企業(yè)單位檔案管理重要性探討

汪軍利

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)體系不斷完善，檔案管理越來(lái)越重要，但是在具體實(shí)踐中，企業(yè)檔案管理還存在著各種各樣的問(wèn)題，必須引起重視。本文旨在討論企業(yè)檔案管理的重要性，提出現(xiàn)今檔案管理中的問(wèn)題和方案。

隨著時(shí)代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)造了新的社會(huì)情景，信息資源已經(jīng)成為重要的資源，企業(yè)單位的檔案記錄著企業(yè)的重要活動(dòng)，這些信息是非常重要的企業(yè)資產(chǎn)，具有重大的信息價(jià)值。由此，我們必須認(rèn)識(shí)到企業(yè)的檔案管理越來(lái)越重要這個(gè)事實(shí)，積極改進(jìn)企業(yè)檔案管理，促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。

一、檔案管理工作的重要性

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)成為一個(gè)信息化的社會(huì)，企業(yè)檔案作為一樣信息資源，是企業(yè)的重要資產(chǎn)。我國(guó)企業(yè)的檔案是指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。企業(yè)的檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)揮著重要的作用。

（一）企業(yè)檔案是企業(yè)的機(jī)密

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)信息，企業(yè)檔案中不僅包括人事檔案信息，還包括會(huì)計(jì)檔案、科研檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案，后者涉及到企業(yè)的機(jī)密，如果泄露出去，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)極大的經(jīng)濟(jì)損失，嚴(yán)重者會(huì)導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)。只有做好企業(yè)檔案管理工作，才能保證企業(yè)機(jī)密不被泄露，保證企業(yè)正常運(yùn)行。

（二）企業(yè)檔案可以幫助企業(yè)抵御風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)檔案保存著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)銷售材料，有企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。做好企業(yè)檔案的管理，一旦遇到違約合作者，企業(yè)檔案中的記錄就是有力的法律證據(jù)，能夠在幫助企業(yè)抵御違約風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)穩(wěn)定。

（三）有助于企業(yè)的文化建設(shè)

企業(yè)文化對(duì)企業(yè)建設(shè)有著重要的意義，企業(yè)文化是企業(yè)的靈魂所在，昭示著企業(yè)不同于其他企業(yè)的地方。企業(yè)文化是企業(yè)長(zhǎng)期實(shí)踐中形成的，顯示著企業(yè)的價(jià)值觀，投映著企業(yè)的管理制度、員工規(guī)范、經(jīng)營(yíng)理念等許多元素。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)運(yùn)行的方方面面，企業(yè)文化也被間接的記錄其中，在企業(yè)檔案中，可以清晰的找到企業(yè)文化的存在。此外，企業(yè)檔案中這些企業(yè)歷史資料，可以從縱向上看到企業(yè)文化的成長(zhǎng)發(fā)展，擁有震撼人心的力量，用于企業(yè)文化宣傳，是非常直觀有說(shuō)服力的。

（四）有助于企業(yè)資源合理配置

資源合理配置是企業(yè)日常運(yùn)行必不可少的一環(huán)，對(duì)任何企業(yè)都是重中之重。企業(yè)每天的運(yùn)行都要消耗大量的資源、經(jīng)營(yíng)好發(fā)展好企業(yè)就在于在長(zhǎng)期發(fā)展的視角下如何花費(fèi)更少的資源做更多的事情，這就關(guān)系到如何進(jìn)行合理的資源配置。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)長(zhǎng)期的運(yùn)營(yíng)情況，是企業(yè)資源合理配置的重要參考。通過(guò)對(duì)檔案的管理分析，企業(yè)可以得出哪里的資源浪費(fèi)了，哪里還需要再投入資源，可以節(jié)省企業(yè)運(yùn)行的成本，推動(dòng)企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展。

二、當(dāng)下檔案管理存在的問(wèn)題

在當(dāng)下，企業(yè)檔案管理存在著各式各樣的問(wèn)題，檔案信息意識(shí)不足，工作人員專業(yè)素養(yǎng)不足，現(xiàn)代化設(shè)備缺乏，檔案可用性缺乏，這些問(wèn)題對(duì)企業(yè)單位檔案管理造成極大的阻礙，不利于企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步。

（一）檔案信息意識(shí)不足

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息資源開(kāi)始具有巨大的價(jià)值，企業(yè)檔案作為信息資源的一種，具有重要價(jià)值。在具體實(shí)踐中，企業(yè)依然更加重視核心盈利部門的作用，企業(yè)的信息檔案管理在企業(yè)中被忽視，企業(yè)檔案還經(jīng)常托管給其他公司單位。

（二）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足

企業(yè)在選擇檔案管理人員時(shí)對(duì)專業(yè)要求普遍不高，認(rèn)為檔案管理工作簡(jiǎn)單易

操作，在招聘上十分隨意，導(dǎo)致了后續(xù)工作的進(jìn)展緩慢。事實(shí)上，企業(yè)檔案

管理工作具有很強(qiáng)的政策性，而且具有很高的保密要求，要求工作人員的耐

心細(xì)致具有高度的服從性?，F(xiàn)今企業(yè)檔案管理人員經(jīng)常變動(dòng)，而且經(jīng)常被抽

調(diào)到其他部門，導(dǎo)致檔案工作受到影響。

（三）企業(yè)檔案管理的設(shè)備落后問(wèn)題

現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，企業(yè)檔案管理也應(yīng)該樹(shù)立信息化檔案管理意識(shí)，檔案信息共享化服務(wù)也是一種趨勢(shì)，對(duì)于可供查詢的檔案，只要在企業(yè)專用APP就可以查詢，而現(xiàn)在有些企業(yè)單位還存在手寫錄入，紙張具有難以保存且使用起來(lái)工作量大的特點(diǎn)，而且不易查找，對(duì)比信息化管理短板十分突出，不利于企業(yè)檔案管理的發(fā)展。

