如何加強(qiáng)人事檔案管理措施淺析

藺彥梅

（吳起縣人事勞動(dòng)仲裁院，陜西 延安 717600）

一、人事檔案管理的社會(huì)價(jià)值

人事檔案的社會(huì)屬性決定了自身的社會(huì)價(jià)值。人事檔案具有我國(guó)特有屬性特色，是個(gè)人的身份、資歷、經(jīng)歷的有效證明，關(guān)系到薪資發(fā)放、社會(huì)福利、勞保社保和組織關(guān)系等，而且具有法律效力，且記錄著個(gè)人一生的生活痕跡，是一個(gè)重要憑證。只要出現(xiàn)人事活動(dòng)，就會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的人事檔案，并且需要針對(duì)檔案開(kāi)展搜集、存放、編碼、保管和利用等工作，人事檔案的社會(huì)價(jià)值也得以顯現(xiàn)。

二、當(dāng)前人事檔案管理中存在的一些問(wèn)題

（一）人事檔案內(nèi)容不實(shí)

真實(shí)性是人事檔案的本命價(jià)值，然而現(xiàn)今人事檔案材料里的填寫(xiě)內(nèi)容卻有時(shí)不屬實(shí)。有很多檔案里的內(nèi)容前后矛盾，出生日期公歷農(nóng)歷均有卻并沒(méi)有備注說(shuō)明；入黨入團(tuán)及參加工作的時(shí)間上更是一張表上一個(gè)日期。有的人有曾用名卻不填寫(xiě)，也不加以標(biāo)注，個(gè)人簡(jiǎn)歷內(nèi)容填寫(xiě)前后不一致，這使得檔案在后期檢索查詢(xún)環(huán)節(jié)中頻頻出現(xiàn)問(wèn)題。

（二）人事檔案資料不全

有很多應(yīng)該放在人事檔案里的學(xué)歷表、履歷表、單位考核表、職稱(chēng)評(píng)選、薪資等材料遺失。造成了人事檔案在檢索應(yīng)用時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題卻又不能及時(shí)不全資料。

（三）人事檔案管理模式陳舊

人事檔案的管理模式還停留在舊制度內(nèi)，有向新體制轉(zhuǎn)換的趨勢(shì)，處在向新體制轉(zhuǎn)換的關(guān)鍵時(shí)期。舊模式要求人事檔案絕對(duì)保密，除人事檔案管理人員之外不對(duì)任何人開(kāi)放。新模式是在能保證人事檔案的基礎(chǔ)上，適當(dāng)放開(kāi)權(quán)限，讓用人單位或者個(gè)人能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱到人才的人事檔案。

三、加強(qiáng)人事檔案管理的策略

（一）提升人事檔案材料的品質(zhì)

第一步，在思想上引起管理者和領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)人事檔案的重視。組織領(lǐng)導(dǎo)要保證人事檔案管理工作的有效進(jìn)行，經(jīng)常聽(tīng)取上級(jí)人事部門(mén)的有關(guān)工作進(jìn)展匯報(bào)，商討解決人事部門(mén)工作中遇到的問(wèn)題，并進(jìn)一步給出在今后工作中人事部門(mén)還需要做的后續(xù)工作，以防止人事檔案出現(xiàn)問(wèn)題，把人事檔案工作作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作來(lái)抓，讓領(lǐng)導(dǎo)者和人事檔案管理者在思想上均重視這項(xiàng)工作。具體措施可以建立專(zhuān)門(mén)的獎(jiǎng)懲制度來(lái)激勵(lì)人事檔案管理部門(mén)工作者的積極性，另一方面也給出了危機(jī)意識(shí)，激發(fā)了責(zé)任心。另外可以建立適合本單位人事檔案管理部門(mén)的考核體系，設(shè)定具體的量化和質(zhì)化指標(biāo)，不斷完善考核體系，促使人事檔案管理工作向著現(xiàn)代化、高效化方向發(fā)展。第二步，及時(shí)完善個(gè)性化人才的檔案材料。認(rèn)識(shí)檔案的內(nèi)容也應(yīng)該與時(shí)代相適應(yīng)，創(chuàng)新發(fā)展。在主體內(nèi)容基礎(chǔ)上向多元化發(fā)展，不同類(lèi)型的人可以有不同類(lèi)型的檔案標(biāo)準(zhǔn)和資料內(nèi)容。時(shí)代在變化，在人事檔案的收集上，應(yīng)該摒棄千篇一律的傳統(tǒng)方式，讓新的檔案材料能在一定程度上反應(yīng)一個(gè)人的能力、素質(zhì)、愛(ài)好、業(yè)績(jī)、氣質(zhì)、誠(chéng)信等重要品質(zhì)信息。

