網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案數(shù)字化管理研究

郭善寧孫江麗

(煙臺(tái)工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東 煙臺(tái) 264006)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境發(fā)展背景下，重視高校檔案信息化管理，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，建立完整的檔案管理規(guī)范，對(duì)高校學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)做到及時(shí)、準(zhǔn)確，便于高校管理者從海量的信息中快速找到學(xué)生的重要信息，并制定相關(guān)的管理措施，有助于高校提高管理效率。數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理相比，不會(huì)因?yàn)闅q月的流逝而發(fā)生損壞，便于查詢與更改，節(jié)省了大量的時(shí)間和資源，讓檔案管理人員能夠從繁雜的工作中解脫，將更多的經(jīng)歷投入到其他工作中。

一、高校檔案數(shù)字化管理的必要性

檔案數(shù)字化管理可謂是為高校的檔案管理工作者提供了發(fā)展機(jī)遇，對(duì)高校的檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，能夠提高高校的教學(xué)質(zhì)量和管理效率，高校要針對(duì)高校檔案創(chuàng)新管理機(jī)制，減輕高校檔案管理工作者的工作負(fù)擔(dān)，為學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)奠定基礎(chǔ)。強(qiáng)化高校檔案管理力度，加強(qiáng)教師教學(xué)環(huán)節(jié)，對(duì)學(xué)生的日常表現(xiàn)以及學(xué)習(xí)成績(jī)等檔案信息進(jìn)行整理，為后期的檔案數(shù)字化管理做鋪墊。對(duì)高校檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，要將日常的教學(xué)融入其中，對(duì)教學(xué)研究、教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行記錄，方便日后處理教學(xué)中存在的問題。高校檔案管理工作者要對(duì)檔案事業(yè)充滿絕對(duì)的熱情，掌握最新的網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，了解社會(huì)最新的發(fā)展趨勢(shì)，促進(jìn)檔案管理工作最大化。

二、高校檔案數(shù)字化管理面臨的機(jī)遇

(一)創(chuàng)新工作手段

利用計(jì)算機(jī)對(duì)文字進(jìn)行編輯處理，根據(jù)需要進(jìn)行刪除添加，能夠有效提高檔案管理人員的工作效率，同時(shí)也能夠提高高校檔案管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理模式借調(diào)檔案采用人工搜集的方式，耗費(fèi)的時(shí)間多，且工作效率低。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的背景下，檔案管理人員只需要輸入關(guān)鍵字即可快速檢索到需要的信息；傳統(tǒng)檔案管理對(duì)于文字、音像資料都是分別儲(chǔ)存，無(wú)法做到整合，而利用多媒體技術(shù)，可以將音像與文字存儲(chǔ)一并存儲(chǔ)，也可以將其整合在一起，便于檔案管理人員對(duì)資料進(jìn)行集中管理。

(二)拓展服務(wù)空間

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境發(fā)展背景下能夠提高檔案管理人員的服務(wù)水平，拓展服務(wù)空間。傳統(tǒng)檔案管理模式下，智能為用戶提供查詢服務(wù)，且服務(wù)人群較為局限，而數(shù)字化檔案管理的普及，將檔案信息與互聯(lián)網(wǎng)融合在一起，能夠?yàn)橛脩艨焖偬峁┓?wù)，改善檔案管理人員的服務(wù)效率。

(三)提升研究成果

檔案管理室存儲(chǔ)了大量的歷史信息，在檔案研究方面也要提高時(shí)效性。在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的背景下，對(duì)檔案研究的成果通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行發(fā)布，能夠?qū)⒀芯康某晒M(jìn)行快速傳播，不受空間與時(shí)間的限制，就可以將研究成果傳遞到各個(gè)角落，為需要的人提供信息參考。檔案管理人員要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，不斷學(xué)習(xí)新的管理知識(shí)，抓住互聯(lián)網(wǎng)帶來(lái)的機(jī)遇，讓高校的檔案管理工作可以迎來(lái)新的發(fā)展。

三、高校檔案數(shù)字化管理中存在的問題

(一)安全性存在風(fēng)險(xiǎn)

檔案數(shù)字化管理在一定程度上能夠提高檔案管理人員的工作效率，但是在安全性方面存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，如果不能進(jìn)行合理控制將會(huì)影響到檔案信息管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)，一旦有病毒入侵將會(huì)造成系統(tǒng)的癱瘓，影響工作的正常運(yùn)行。用于檔案管理的計(jì)算機(jī)如果存儲(chǔ)容量不足，或者沒有對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)與更新，無(wú)形中就會(huì)存在信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

