對企業公文流轉工作中存在問題及建議分析

巴 桑

(中國國家鐵路集團公司青藏鐵路集團公司拉薩車站，西藏 拉薩 850000)

公文作為具有特定效力和規范體式的文書，公文流轉也是企業最為基礎性的工作。企業公文流轉工作的質量直接關系企業整體工作效率和質量，因此在當前企業辦公室工作中，需要全面提高辦公室中公文流轉工作的整體效率和水平，為企業各項工作的有序開展奠定良好的基礎。

一、當前企業公文流轉中存在的主要問題

(一)收文管理不到位

當前企業公文流轉過程中，存在部分收文沒有統一登記的情況，對于公文的流轉去向缺乏有效的跟蹤，特別是針對于一些有限時性的緊急公文，沒有及時送達或是部分擬辦意義不到位，從而導致公文流轉過程中出現各種問題，無法按時限對公文進行辦理，從而導致公文延壓和漏辦問題的發生。

(二)缺乏督辦機制

企業公文歸檔需要單位領導簽批具體的落實意見，承辦部門領導還要閱知簽定。但在實際工作中由于相關規范不完善，部分人員在實際工作中缺乏責任心，導致實際督辦情況無人跟蹤，因此存在辦文與辦事之間脫節的問題。

(三)公文辦理不落實

部分需要貫徹落實的公文，存在只管部署不管落實的情況，不僅相關配套措施出臺不及時，而且層層轉發文件問題。即使存在分解任務的情況，但卻缺乏具體的督辦落實，因此導致公文得不到督辦落實，存在一紙空文的情況。

(四)公文報送不規范

部分企業在公文報送時存在不規范的情況，往往不經過相關部門直接將公文報送領導個人，甚至存在同時報送多個領導的情況。由于領導多次收到同一公文，因此導致公文脫離了正常流轉渠道，不僅牽扯了領導精力，而且還會存在重復指示、批示意見不一致等問題發生，會對正常工作秩序帶來較大的影響，無形增加了公文處理的難度。

二、加強企業公文流轉工作的建議

(一)提高企業領導層對公文流轉效率的認識

由于企業公文流轉效率會對企業的發展帶來較大的影響。但在當前企業實際工作中，由于部分領導及辦公室人員對于公文流轉效率認識不到位。企業公文作為企業發展的重要指導性文件，同時也是溝通和交流的重要載體，具有較強的時效性。通過對公文的盡快審批和及時傳達，可以使企業能夠更好的響應國家政策號召，并與企業實際情況相結合，促進相關部門協作能力的提升，從而積極促進企業的健康發展。一旦企業公文傳達不及時或是執行力度不足，必然會對企業的正常發展帶來較大的影響，因此企業領導層需要加強對公文流轉時效性的深入認識，企業公辦室部門要積極構建完善的公文流轉管理制度，促進企業公文的正常、有序流轉。

(二)完善企業公文流轉的相關制度

企業需要建立健全完善的公文流轉制度，針對公文流轉整個流程進行規范。將公文接收落實到具體的部門及人員頭上，由統一部門進行接收再進行下一步的流轉。對于接收后的公文，辦公室人員要對其進行相應的記錄，對文件具體的信息進行登記，并根據登記要求將文件送至相關領導部門進行具體的審批，然后再將文件下發至具體的參閱人員手中。為了實現對執行完畢的文件進行集中保管和管理，宜建立具體的制度，保證文件歸檔的科學性和高效性，為查詢提供更多的便利。

(三)落實相關部門和人員的具體責任

在當前企業公文流轉過程中，需要將公文管理職責具體落實到相應的部門及指明具體負責人。公文接收一般由辦公室公文處理人員承擔，并嚴格按照企業公文流轉規定進行執行，確保公文能夠及時被處理和收回審核。同時各部門還要做好配合工作，公文歸檔管理由文件處理人員與檔案管理人員共同來完成，做好接收后的記錄和備份工作，為后續文件的查詢提供更多的便利。

(四)提高辦公室工作人員業務水平

在企業公文流轉管理工作中，辦公室文書處理人員和工作人員在其中發揮著重要的作用。因此需要在國家和企業相關的規章制度下，辦公室文書處理人員要重視自身業務水平的是升，以此來提高公文處理的工作效率，并進一步強化責任意識和職業道德水平，加強對相關部門的督促，為公文流轉整個流程的順利實施打下良好的基礎。對于涉及到企業機密的公文，要求文書管理人員要保證公文信息的安全性，而且在實際工作中自身也要嚴格遵守具體的紀律，努力提高自身的職業道德水平。

(五)實現公文流轉的信息化

對于公文流轉工作而言，公文流轉信息化作為企業公文處理的重要發展趨勢，通過公文流轉信息化，可以有效地提高公文處理效率，而且實現整個流程過程中人力和物力的節約，實現資金的節省。當前企業公文流轉信息經系統得以建立起來，并取得了一定的成效。企業工作人員可以根據自身的權限來登錄系統，可以對系統中的文件進行學習或是執行。同時領導也能夠實現在線閱讀、更改和審批，并能夠將公文及時傳導給公文管理人員，再通過系統對文件的狀態進行整理，最后實現對公文的歸檔和保存。