新媒體環境對高校檔案管理的影響與應對

張 雪

(中山大學南方學院，廣東 廣州 510970)

在數字信息不斷發展的今天，新媒體以傳播速度快、信息內容豐富、透明度高等優勢，迅速的在社會中廣泛的傳播。在這樣信息化的形式下，高校發現了將科技融入檔案管理的新契機。在新媒體優勢的影響下，很多高校開始優化檔案管理的工作，擺脫先前落后技術的約束，將檔案管理制度進行新的革新，最大的發揮檔案管理工作在高校教育管理工作中的作用，實現高校更好的發展。

一、新媒體環境對高校檔案管理的影響

(一)高校的檔案管理開放度

新媒體自身有著傳播速度快、信息內容廣等各種優點，新媒體的誕生，滿足了大眾對信息的需求。它讓社會公眾在多樣化的社會中也有了話語權，更好的表達自己的看法。因此，在新媒體環境的影響下，高校檔案也有了一定的開放度。它所蘊含的信息，能更好的提供給信息需要的人。

(二)提高高校檔案的管理力度

在傳統的檔案管理，一般是進行人工操作。不僅降低了處理檔案的工作效率，而且浪費了很多的人力物力。受新媒體的啟發，對檔案進行信息化的計算機錄入，根據檔案的內容進行編碼分類。這樣一次錄入可近乎永久的保存。不會因為時間的長遠很造成檔案數據的丟失，這樣存儲檔案的方式，對登錄進行密碼設置，避免了重要檔案內容丟失的可能性[1]。

(三)給高校檔案增添了活力

新媒體的優勢，被用到日常生活的方方面面，它快捷便利的優勢受到越來越多行業的青睞。因為，它以迸發的生命力，都會在它融入的行業中顯現強盛向上的生命力。在高校檔案的管理中注入新媒體數字化的管理方法，不僅讓檔案保存的生命力持久，還能吸引更多的教師和學生提出建設性的建議，讓原來枯燥的高校檔案管理變得越來越有活力。

二、現階段新媒體環境下高校檔案管理面臨的困境

(一)管理檔案的方法單一

在檔案管理的工作中，檔案一般存在的形式就是紙質的形式，加上高校學生人數眾多，大量的檔案堆積在檔案室里，當學校需要一些檔案資料的時候，采用人工查找的方式，無疑是大海撈針。如果想提高檔案的查找速率就必須要使用大量的人力。由于繁多的檔案，在保存的時候可能出現丟失的現象，丟失的檔案存在著潛在的信息泄露風險，這對個人信息安全造成了極大的不利影響。另外傳統保守、單一的管理檔案方式，也使得檔案資源不能發揮它最大的效用[2]。

(二)缺少對檔案管理的監管

高校教務工作管理的重點之一就是對檔案的管理工作，因為在檔案內容了有師生的私人信息、學校的信息資源、招生計劃、人才培養方案等有價值的信息。但是在現階段的檔案管理工作中，并沒有完善相關檔案管理制度。管理人員對枯燥無味的管理工作失去興趣，玩忽職守導致檔案信息錄入過程的錯誤，造成檔案信息的丟失等。在高校對檔案管理的工作人員來說，學校將工作人員安排在檔案室以后，就放任不管，不進行培訓，不進行檔案管理工作注意事項方案的下達。

(三)高校檔案的利用率較低

高校的檔案是非常重要的信息資源，一般為了防止私密文件的丟失，會采取嚴密方法的對檔案進行安全保護。嚴禁個人私自外借檔案，卻造成在十分必要的情況下，無法利用檔案資源，空有龐大的檔案數量卻發揮不到最大的檔案利用價值。明顯的具有高校檔案保護措施過度的落后，僵化的體質提高不了檔案資源的利用程度，造成了大量資源信息的浪費[3]。

三、新媒體環境下高校檔案管理的途徑

(一)提高檔案管理人員新媒體技術的水平

對高檔案管理人員進行新媒體技術的培訓是非常有必要的，目前檔案管理人員的檔案管理工作處于傳統檔案管理方式向現代化管理過度的階段。對于現階段興起的新媒體技術并沒有完全的了解，高校通過開設培訓班、舉辦新媒體技術的知識講座等，定期的對檔案管理人員進行考核，逐步提高檔案管理人員水平。

(二)運用新媒體的技術拓寬高校檔案的傳播路徑

高校應該運用新媒體的極大優勢實現對高校檔案的管理工作，通過電子板報、校園官網等，讓更多的師生了解高校檔案的管理。因為一個高校的檔案像是一個見證者，它歷經當高校開始之初，到現在蓬勃發展的運行軌跡，承載著一代又一代人的期盼，拓寬高校檔案的傳播路徑，也能更好的完善學校內部的發展。

(三)加強高校檔案的知名度

眾所周知，新媒體在社會生活生產中最重要的一個作用，就是它具有很強大的宣傳手段。在新的技術時代我們要打破傳統模式下檔案利用率低和開放度低的格局。讓高校的檔案變成一個獨有的符號，將它蘊含的資源宣傳出去。融合新媒體的信息，讓高校的檔案融入現代化的信息元素，提升知名度。

四、結語

在新媒體環境下，對高校的檔案進行科學化的管理工作，不僅能幫助高校的管理人員結合學校實際的發展情況進行決策，而且還能促進高校教育的不斷發展。因而。現階段高校檔案的相關管理部門應結合檔案管理部門的實際特點、利用新媒體的優勢。積極開展高校檔案的管理工作，實現高校不斷的發展。