關(guān)于影響機(jī)關(guān)文書檔案保管期限的深思

王海燕

(齊齊哈爾市梅里斯達(dá)斡爾族區(qū)公共資源交易綜合服務(wù)中心，黑龍江 齊齊哈爾 161021)

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，對(duì)文書檔案工作也提出比以往更高的要求。只有健全完善機(jī)關(guān)文書檔案保管工作，為機(jī)關(guān)文書檔案分類和保管打下良好基礎(chǔ)，才能有效延長(zhǎng)文書檔案保管期限，使其更好地服務(wù)于基層和社會(huì)。

一、影響機(jī)關(guān)文書檔案保管期限因素

(一)檔案保管設(shè)施環(huán)境缺乏健全

機(jī)關(guān)單位每年都會(huì)留存大量重要卷宗和檔案，因而如何保存大批檔案是一個(gè)十分重要的問題。當(dāng)前由于部門機(jī)關(guān)檔案室存儲(chǔ)條件過于簡(jiǎn)陋，保管環(huán)境條件和規(guī)定的檔案存放標(biāo)準(zhǔn)要求相違背，導(dǎo)致不能妥善保管珍貴檔案資料，甚至還會(huì)出現(xiàn)不可預(yù)料的損失。

(二)檔案保管制度缺乏健全完善

機(jī)關(guān)文書檔案具有高效、嚴(yán)格和規(guī)范特點(diǎn)，和其他領(lǐng)域檔案管理相比，其保管期限更應(yīng)值得深思。但機(jī)關(guān)文書檔案保管期限管理較為滯后，多和我國(guó)相關(guān)部門在此方面沒有形成完整、統(tǒng)一、有序、規(guī)范的檔案保管期限體系。再加上相關(guān)部門針對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案保管期限沒有出臺(tái)較多的規(guī)章制度，缺乏對(duì)機(jī)關(guān)文書檔案保管期限的內(nèi)涵、范疇、格式、標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一研究，以致于檔案管理效率偏低。

(三)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

檔案管理是一件復(fù)雜且繁瑣的工作，尤其機(jī)關(guān)文書檔案，無疑考驗(yàn)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，一定程度還考驗(yàn)工作人員綜合素質(zhì)。當(dāng)前機(jī)關(guān)文書檔案管理普遍存在責(zé)任心不強(qiáng)或沒有耐心做好檔案管理工作，降低檔案管理工作質(zhì)量。大部分機(jī)關(guān)部門只有少數(shù)檔案管理人員且還為兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，因而不具備檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，未能較好地掌握檔案工作的分類、歸檔、整理、存儲(chǔ)和利用等，導(dǎo)致檔案工作難以走向規(guī)范化軌道。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案保管期限策略

(一)完善文書檔案保管期限管理

任何領(lǐng)域都需要健全完善規(guī)章制度作為支撐，機(jī)關(guān)文書檔案保管管理同樣如此。健全的檔案管理規(guī)章制度可以保證此項(xiàng)工作順利推進(jìn)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)監(jiān)督機(jī)關(guān)文書檔案部門管理情況，督促工作人員學(xué)習(xí)國(guó)家頒布的相關(guān)檔案法律法規(guī)，由此強(qiáng)化工作人員對(duì)檔案管理重視。根據(jù)檔案類別將其劃分為借閱與利用、檔案歸檔、保密制度等部門，并在此基礎(chǔ)上了解相關(guān)檔案管理規(guī)章制度并匯編成冊(cè)，便于各個(gè)部門工作人員學(xué)習(xí)掌握。與此同時(shí)在日常工作考核中應(yīng)添加對(duì)檔案管理人員績(jī)效考核制度，最大限度調(diào)動(dòng)工作人員工作積極性，提高檔案管理效率和質(zhì)量。與此同時(shí)還要制定明確目標(biāo)管理制度和工作要求，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到相關(guān)負(fù)責(zé)人身上，結(jié)合機(jī)關(guān)文書檔案建立歸檔、利用、保管、保密、銷毀等制度，保證所有機(jī)關(guān)文書檔案資料全面且完整，提高保存效率。

(二)積極引入數(shù)字檔案保管管理

近年來，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，機(jī)關(guān)工作和以往相比也呈現(xiàn)出多元化特征，檔案資料內(nèi)容涉及多方面且形態(tài)不一，無疑對(duì)機(jī)關(guān)工作提出較高的要求。檔案一體化和信息化管理模式為檔案保管工作帶來全新的考驗(yàn)，正因如此需要解放思想，從可靠來源收集檔案資料，從而保證檔案完整和準(zhǔn)確，便于推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案保管工作順利開展，延長(zhǎng)檔案保管期限。數(shù)字化檔案管理水平高低和資源開發(fā)、利用等有著緊密聯(lián)系，因而各級(jí)機(jī)關(guān)檔案部門應(yīng)建立信息系統(tǒng)，做好檔案文書掃描，檔案收集、檔案統(tǒng)計(jì)等各方面工作，并在此過程中將互聯(lián)網(wǎng)和檔案數(shù)據(jù)連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享化。

(三)加強(qiáng)檔案管理人員工作素質(zhì)

毫無疑問，推動(dòng)機(jī)關(guān)文書檔案事業(yè)基礎(chǔ)即培養(yǎng)和任用檔案人才，只有挑選優(yōu)秀的檔案管理人才才能提高其業(yè)務(wù)能力。對(duì)此相關(guān)部門應(yīng)積極向社會(huì)公開聘請(qǐng)專業(yè)人才，充實(shí)檔案管理人才隊(duì)伍。機(jī)關(guān)文書檔案管理工作內(nèi)容較為復(fù)雜，尤其涉及檔案保管期限等內(nèi)容，因而要求檔案工作人員具備創(chuàng)新業(yè)務(wù)和統(tǒng)籌規(guī)劃能力并從文件收集、檔案保存、制度制定等都需要工作人員制定明確目標(biāo)和管理規(guī)劃，給工作人員充足的發(fā)展空間，制定科學(xué)合理獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)工作人員參與工作積極性。而相關(guān)部門也需定期組織檔案管理人員接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)文書檔案保管知識(shí)，明確文書檔案具體保管時(shí)間，從對(duì)文書檔案管理保管期限的感性認(rèn)識(shí)逐漸過渡到理性認(rèn)識(shí)，更好地投入到檔案管理事業(yè)當(dāng)中，服務(wù)于社會(huì)大眾。如果工作人員無法第一時(shí)間掌握全新的規(guī)章制度，那么制定的規(guī)章制度就毫無實(shí)際意義，不僅不利于群眾，甚至還會(huì)帶來新的問題。對(duì)此，機(jī)關(guān)檔案管理人員在新規(guī)定下達(dá)之后需先掌握和理解規(guī)定精神，由此一來才能熟練掌握規(guī)章制度中提出的各項(xiàng)要求，提高文書檔案管理和保護(hù)工作效率和質(zhì)量。

三、結(jié)語

總之，檔案保管期限對(duì)檔案管理起著重要的作用，需要強(qiáng)化檔案管理。在實(shí)際工作中結(jié)合機(jī)關(guān)部門實(shí)際情況提出相應(yīng)的優(yōu)化措施。與此同時(shí)也要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)開展檔案數(shù)字化信息建設(shè)，改變傳統(tǒng)檔案管理觀念，注重培養(yǎng)綜合性檔案管理人才，由此一來才能真正提高機(jī)關(guān)文書檔案管理質(zhì)量，最大限度延長(zhǎng)檔案保管期限。