（二）強(qiáng)化檔案收集工作中的準(zhǔn)確性要求

在收集檔案的過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)與相關(guān)機(jī)構(gòu)的溝通，做到勤收集和集中收集、一般收集和主要收集、當(dāng)面收集等方式相結(jié)合，及時(shí)做到對(duì)檔案資料的更新和補(bǔ)充，以確保收集到的信息是最新最全的，其次對(duì)檔案內(nèi)容應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)，不實(shí)檔案嚴(yán)格不歸檔。做到從根本上確保人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性。

（三）向著人事檔案管理的信息化、規(guī)范化發(fā)展

對(duì)人事檔案的材料、類(lèi)別和內(nèi)容作出相應(yīng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)提交時(shí)間和形式嚴(yán)格要求，盡量做到讓每一份資料每一份檔案都能反映一個(gè)人的工作能力、業(yè)務(wù)能力；在對(duì)檔案材料進(jìn)行接收時(shí)要嚴(yán)格審查檔案的材料和是否壓蓋公章、是否相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字等，提高接收者和提交者雙方的整體認(rèn)識(shí)，從而養(yǎng)成良好的提交和接收習(xí)慣；完善人事檔案的管理制度，尤其對(duì)檔案在轉(zhuǎn)運(yùn)的過(guò)程中嚴(yán)加要求，檔案的查閱、轉(zhuǎn)運(yùn)工程中，確保檔案的真實(shí)性不變，嚴(yán)禁本人經(jīng)手自己的檔案，可以運(yùn)用加蓋騎縫章、密封等措施。創(chuàng)建合適的檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息化技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)上收集整理電子檔案，做到精準(zhǔn)歸檔。可以把使用頻繁的檔案通過(guò)掃描的方式存放在電子檔案系統(tǒng)中，以確保不會(huì)被遺失。

（四）健全人事檔案管理的法律法規(guī)、增加人事檔案的使用收益

人事檔案的管理傳統(tǒng)意義上是強(qiáng)調(diào)其保密性的。但是在信息化高度發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，我們應(yīng)該敢于去借樓人事檔案的“冰山一角”，除涉及到國(guó)家安全和個(gè)人生命財(cái)產(chǎn)安全及公共利益的極少數(shù)人事檔案之外，可以將其余大部分的人事檔案加以開(kāi)發(fā)利用，以適應(yīng)社會(huì)的開(kāi)放性。所以，應(yīng)該對(duì)傳統(tǒng)人事檔案的管理模式進(jìn)行深化改革，結(jié)合人才的流動(dòng)性和開(kāi)發(fā)性，完善健全現(xiàn)有法律法規(guī)，修訂新條例，同時(shí)兼顧人事檔案的保密性。在保證人事檔案管理部門(mén)的工作職能前提下，將人事檔案適度地、有條件地、有權(quán)限地對(duì)外開(kāi)放。如：適當(dāng)開(kāi)放權(quán)限，讓指定的夠級(jí)別的用人單位或者個(gè)人能有權(quán)限在網(wǎng)絡(luò)上瀏覽人才的人事檔案等。這樣，就能在保證人事檔案保密性的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)和利用其最大的收益價(jià)值。

四、總結(jié)

人事檔案是一個(gè)重要的社會(huì)憑證，承載著每個(gè)人的重要信息，而且又能反映出一個(gè)人的多方面素質(zhì)和綜合能力，具有時(shí)效性、準(zhǔn)確性、保密性等特點(diǎn)。是工作單位用來(lái)選拔人才、量身定薪的重要憑據(jù)。所以在人事檔案的管理工作中要做到規(guī)范、正規(guī)、準(zhǔn)確、科學(xué)，確保人事檔案的生命，通過(guò)開(kāi)發(fā)利用使其保持活力，讓人事檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展更有動(dòng)力。