新形勢下企業辦公室管理工作的創新思路及方法

劉菲菲

(霍州煤電集團房地產開發有限公司綜合辦公室，山西 霍州 031400)

一、新時期企業辦公室的特點

企業辦公室屬于一個綜合部門，兼具服務和管理的雙重身份，其工作具有三重特性。

第一，操作性。企業辦公室的操作性主要體現在信息交互方面，無論是企業內外信息的傳遞、處理，還是企業內部上下級之間的信息交互，都需要辦公室去匯總和調和。在這個過程中，辦公室為了企業能夠更好的運轉經營，起到的是協調的作用，從而提高企業經營的效率，并營造出和諧的企業內部氛圍，可以促使企業團隊凝聚力的提升。

第二，輔助性。無論是上情下達，還是下級部門信息的匯總匯報，體現出的是辦公室的輔助性，在這個過程中，辦公室對企業各個部門的情況有了較為深入的了解，因此能夠為企業決策層的決策起到協助、輔助的作用。

第三，綜合性。企業辦公室事實上是企業的中樞部門，無論是企業的生產、經營、后勤綜治以及內部員工的需求或與外界的接洽等等，都與企業辦公室息息相關，單就某一方面而言，企業辦公室的專業素質弱于相應的業務部門，這是由于辦公室本身的綜合性性質決定的，由于辦公室需要面面俱到，因此是企業正常運轉和發展不可或缺的。

二、新時期企業辦公室管理工作面臨的問題

(一)辦公室管理水平較低

目前許多企業辦公室管理水平較低，其管理方式也較為傳統?，F代化企業辦公室的日常工作與整個企業的運轉息息相關，甚至可以說牽一發而動全身。但是目前許多企業辦公室并未對此有深刻體會，依舊停留在傳統的辦公室管理上，沒有科學高效的管理制度，工作的程序性、邏輯性以及嚴謹性都存在著一定的問題。除此之外，隨著信息時代的來臨，辦公室的管理其實還有很深的潛力可挖掘，但目前大多數企業都難以對此進行創新，長此以往將嚴重制約企業的發展。

(二)辦公室管理職能不明確

目前有部分企業對于企業辦公室的職能依舊不明確，停留在傳統的企業辦公室職能上，傳統辦公室的更類似于決策者的文秘，負責通訊、機要等工作。甚至很多人都將辦公室當做一個輔助性的服務部門。但現代化企業中，辦公室的管理職能卻是最重要的一個部分，現今缺失，會導致企業的運轉“跛腳”。

(三)辦公室工作人員素質較低

傳統的辦公室工作人員職業素質要求局限于文字寫作和服務意識方面，但是現在許多企業辦公室的工作人員依舊存在這樣的問題，工作人員職業素質不夠高，究其根本原因還是將企業辦公室視為普通的服務型部門，而不是管理以及決策輔助。企業辦公室的綜合性特點難以發揮出來，而有的企業雖然意識到這樣的問題，但卻并未重視，未對工作人員進行培訓充電，以至于難以適應新的現代化企業發展節奏，從而有可能錯過企業的轉型改革良機。

三、新時期企業辦公室管理工作創新思路及方法

(一)高效的制度建設

科學的管理體現在制度的建設和落實上，企業辦公室管理工作的提升亦是如此。只有依據企業的實際情況，制定科學高效的制度，才能保證辦公室的綜合管理工作可以有條不紊的進行，從而保證企業的運轉更加有序、高效。在制度建設方面，需要遵循程序化、簡潔化和系統化的原則。當然，任何制度的建設都需要在實踐中不斷調整，而后再進行修訂，從而極大的提升辦公室內部工作的效率。

(二)辦公室內部分工明確

由于企業辦公室管理工作涉及到企業的方方面面，因此在實際的工作中較為繁瑣，要想能夠有序、高效的完成日常工作，并充分發揮決策層的智囊作用，必須分工明確，尤其是辦公室主任，要將工作安排責任到人，而不是臨陣點將，這樣一來不但可以提升工作的效率，還可以及時發現問題，并且可以避免辦公推諉的情況發生。

(三)充分發揮協調樞紐作用

辦公室處于承上啟下的調和樞紐，要想提升管理水平，必須充分發揮出自身的調節樞紐作用。而這一作用的發揮依靠的是辦公室人員的公關能力，對于領導及其他各部門的需求需要認真聆聽，并做好記錄，熟悉各部門的業務情況，對于各部門之間的需求及問題，明確判斷事情的優先級。除此之外，除了對領導的命令下達要及時跟進、反饋情況之外，更要將基層的意見及時進行匯總，并提出解決方案，報于決策層進行決策。

(四)提高人員綜合素質

隨著時代的變化，以人為本的觀念越發深入人心了，企業對于人才的需求也越來越大，特別是對于辦公室工作人員，由于辦公室管理工作的綜合性和復雜性，對人才的素質要求更高，除了要具有基本的公關能力、協調能力和服務意識之外，還必須具有較強的大局意識以及較強的學習能力。因此，企業應該定期對辦公室工作人員進行培訓教育，工作人員自身也應該積極了解企業各部門的業務內容，并對法律、計算機以及安全等方面的知識都有所涉獵，以備不時之需，從而更好的適應辦公室管理的需求。