大數據下醫院人事檔案的利用初探

謝奕青

(泉州市兒童醫院，福建 泉州 362000)

人事檔案記錄著醫院所有工作人員的工作表現、突出成績、工作經歷等內容，是醫院人事管理工作的關鍵。現如今，大數據技術在檔案管理工作中的應用越來越廣泛。為此，醫院也應當積極改革人事檔案管理方式，將大數據技術引入到人事檔案管理工作中，從而提升人事檔案管理工作質量。

一、醫院人事檔案的特點

醫院人事檔案的特點包括：第一，檔案建檔時間長、內容豐富。除卻基本的工作經歷、教育經歷外，醫院人事檔案還包括科研成果、職稱晉升情況、論文發表情況等。第二，醫院人事檔案之間的關聯性比較強。經過不斷的維護、更新、管理，醫院人事檔案信息之間的聯系性也會增強。第三，涉及面比較廣。人事檔案的服務性比較強，能為患者、群眾、社會提供一定的幫助。尤其是部分人事檔案還明確記錄著患者的診斷、治療情況。考慮到醫院人事檔案的特點，檔案管理部門應當靈活應用大數據技術，以保證醫院人事檔案管理工作的質量。

二、大數據下醫院人事檔案的利用

(一)搭建人事檔案管理大數據平臺

在大數據環境下，醫院應當積極搭建大數據管理平臺，實現檔案歸檔、分類、查閱等工作的信息化、數據化。這樣才能有效發揮出大數據技術的優勢。

首先，在構建人事檔案管理大數據平臺時，檔案管理部門應當部署多個業務系統，以便提供標準化、信息化的檔案服務工作。其次，應構建檔案智能搜索模塊，提高人事檔案的管理效率。再者，應規范構建能夠存儲文字、圖片、視頻的檔案資源庫。最后，檔案管理部門應當及時購進軟硬件設備。其中所需的硬件設備有掃描儀、密集架、計算機、移動存儲設備等。軟件設施有大數據管理系統、安全防護系統等。

(二)改變服務方式，提升人事檔案的利用效率

醫院人事檔案對于醫院的建設非常重要。對此，為了充分發揮人事檔案的二次利用價值，檔案管理部門應當改變傳統被動的服務方式，主動提供人事檔案管理服務。這就意味著檔案管理人員應當改變傳統的檔案管理觀念。

首先，檔案管理部門應當積極開展咨詢服務。即檔案管理人員應在充分了解檔案的基礎上，為利用者提供檔案知識、檔案資料調查等各種咨詢工作。對此，檔案管理人員可采取以下工作方法：第一，介紹法。即給利用者主動講解檢索工具的使用方法、檔案內容、分類方法等，從而方便利用者更快的查找到自己所需的檔案資料。第二，解答法。即認真講解利用者在使用檔案過程中出現的問題的解決方法，直至利用者完全明白。第三，參與法。即檔案管理人員積極參與到醫院的管理、運營工作中，從而為利用者提供檔案服務。其次，提供智能化服務。比如將人事檔案管理系統、醫院數據系統對接在一起，方便利用者能及時查閱檔案資源。最后，檔案管理部門應當做好人事檔案信息的編研。比如通過對人事檔案的分析，了解檔案對該單位生產、管理的價值，并進行總結。簡單地說，是通過對人事檔案的研究得出新結論、觀點，從而為醫院管理提供新的文獻服務。

(三)合理選擇人事檔案信息公開方式

選擇合適的人事檔案信息公開方式，才能盡可能地發揮出人事檔案的利用價值，避免人事檔案成為死檔。但檔案管理部門應結合實際情況，合理選擇公開方式。

常見的醫院人事檔案信息公開方式包括兩種：第一種是醫護人員主動要求檔案管理部門公開人事檔案信息。也就是說，醫護人員具有知情權，可充分了解自己人事檔案的歸檔情況及材料信息的真實度、完整度。第二種是檔案管理部門主動向社會公開人事檔案的利用情況。比如人事部門定期進行人事檔案信息的修正、完善，并通知醫護人員。對于選擇哪種公開方式，醫院應結合實際情況，以免檔案信息泄露。但是需要注意的是為了保證醫護人員的隱私權，檔案管理部門還應合理控制人事檔案的公開程度。

(四)健全醫院人事檔案管理制度

在大數據背景下，醫院檔案管理部門應當制定詳細的檔案管理制度，明確電子檔案的歸檔、分類、查閱、銷毀等工作標準。比如對不同的用戶賦予不同的查閱權限，保證檔案的安全性；要求醫護人員需嚴格按照標準，提供人事檔案信息；明確電子檔案的歸檔方法；銷毀人事檔案前，應先向上級審批，待通過后再在指定的場所銷毀等。另外，檔案管理部門可建立人事檔案公開制度，在約束檔案管理人員行為的同時保證醫護人員的檔案知情權。

綜上所述，在大數據時代背景下，若要充分利用醫院人事檔案，檔案管理部門就應構建人事檔案管理大數據平臺，并積極改變服務方式、信息公開方式，創新人事檔案利用的方法。同時，還應制定完善的管理制度，保證醫院人事檔案的有效利用。