辦公室公文管理優化探討

崔偉麗

(福建省產品質量檢驗研究院，福建 福州 350001)

公文管理是辦公室基本職責之一，是上傳下達、協調溝通的重要手段，其質量好壞和效率高低直接決定工作能否正常有效開展。如何規避公文管理漏洞、提高公文處理效率，成為黨政機關和企事業單位亟待解決的問題。

一、公文管理存在的主要問題

(一)不規范

一是公文格式不規范。所謂公文格式是指對公文組成要素、文種語句、紙張版面、裝訂印刷等具體格式要求，在實際公文管理過程中，公文擬制和排版是問題的重災區，經常出現行文不流暢、要素不全、文種不對、排版不準確等問題；二是管理流程不規范。實際工作中，有相當一部分公文管理人員對公文怎么發和公文怎么辦比較隨意模糊，主要表現在對收發文程序不了解、隨意縮減或更改程序步驟等。

(二)效率低

目前，公文的主要流轉形態還是紙質公文[1]，其物理形態的局限性決定了公文處理的慢、散、亂，主要表現在：一是紙質公文的發、收產生時間差。公文的來源靠人力取送或紙質傳真，因為人力或傳真的不可控性，容易形成文件發送和收取之間的時間差，直接影響文件辦理的及時性；二是紙質文件流轉易受阻。從文件收取到呈遞領導簽批到傳送給相關部門承辦再到文件歸還存檔，所有環節都需要經辦人員全程辦理，人工依賴性高，如遇經辦人員、領導或承辦人員請假、公出等情況，將直接影響整個文件處理進程。三是紙質文件靶向性差。如領導簽批中承辦部門或人員指向不明確，文件數量、涉及部門和人員過多等極易影響經辦人員對文件的管理，導致文件丟失、漏辦、錯辦。

(三)保密性差

文件泄密可能發生在公文管理的各個環節，如公文擬制留下的底稿丟失、泄漏，文件傳閱過程中被違規拍照、轉發等。部分單位政治站位不高，對文件重要性的認識不到位，對文件的管理缺乏具體的流程和規范，一些文件管理人員保密意識淡薄，將文件管理視為瑣碎材料整理工作，憑個人喜好和經驗管理文件，將文件隨意丟棄、擺放、轉發，導致文件泄密。

二、優化提升具體對策建議

前文提到的三個方面的問題是辦公室公文管理存在的主要、共性問題，要解決這些問題，歸根結底還是落腳在對人和物的管理優化上，下面按照“誰來做、怎么做、做什么”的工作思路，提出具體對策建議。

(一)確定“誰來做”

毋庸置疑，公文管理由辦公室行政或文秘人員擔任，公文管理人員業務素質的高低決定了公文管理水平的高低。這里所說的業務素質包括道德品質、思想高度、知識深度以及行為尺度。一名合格的公文管理人員首先是一位品德良好的人，有責任心、有原則、忠誠可靠，這樣，領導才能把公文放心的交給你。其次，公文管理人員的政治站位要高、思想認識要深刻，能夠準確領會公文的宗旨要義，確?！霸丁眰鬟_。同時，公文管理人員必是“才思敏捷”的人，要熟悉公文格式規范、要保證行文流暢準確，要做好排版發文，這些，沒有豐富的知識儲備和長久的經驗積累是無法勝任的。還有，公文管理人員要遵守行為準則，嚴格按流程制度辦文，不能隨意“加戲”或“減戲”，做一個守口如瓶的“老實人”。要做到以上要求，絕不是朝夕之功，而是長期的人才培養和積累，從選人用人、培訓教育、實干訓練到考察考核，單位要提出一整套人才培養機制，確保公文管理人才隊伍的整體素質。

(二)規定“怎么做”

俗話說“無規矩不成方圓”，一項工作的開展必須要有相應的規矩制度作為依存，同理，公文管理工作的開展必須建立在嚴格規范的公文管理制度之上[2]。各單位要做好公文管理工作，必須根據實際情況制定符合本單位發展實際的公文管理制度。制度的建立要遵循三個原則，即規范、具體、可操作性。所謂規范，必須符合國家頒布的相關規定，不能“另起爐灶”、“自說自話”。所謂具體，必須要對公文管理的細節流程給予詳細的規定，不能“大而化之”、“粗略帶過”。所謂可操作性，必須能夠轉化為具體的操作實踐，不能“泛泛而談”、“空洞無物”。除建立了完善的制度，還要保證制度的有效落實，這就要同時配套制度執行考核機制，量化指標任務，建立獎懲規定，確保制度不折不扣執行。

(三)探討“做什么”

隨著信息化建設步伐的加快，數字化辦公已成為必然趨勢。目前還在使用紙質公文進行管理的單位可嘗試推進電子公文管理模式，按照收文、辦文、發文三個流程區塊不斷完善。收文區塊可建立公文管理數據庫，對收到的公文登記收文時間、來文單位、來文編號、緊急程度、標題等詳細信息，數據庫自動檢索和統計，實現文檔一體化管理。收文區塊收到公文后自動轉入辦文區塊，按照已經設置好的辦文流程自動一級一級轉入審核、簽批、承辦等環節，最后自動轉入收文區塊的數據庫進行存檔，形成閉環管理。發文區塊包含公文的起草、審核、會簽、簽發、印刷、傳送以及文號管理、自動形成紅頭文件、修改記錄備案等功能[3]。