求將學生相關證明材料進行歸檔，然后遞交給相關科室，在學生畢業后再將其移交至相關單位(如人才市場等)。但在這一系列環節中缺少嚴格的工作規范和詳密的工作制度，從而導致了學生檔案管理工作隨意性較大。二是缺乏相應的領導工作。在有些高校，學生檔案工作和其他工作一樣，領導重視，就搞得認真細致一些，領導不重視，就打打馬虎眼，愛搞不搞。三是缺乏相應的專業人才。看看我們高校輔導員隊伍，里面有心理咨詢師、就業指導師、人力資源管理師等等，均可謂“專家”。但是，在學生檔案管理方面，落后的管理方法不僅浪費了大量的人力、財力、物力，也嚴重制約了高校輔導員工作的順利開展。

二、提升學生檔案管理水平的方法途徑

第一，要端正好思想態度，提升學生檔案管理工作認識。這就要求我們高校輔導員，一方面要從“學生利益”出發，提升服務意識。圍繞學生檔案進行的系列工作，既是管理工作，又是服務工作。這就要求我們要緊緊圍繞“為了一切的學生”這一根本核心，不斷努力學習，大力提高學生檔案管理的工作水平。另一方面要從“工作標準”出發，提升精品意識。就學生檔案管理工作而言，高校輔導員可以做的創新工作就有很多。例如，豐富學生檔案的內容信息。可以在現有的學生檔案材料中，增加學生的個人信用檔案、學生科學研究檔案、學生就業志向檔案。這些檔案的建立，不僅能符合社會上用人單位的需求實際，也能體現出我們高校輔導員良好的工作態度。

第二，要解決好方法問題，完善健全檔案管理工作制度。在實際工作中，要堅持以科學、高效為重要原則，以任務為牽引，以提高管理效益為目的，立足全局謀劃，周密計劃安排，精心組織實施。首先，要立足全局，統籌謀劃。其次，抓點帶面，協調發展。堅持一手抓試點，一手抓普及，一手抓運用，以點帶面、整體推進。試點，就是指一項制度頒布出來之后，要邊研究，邊探索，邊總結，邊提高，為推廣普及提供方法路子。再次，精心組織，周密實施。當各項學生檔案管理工作制度建立起來之后，就要采取“一級抓一級，一環扣一環，一層深一層”的方法，認真組織，嚴密實施。

第三，要解決好環境問題。營造良好有活力的工作氛圍。激勵管理理論告訴我們，環境對人的影響直接作用于人的心理和行為。在一個和諧的環境里，人的身心感到舒適愉悅，更容易激發工作熱情。要營造好學生檔案管理工作氛圍，一方面，加強學生檔案管理工作基礎設施建設。要明確和規范學生檔案管理工作的經費和保障，學生檔案管理工作所需要的場地、設備、軟件以及系統等必要之物，一定要得到學校領導的重視和相關部門的傾斜保障，確保學生檔案管理工作順利實施。另一方面，做好學生檔案管理的宣傳工作。在全校范圍內，利用海報、橫幅、新媒體手段對檔案的規范、功能、標準進行宣傳，不僅要讓所有管理者參與進來，也要讓全體學生參與進來，真正的做到全員額、全要素、全過程參與到學生檔案管理工作中來。