試論基層體育部門檔案管理工作中的問題及對策

張 簡

(齊齊哈爾市體育市場管理辦公室，黑龍江 齊齊哈爾 161005)

體育檔案即體育職能部門在日常管理工作中形成的第一手資料。此類資料涉及音像、圖表、文字等不同內容，其中涵蓋豐富體育信息資源和活動形式，可以全面且真實地反映體育活動管理水平，甚至可以從中對未來體育發展進行展望，因而有較高的保存價值。因而強化基層體育部門檔案管理工作水平對推動體育科研進步和體育事業快速穩定發展有著重要的現實意義。

一、基層體育部門檔案管理工作中的問題

(一)檔案管理理念落后

基層體育檔案記錄較多體育事業規劃和歷程等內容，是體育部門不可缺少的資源。近年來，隨著我國經濟水平提升和科技進步，檔案管理工作也在此過程中發生較大改變。但從實際情況分析得知，多數基層單位管理人員對檔案管理認知還處于淺層，認為沒有必要強化檔案管理，更沒有意識到檔案對推動體育事業快速穩定發展重要性。甚至認為基層單位并非政府職能部門，沒有必要對檔案管理實施嚴格管理。

(二)收集資料缺乏完整

體育檔案內容較為廣泛，除了登記在冊的各種收發文件，還有會議記錄、中長期發展規劃、目標責任狀、年度總結計劃、承辦和參加市級以上重大賽事資料、訓練器械、體育科研檔案實際場館歷史沿革等，真實反映單位主要職能活動和真實歷史面貌材料。上述檔案材料對于基層體育部門而言都較為重要，但現實則為無賬可查或難以控制形成過程等現象，導致檔案散失在經辦人員手中。

(三)檔案人員素質偏低

檔案管理是一件復雜且繁瑣的工作，考驗基層體育部門檔案管理人員業務能力，一定程度還考驗工作人員綜合素質。當前基層體育部門檔案管理普遍存在責任心不強或沒有耐心做好檔案管理工作，降低檔案管理工作質量。大部分基層體育部門只有一名檔案管理人員且還為兼職，沒有經過專業檔案管理知識培訓，因而不具備檔案管理業務知識，未能較好地掌握檔案工作的分類、歸檔、整理、存儲和利用等，導致檔案工作難以走向規范化軌道。

二、解決基層體育部門檔案管理工作對策

(一)刷新檔案管理認知理念

體育部門檔案管理因信息時代的來臨而更加便捷化，檔案作為體育部門工作基礎組成，其信息收集、歸納和保管已不能停留在傳統人工記錄管理模式。可以說數字化檔案管理水平高低和資源開發、利用等有著緊密聯系，因而各級體育檔案部門應建立信息系統，做好檔案文書掃描，檔案收集、檔案統計等各方面工作，并在此過程中將互聯網和檔案數據連接，實現檔案信息共享化。傳統檔案管理機構即簡單辦公樓房，條件較為簡陋。但檔案保管對環境有著較高的要求，需要做到防蟲、防火、防水、防盜、防潮、防塵等，正是因為上述要求所致需要針對體育部門檔案管理硬件設施改造加大資金投入，除了有標配檔案管理庫房，還需要配備單獨的溫濕度計，由此提高室內檔案存儲要求。

(二)強化檔案資料收集工作

近年來，隨著我國經濟社會快速發展，基層體育部門工作和以往相比也呈現出多元化特征，檔案資料內容涉及多方面且形態不一，無疑對基層部門工作提出較高的要求。檔案一體化和信息化管理模式為檔案基礎性收集工作帶來全新的考驗，正因如此需要解放思想，從可靠來源收集檔案資料，從而保證檔案完整和準確，便于推動基層體育部門檔案基礎性工作順利開展。與此同時還需科學研究收集的檔案資料，對檔案接收和歸檔范圍進行規范，尤其對于電子檔案和圖像類檔案的備份和保管更應是保證其安全與完整。在檔案資料收集中需根據事業單位檔案管理需求緊抓收發文的傳閱和歸檔工作，定期清理檢查文件材料，保證材料完整。與此同時應強化文書管理，將賬外文件收集作為檔案管理重要工作來看待，工作人員更要有較強的責任感和事業心，積極引導工作人員參與單位重大活動，便于及時跟蹤和收集活動中形成的各種文件材料。

(三)優化檔案管理人員水平

相關部門應積極向社會公開聘請專業人才，充實檔案管理人才隊伍。體育檔案管理工作內容較為復雜，因而要求檔案工作人員具備創新業務和統籌規劃能力并從文件收集、檔案保存、制度制定等都需要工作人員制定明確目標和管理規劃。體育檔案管理需要明確不同崗位工作性質和職能，例如決策層工作人員則有戰略格局、全局意識、目光長遠以及現代信息科技意識，便于更好地領導和組織工作人員。相關單位則主要負責培養復合型和拔尖人才，給予其充足的發展空間，制定科學合理獎懲制度，調動工作人員參與工作積極性，更好地投入到檔案管理事業當中，服務于社會大眾。

三、結語

總之，隨著全民運動意識普及，基層體育部門也應做好檔案管理工作，使其在競技比賽、業余訓練、群眾體育、黨政管理、外事交流等各項工作發揮優勢作用。需要檔案管理人員正視基層體育部門在檔案管理方面存在問題，并從多角度給予解決，進一步提高檔案管理效率和質量，真正推動體育事業快速穩定發展。