高職院校行政秘書職業(yè)倦怠原因解析及對策研究*

王 麗

(安徽財貿(mào)職業(yè)學院，安徽 合肥 230601)

新時期，隨著社會、經(jīng)濟、文化等方面的飛速發(fā)展，高等職業(yè)院校的發(fā)展模式也發(fā)生了極大的變化，高校行政管理工作的重要性也越來越凸顯。行政秘書作為行政管理隊伍中的基層人員，一方面是管理人員的參謀和助手，另一方面也是連接管理人員和師生員工的橋梁和紐帶，對院校的發(fā)展也起到至關(guān)重要的作用[1]。

然而，從院系領(lǐng)導、師生員工等多個層面，都未能給予行政秘書足夠的重視。行政秘書存在工作量過大、工作不被重視、晉升渠道不夠完善等諸多問題[2]。此外，部分行政秘書也缺乏工作的專業(yè)指導，致使其對現(xiàn)有工作及未來前景產(chǎn)生迷惘情緒，進而導致其出現(xiàn)職業(yè)倦怠的現(xiàn)象，使其職業(yè)幸福感大大降低。

一、高職院校行政秘書職業(yè)倦怠的原因

(一)工作量繁重

高職院校行政秘書主要有四類，一類是教學口專職秘書，一類是黨建團建專職秘書，一類是學生口專職秘書，一類是辦公室行政事務歸口專職秘書。但是很多高校，將秘書歸口進一步縮減，院系表現(xiàn)為取消辦公行政事務專職秘書，行政部門表現(xiàn)為減少秘書職員數(shù)，同時隨著院校、院系規(guī)模的增大，高職教育形勢和任務的變化，教育教學改革提出新的要求等情況，行政類秘書的本職工作有增無減，同時還增加了很多臨時性的突發(fā)工作。以安徽省省級示范院校安徽財貿(mào)職業(yè)學院為例，在2017年機構(gòu)改革前，院部只有兩個秘書，教學秘書和學生秘書，分擔全部的院系行政事務，工作范圍涵蓋教學管理、學生實訓、考試評價及學生管理、支部黨建、學生就業(yè)、心理教育、素養(yǎng)教育等，既有計劃內(nèi)的常規(guī)工作，又充滿了各種不確定因素的突發(fā)工作和臨時性工作。

行政秘書的工作角色除了在本院系內(nèi)發(fā)生的任務范疇的對內(nèi)角色，還兼有對外與所有機關(guān)部門及其它同級院系的聯(lián)系。這就導致了行政秘書在做好自己日常工作的同時，還需要額外與學校的所有機關(guān)部門諸如教務處、財務處、科研處等進行對接，完成公文或是工作的上傳下達。此外，作為二級學院的基層工作人員，有些院校的行政秘書還需承擔辦公用品采買、教師差旅報銷、學院資產(chǎn)管理、協(xié)助領(lǐng)導工作等。這些工作直接導致了行政秘書同一時間需要處理多項工作，使其工作量和工作壓力大大增加，身心俱疲，從而加劇其職業(yè)倦怠感。

(二)工作不受重視

目前很多高校都存在不重視行政秘書的現(xiàn)象[4]，認為秘書只是輔助崗位，沒有能力完成教學和科研工作，在安排課程、課題申報、職稱晉升等方面都不被重視。院系的很多教師甚至還將行政秘書當作自己的私人秘書，有很多應是教師自己完成的工作諸如差旅報銷、材料撰寫等工作，都傾向于去找教學秘書幫忙。從而導致行政秘書本職工作完成時間不夠，只能加班加點，進而導致其在工作上很難做出亮點，更加難以獲得領(lǐng)導的重視。此外，有些高校認為行政秘書只需要有文憑即可上崗，缺乏正規(guī)的崗前培訓，讓秘書自己了解和熟悉工作。這使行政秘書需要花大量的時間去了解工作，進而導致工作的誤差。

(三)晉升渠道不完善

很多高校中都存在行政秘書晉升渠道不完善、不明確的現(xiàn)象。機關(guān)部門可以走政工系列，專職教師可以走教學系列，科研人員可以走研究員系列，行政秘書卻沒有明確的方向。此外，由于行政秘書繁重的日常工作，也導致其很難在教學、科研等工作上獲得成果，進而影響其職稱晉升。因此大多數(shù)高校的行政秘書評上中級之后就放棄了職稱晉升[5]，這也導致其工作喪失動力和奮斗目標。

二、高職院校行政秘書職業(yè)倦怠的應對策略

目前，高職院校行政秘書職業(yè)倦怠已逐漸影響到院校的日常工作開展，工作誤差、工作態(tài)度、工作效率均出現(xiàn)惡化，行政秘書甚至主管領(lǐng)導抱怨不斷，甚至出現(xiàn)離職的現(xiàn)象。故而如何提高高職院校行政秘書職業(yè)幸福感已成為當前亟待解決的一項問題。本文通過個人訪談、文獻調(diào)研[6-8]等方式，對該問題的應對策略加以總結(jié)如下。

(一)明確工作職責

高校二級學院可以針對行政秘書制訂崗位職責，明確其工作職責。適當增加二級學院行政辦公人員的數(shù)量，完善人員配備。此外，也可以聘用一些勤工助學的大學生幫助行政秘書完成一些簡單的日常工作，如文件派送、差旅報銷等，分擔行政秘書的工作壓力，提高其工作效率。

(二)開展業(yè)務培訓

為行政秘書提供業(yè)務培訓的機會。一方面要對所有院系的行政秘書進行進崗培訓，使其明確自己的工作范圍、工作技巧，并就工作中可能遇到的情況提前說明；另一方面完善行政秘書的進修制度，或者以學會的方式開展兄弟院校之間行政管理經(jīng)驗交流活動。完成行政秘書之間的工作心得交流，使其能夠在業(yè)務上能夠快速提升。

(三)建立考評體系

為行政秘書的工作建立完善的考評體系。在明確行政秘書崗位職責的基礎(chǔ)上，建立各類職責的考評體系，并將指標量化。年終或?qū)W期末對秘書的所有工作開展考核，并將考核的結(jié)果納入職稱晉升、評先評優(yōu)等工作的標準中去。此舉一方面可使行政秘書對工作的重點更加明確，另一方面也可大大提高其工作的積極性。

(四)完善晉升制度

高校可針對行政秘書的特點逐步完善其晉升途徑。在行政職務方面，可根據(jù)秘書的工作年限、績效考核、學歷等內(nèi)容，對其職位等級和工資待遇進行相應區(qū)分，參考高校其它行政崗位，分等級進行設置。在職稱方面，也可以將行政秘書的一些工作業(yè)績或工作量納入考核體系，使其能夠與專職教師在職稱評定中擁有平等的地位。

三、結(jié)束語

近年來，越來越多的管理者和研究者開始重視高校行政秘書這一特殊群體，高職院校行政秘書的作用凸顯，許多高校也開始逐步增加行政秘書的數(shù)量和待遇。然而，行政秘書的工作職責、業(yè)務培訓、考評體系、晉升道路等職業(yè)軌跡仍缺乏應有的規(guī)范。本文在這些方面提出了諸多解決方案，以期能夠盡可能解決行政秘書職業(yè)倦怠的問題，使其能夠提高自身的職業(yè)幸福感，助力國家的高等職業(yè)教育事業(yè)。