(二)信息化設(shè)施不足

大多數(shù)高校建設(shè)看重的是教學(xué)和科研，但是往往忽略了檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，因此很多高校檔案管理的設(shè)施較為落后，檔案數(shù)字化管理水平低下，沒有與外界進(jìn)行有效的溝通，沒有實(shí)現(xiàn)資源共享，阻礙了檔案信息化建設(shè)的腳步。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)較為落后，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，出現(xiàn)失真的情況。此外，由于檔案管理的軟件較多，目前沒有一個(gè)統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，影響檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

(三)檔案管理隊(duì)伍較為薄弱

高校對(duì)于檔案從業(yè)人員的管理較為松懈，思想上沒有跟上時(shí)代的腳步，無(wú)法更好的面對(duì)大數(shù)據(jù)的浪潮，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)于數(shù)字化管理不夠重視，沒有足夠的專業(yè)技能，在工作時(shí)較為隨意。計(jì)算機(jī)技能的不足導(dǎo)致數(shù)字化管理工作效率不高，無(wú)法為廣大師生提供更好的服務(wù)。檔案管理人員技術(shù)要求較低，文化程度與專業(yè)素養(yǎng)不足，造成檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低，影響檔案數(shù)字化工作的開展。技術(shù)人才的缺乏是阻礙高校檔案數(shù)字化管理的重要阻礙，高校檔案管理從業(yè)者信息技術(shù)的專業(yè)背景不足，導(dǎo)致在進(jìn)行檔案管理時(shí)受到技術(shù)方面的阻礙，影響檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

四、加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化管理的措施

(一)做好檔案信息安全防范管理

檔案管理信息安全是防范的重點(diǎn)，高校檔案信息保存的安全問題，可以通過技術(shù)進(jìn)行解決，保證信息的安全性與保密性。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展背景下，檔案管理的便捷性與安全性相互矛盾，在這種模糊的發(fā)展?fàn)顟B(tài)下，對(duì)檔案管理者的登陸身份進(jìn)行權(quán)限設(shè)置是關(guān)鍵，只有獲得權(quán)限的人員才能夠?qū)n案信息進(jìn)行管理和使用，保證檔案管理者身份的真實(shí)性；針對(duì)高校自身的發(fā)展情況，制定安全管理制度，利用嚴(yán)格的監(jiān)督系統(tǒng)保護(hù)檔案管理的安全；有專門的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員對(duì)高校檔案信息管理進(jìn)行專業(yè)的維護(hù)，對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒和軟件更新，設(shè)置防火墻和權(quán)限設(shè)置，為計(jì)算機(jī)檔案管理工作設(shè)置安全保護(hù)屏障。

(二)加強(qiáng)高校檔案信息設(shè)置建設(shè)

高校在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)置建設(shè)方面的資金有限，檔案管理部門在選購(gòu)信息設(shè)備時(shí)，要讓資金得到最大化的利用，合理購(gòu)置性價(jià)比較高的信息設(shè)備；檔案管理軟件要具有市場(chǎng)穩(wěn)定性，規(guī)范軟件的使用，并定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員能夠掌握熟練的技術(shù)，以便更好的開展檔案管理工作；高校檔案網(wǎng)站要完善，除了有檔案檢索、在線預(yù)覽等信息外，還需要提供一些網(wǎng)上預(yù)約、愛國(guó)教育等內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)以人為本的管理理念，改變以往簡(jiǎn)單的網(wǎng)站管理模式。

(三)加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

健全檔案管理工作的用人機(jī)制，選擇高素質(zhì)的人才充實(shí)高校檔案管理隊(duì)伍，運(yùn)用市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制選拔人才，完善人才考核機(jī)制，健全激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性。檔案管理人員與教師待遇相同，給予同樣的重視，讓檔案管理人員有歸屬感；加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德修養(yǎng)，檔案管理工作者要樹立愛崗敬業(yè)的職業(yè)精神，以檔案管理工作為榮，刻苦鉆研檔案業(yè)務(wù)，有扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力和較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，敢于向傳統(tǒng)觀念發(fā)起挑戰(zhàn)，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，在信息技術(shù)的幫助下，讓檔案管理工作走向一個(gè)新的發(fā)展高度。

五、結(jié)束語(yǔ)

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展背景下，對(duì)于高校檔案管理而言是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，利用信息化技術(shù)完善高校檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作者的工作效率。加強(qiáng)高校檔案管理的安全性，提高檔案管理工作者的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，引進(jìn)專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才從事檔案管理工作，利用數(shù)字化思維促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。