（四）企業(yè)人事檔案缺乏可用性

企業(yè)單位每天都產(chǎn)生大量需要?dú)w檔的信息，企業(yè)檔案的記錄和歸檔對(duì)比企業(yè)活動(dòng)有時(shí)會(huì)產(chǎn)生明顯的滯后性。在企業(yè)人事檔案中，檔案記錄就缺乏生動(dòng)性，企業(yè)工作人員的升遷、調(diào)動(dòng)、考評(píng)、離職等記錄常常是滯后的甚至有缺乏記錄的情況，而且有記錄的部分也很可能是浮于表面的空話。這些情況使企業(yè)單位的人事檔案多數(shù)情況下不可用，不利于企業(yè)的決策，造成了一定的困境。

三、解決當(dāng)下企業(yè)檔案管理問(wèn)題的措施

在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)科技不斷發(fā)展的今天，促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展就必須要解決企業(yè)檔案的管理問(wèn)題，在提高職工隊(duì)伍的建設(shè)的同時(shí)，進(jìn)行企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，利用新方式來(lái)解決企業(yè)管理中的老問(wèn)題，最終提高企業(yè)檔案的管理水平，保證企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)。

（一）提高工作人員提高專業(yè)素養(yǎng)

提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)是解決當(dāng)下企業(yè)單位檔案管理問(wèn)題的重要一環(huán)。首先要提高企業(yè)檔案管理人員的檔案意識(shí)，充分意識(shí)到企業(yè)檔案管理工作的重要性，意識(shí)到檔案對(duì)企業(yè)具有很高的價(jià)值，從心底對(duì)工作負(fù)責(zé);此外，還要樹(shù)立“檔案管理無(wú)小事”的觀念，要求工作人員在工作中小心謹(jǐn)慎，在細(xì)節(jié)上嚴(yán)格要求自己，對(duì)經(jīng)手的檔案切實(shí)負(fù)責(zé);另外，樹(shù)立專人專項(xiàng)的觀念，盡量不抽調(diào)檔案管理人員被其他部門臨時(shí)抽調(diào)而耽誤本職工作;最后，企業(yè)還應(yīng)該為檔案管理人員提供合適的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提升工作能力。

（二）引入現(xiàn)代技術(shù)，實(shí)行信息化管理

檔案管理信息化是檔案管理不可逆的大趨勢(shì)。首先要有檔案管理信息化的意識(shí)，想要實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理，促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，企業(yè)單位檔案管理信息化是必不可少的一環(huán)，檔案管理人員緊跟時(shí)代的步伐，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，更新工作理念，用更科學(xué)的信息化檔案管理方式工作，提升工作效率。

其次是企業(yè)應(yīng)當(dāng)主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案管理的平臺(tái)，對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的掃描錄入，對(duì)各類檔案進(jìn)行明確的分類歸檔。企業(yè)的檔案管理工作人員也應(yīng)該提高技術(shù)修養(yǎng)，主動(dòng)學(xué)習(xí)培養(yǎng)技術(shù)能力，減輕企業(yè)的檔案管理成本。管理平臺(tái)的應(yīng)用長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看可以節(jié)省企業(yè)的空間資源，人力資源和時(shí)間資源，提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。

企業(yè)還應(yīng)該注意有些檔案本身的保密性，在引進(jìn)技術(shù)進(jìn)行信息化管理的同時(shí)，為各類檔案設(shè)置觀看權(quán)限，防止企業(yè)機(jī)密外流造成經(jīng)濟(jì)損失也是現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理的重中之重。

（三）正確對(duì)待企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化

越是歷史悠久的企業(yè)就有越多的檔案留存，在檔案的信息化上錄入所需的時(shí)間也就越長(zhǎng)，企業(yè)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到羅馬不是一天建成的，企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化也并非一朝一夕之事，企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，而且，企業(yè)檔案的信息化管理并不能完全取代人力，檔案的鑒定收集等工作還是需要工作人員完成的，要正確處理這種變化才能真正的增強(qiáng)企業(yè)單位檔案管理的水平，提升企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Α?/p>

四、結(jié)語(yǔ)

在信息化時(shí)代，企業(yè)單位檔案是企業(yè)寶貴的財(cái)富，企業(yè)單位的檔案管理對(duì)于企業(yè)的生存發(fā)展具有重要的意義。如今，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始意識(shí)到企業(yè)管理工作的重要性，在企業(yè)檔案中為企業(yè)的發(fā)展前途尋找新思路，由此，做好新時(shí)期的企業(yè)單位檔案管理，是每個(gè)企業(yè)都不能忽視的重要工作，我們必須重視企業(yè)單位檔案管理工作的重要意義。

（作者單位：中鐵二十局集團(tuán)第五工程有限公司）